Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft
Business

15 Tips E-mel Pantas Outlook * Trik Penjimatan Masa untuk 2019

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Malay (Melayu) translation by Muhammad Viqqri (you can also view the original English article)

Bagi kebanyakan daripada kita, e-mel mengambil masa yang banyak. Anggaran bergantung pada berapa banyak masa yang kami habiskan e-mel. Tetapi garis bawah adalah bahawa masa anda adalah berharga. Sekiranya anda dapat menyimpan walaupun sedikit masa pada banyak tugas, simpanan masa itu benar-benar boleh menambah. 

Outlook tip email signature
Satu tip MS Outlook berguna ialah menggunakan tanda tangan e-mel Outlook Graphic untuk membuat kesan profesional pada klien. Envato Elements mempunyai beratus-ratus templat e-mel grafik.

Tingkatkan produktiviti Microsoft Outlook anda dan anda akan mendapati diri anda bekerja lebih cekap. Sama ada anda ingin menjadi pakar Outlook atau hanya menjimatkan masa, anda akan menghargai tips Outlook menjimatkan masa dalam tutorial ini. Dalam tutorial ini, saya akan berkongsi 16 kali liputan Outlook yang anda tidak mahu ketinggalan.

Belajar Mengurus E-mel Anda Lebih Baik Dengan E-book Percuma kami

Sebelum kita menyelam ke dalam senarai tips Outlook, saya ingin memaklumkan kepada anda tentang sumber bebas yang kami dapat membantu anda untuk mempunyai peti masuk e-mel yang kurang kemas. Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan petua pembunuh untuk menguruskan semua e-mel masuk anda dengan lebih cekap.

Guide to Inbox Zero Mastery

Seterusnya, mari kita meneroka beberapa petua dan kiat Outlook yang akan menjimatkan masa dan membantu anda untuk menjadi lebih produktif.

1. Pertama, Secure Your Email Account Outlook

Melindungi akaun e-mel anda adalah salah satu penyimpan masa yang paling penting dalam senarai tips Outlook kami. Akaun e-mel anda adalah kritikal kerana maklumat peribadi (seperti penyata akaun bank, bil, kata laluan kata laluan, dan banyak lagi) sering dikaitkan dengan e-mel anda. Sekiranya orang lain dapat mengakses akaun e-mel anda dan hasilnya dapat mengakses kata laluan atau data kewangan, anda boleh menghabiskan berjam-jam untuk mencuba kerosakan.

Outlook tip secure your email
Menetapkan kata laluan selamat adalah sebahagian besar daripada mendapatkan e-mel Outlook anda.

Inilah satu kes di mana kesalahan terbaik adalah pertahanan yang baik. Mengekalkan E-mel Outlook anda dengan memanfaatkan langkah keselamatan Outlook dapat mencegah masalah masa depan. Ketahui mengenai keselamatan Outlook dalam tutorial ini:

2. Melindungi Outlook E-mel oleh Backing Them Up

Sekiranya anda tidak sengaja memadam atau salah letak e-mel penting, anda tahu betapa menyusahkan (dan kadang-kadang memalukan) yang boleh. Juga, jika anda kehilangan akses ke e-mel Outlook anda, anda juga akan kehilangan akses ke mesej e-mel yang disimpan di dalamnya - kecuali anda mempunyai sandaran.

