Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing

Как Писать Понятные и Профессиональные Письма

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Russian (Pусский) translation by Andrey Rybin (you can also view the original English article)

Многие из нас выбирают электронную почту как средство коммуникации. Это очень удобно, потому что вам нет необходимости быть с вашим партнером на связи одновременно. Это позволяет нам продолжать работу над проектами, когда наши коллеги недоступны для связи или находятся на другом конце мира.

Есть одна проблема: большинство из нас тонет в сообщениях электронной почты. Согласно отчету опубликованному Radical Group, в среднем по статистике, человек использующий почту для деловой переписки посылает и получает свыше 100 электронных писем в день.

Более того, часто письма могут интерпретироваться неточно. В ходе недавних исследований проведенных Sendmail, было обнаружено, что около 64% опрошенных отправляли или получали