Nasib baik, sokongan e-mel anda di MS Outlook lebih mudah daripada kebanyakan orang menyedari. Untuk mengetahui enam kaedah yang berbeza untuk membuat cadangan kajian e-mel Outlook anda berikut:

3. Wow Kenalan Anda Dengan Tandatangan E-mel Profesional

E-mel anda boleh membuat kesan yang kuat pada kenalan anda. Malah, kadang-kadang e-mel anda menentukan kesan pertama calon pelanggan anda. Dan rupa e-mel anda memainkan peranan penting dalam apa yang orang lain fikirkan tentang anda. Salah satu cara untuk membuat mesej e-mel anda lebih menarik adalah untuk menambah tandatangan e-mel profesional. Anda akan menemui arahan langkah demi langkah di sini:

4. Jimat Masa dengan Pintasan Papan Kekunci Mudah

Tiada senarai petua dan helah Outlook lengkap tanpa termasuk pintasan papan kekunci. Seperti kebanyakan alat perisian, anda boleh memintas sistem menu dan menggunakan pintasan papan kekunci untuk tugas biasa. Sering kali, jika anda berada di tengah-tengah menaip mesej e-mel, lebih cepat menggunakan papan kekunci daripada membuka menu dan kadang-kadang submenu. Dalam buku mudah ini pada pintasan papan kekunci Outlook, kita melihat lebih 25 pintasan papan kekunci untuk tugas Outlook yang sama:

5. Simpan Peti Masuk Anda dengan Rapi Dengan Perintah Pembersihan

Petua Outlook seterusnya menyelesaikan masalah biasa dalam perbualan e-mel (juga dikenali sebagai benang e-mel). adalah Jika thread e-mel berlangsung lama, anda mungkin akan berakhir dengan banyak mesej yang menyertakan mesej lain. Mesej berlebihan ini boleh mengambil ruang dalam sistem e-mel Outlook anda, terutamanya jika e-mel anda hampir lengkap atau jika beberapa e-mel mempunyai lampiran.  Betulkan masalah ini dengan cepat menggunakan alat Clean up Microsoft Outlook. Tutorial di bawah menerangkan cara menggunakan alat Clean up

6. Aturkan Peti Masuk Anda dengan Menguasai Peraturan MS Outlook

Salah satu cara penting untuk meningkatkan produktiviti Microsoft Outlook anda adalah untuk menggunakan alat Peraturan MS Outlook. Peraturan boleh membantu anda mengurutkan e-mel secara automatik ke dalam folder yang sesuai, membenderakan mesej tertentu, memainkan bunyi sebagai mesej diterima - dan banyak lagi. Ketahui cara menggunakan peraturan dalam tutorial berikut:

7. Gunakan Mesej Luar Pejabat

Sekiranya anda berurusan dengan pelanggan setiap hari menerusi e-mel, membiarkan mereka tahu di mana hendak beralih apabila anda berada di luar pejabat mungkin idea yang baik. Ini amat penting jika anda memberikan sokongan teknikal atau bantuan pelanggan lain melalui e-mel. Untuk membiarkan pelanggan mengetahui siapa yang akan menjadi tidak dapat hadir, anda boleh menyediakan mesej luar pejabat. Tutorial dan video ini akan menunjukkan kepada anda apa yang perlu dilakukan: 

8. Jadualkan Mesej untuk Penghantaran Masa Depan 

Adakah anda tahu bahawa anda boleh menjadualkan e-mel untuk penghantaran masa depan? Ini adalah salah satu helah Outlook yang luar biasa di luar sana dan boleh membuktikan untuk menjadi sangat berguna. 

Bayangkan, contohnya, anda mahu menghantar laporan status e-mel kepada bos anda esok supaya ia berada dalam peti masuk e-mel mereka pada waktu pagi. Satu-satunya masalah ialah anda tidak memulakan kerja sehingga 9:00 pagi dan bos anda masuk pada pukul 7:00 pagi. Dengan ciri Penyampaian Masa Depan, tulislah mesej itu malam sebelum dan jadwalkannya untuk penghantaran pada jam 6:45 pagi.

Untuk menggunakan hujung ini, tulis e-mel seperti biasa. Sebelum menghantar mesej, klik pada Options > Delay Delivery. Kotak dialog Properties muncul

outlook tip for scheduling future delivery

Di bawah Pilihan Delivery Options, anda akan menemui kotak centang di sebelah Jangan hantar sebelum ini. Tandakan kotak untuk menghidupkan ciri tersebut. Kemudian pilih tarikh dan masa bahawa mesej itu tidak dapat dihantar sebelum ini. Tutup kotak Properties dan hantar mesej seperti biasa.

9. Ketahui Rahsia Menghantar Fail Besar

Had melampirkan saiz lampiran kepada 20 MB. Ini benar sama ada anda melampirkan satu fail lebih daripada 20 MB atau berbilang fail yang menambah sehingga lebih daripada 20 MB.

Jika anda perlu menghantar fail yang benar-benar besar, anda mungkin berfikir tidak ada cara untuk melakukannya dengan Outlook. Tetapi ada cara di sekitar had saiz yang akan membolehkan anda untuk mendapatkan fail anda kepada penerima yang dimaksudkan:

  1. Gunakan saiz semula automatik Outlook.
  2. Zip fail sebelum anda menghantarnya.
  3. Hantar fail melalui Microsoft OneDrive.

Untuk arahan terperinci tentang cara mengendalikan fail besar, semak perkara berikut:

10. Simpan Item Outlook ke Desktop atau Folder Anda

Daripada semua helah Outlook, ini mungkin yang paling mengejutkan. Atau mungkin saya tidak pernah fikir untuk melakukannya. Adakah anda tahu bahawa anda boleh menyimpan item Outlook (mesej e-mel, temu janji kalendar, bahkan kenalan) ke desktop anda?

Untuk memulakan, buka item yang anda ingin simpan. Dalam contoh ini saya menggunakan pelantikan kalendar. Kemudian klik pilihan menu Fail di bahagian atas skrin Outlook:

Save items to desktop or folder

Pada skrin seterusnya pilih pilihan Save As dari panel kiri.

save item to desktop or folder

File Explorer dibuka dan anda boleh menentukan di mana untuk menyimpan item Outlook anda. Saya juga biasanya menukar format ke .txt pada skrin ini juga.

11. Simpan E-mel sebagai Fail PDF

Adakah anda perlu menyimpan salinan e-mel kritikal untuk fail anda, tetapi pada masa ini tidak mempunyai akses kepada pencetak? Mengapa tidak membuat fail PDF? Sebaik sahaja anda telah menukar e-mel anda ke PDF, anda boleh memindahkannya ke storan awan OneDrive (atau storan awan yang lain). Kemudian, apabila anda mempunyai akses kepada pencetak, anda boleh mengakses fail dari awan dan mencetaknya.

Tapak Sokongan Microsoft mempunyai arahan langkah demi langkah untuk membantu anda mengeksport mesej anda ke PDF.

12. Gunakan OneNote

Kebanyakan orang tahu Microsoft OneNote sebagai aplikasi pengambilan nota yang berguna. Dan ketika itu, trik Outlook yang kebanyakan orang tidak menyadari pasangan OneNote dengan Outlook. Hasilnya adalah cara yang disederhanakan untuk membuat minit mesyuarat. Ketahui hack OneNote / Outlook ini dan petua lain untuk menggunakan kedua-dua alat bersama dalam pelajaran ini:

13. Menjadi Pakar Kalendar Outlook

Atau sekurang-kurangnya mula menggunakan kalendar Outlook. Apabila anda memikirkan Outlook, anda mungkin memikirkan e-mel. Tetapi ada lebih banyak lagi untuk Outlook. Salah satu petua Microsoft Outlook terbaik yang boleh saya berikan ialah memberitahu anda untuk menguasai kalendar Outlook. Anda bukan sahaja dapat menjejaki mesyuarat, temu janji, dan tugas-anda juga boleh menggunakan kalendar anda untuk membuat To Do List.

Mula menggunakan kalendar dengan lebih berkesan dengan mengkaji tutorial ini:

14. Sediakan Zon Masa Pelbagai untuk Kalendar

Jika anda seorang pekerja terpencil seperti saya, mungkin anda mempunyai rakan sekerja di zon waktu yang berbeza. Mengesan semua perbezaan zon masa boleh mencabar. Petua seterusnya untuk Outlook boleh membantu. Anda boleh memaparkan sehingga tiga zon waktu pada Kalendar Outlook anda.

Ini lebih mudah untuk dilakukan yang mungkin anda fikirkan. Mulakan dengan kalendar Outlook anda terbuka. Klik pada tab Fail. Dari tetingkap maklumat Akaun, pilih Pilihan. Kotak dialog Pilihan Outlook muncul. Pilih Kalendar dari panel di sebelah kiri. Di bawah Zon Masa, anda akan melihat bahawa anda telah mendapat sehingga tiga pilihan:

set up multiple time zones for calendar

Taipkan nama untuk setiap zon waktu yang anda mahu tambahkan dalam medan Label. Gunakan senarai juntai bawah di sebelah kanan setiap medan Zon Waktu untuk memilih zon waktu yang anda mahu paparkan pada kalendar Outlook anda. Kemudian klik OK.

Outlook calendar with three time zones

Anda akan melihat kalendar kini mempunyai tiga zon masa memaparkan, bersebelahan. Anda tidak akan mendapat masa lapang zon lagi.

15. Buat Nota Lekit Digital

Satu lagi tip kegemaran saya untuk menggunakan Outlook adalah untuk mencipta nota melekit digital dari dalam Outlook. Perkara yang baik tentang nota melekit digital adalah ia tidak akan mengupas dan hilang.

Untuk membuat nota melekit digital Outlook gunakan pintasan papan kekunci CTRL + SHIFT + N. Nota melekit digital anda akan kelihatan seperti ini:

Outlook digital sticky note

Satu perkara yang menarik adalah bahawa nota melekit digital kekal pada desktop anda walaupun anda menutup Outlook.

15. Untuk Anggaran Ketat Ada Outlook.com

Outlook.com adalah alternatif berasaskan awan percuma kepada e-mel Microsoft Outlook. Walaupun kedua-dua program adalah sama, mereka tidak sama. Sebagai contoh, Outlook.com mempunyai iklan yang kelihatan. Tidak ada sokongan teknikal untuk Outlook.com juga. Terdapat perbezaan lain juga.

Jika anda memerlukan sistem e-mel dan anda tidak mampu untuk MS Office, Outlook.com boleh menjadi pilihan yang baik. Untuk perbandingan lengkap mengenai Outlook vs Outlook.com, baca artikel ini:

Pelajari lebih lanjut mengenai E-mel

Anda baru saja belajar beberapa petua dan kiat Outlook yang akan menjimatkan banyak masa. Tetapi ketika datang ke email ada banyak lagi yang perlu dipelajari. Sebagai contoh, anda boleh belajar bagaimana menulis e-mel yang lebih baik. Berikut adalah beberapa tutorial untuk membantu anda:

Ketahui Lebih Lanjut Mengenai Bagaimana Mengoptimumkan Peti Masuk anda

Petua e-mel khusus yang tidak dijangka adalah untuk mengoptimumkan peti masuk anda. Susun folder dan kategori supaya mereka berfungsi untuk anda. Kami mempunyai sumber yang akan membantu anda melakukannya. Untuk panduan lengkap tentang cara menyusun peti masuk e-mel anda mendaftar untuk berita berita Tuts + Perniagaan dan dapatkan eBook percuma kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery.

Free email ebook

Gunakan Tips Microsoft Outlook untuk Jimat Masa

Mengetahui cara menggunakan Outlook dengan berkesan dapat meningkatkan produktiviti anda. Sekarang bahawa anda telah mendapat senarai beberapa tips dan trik Outlook terbaik kami, anda sudah bersedia untuk memulakan menjimatkan masa. Pilih satu atau lebih tip dan mula menggunakannya hari ini.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.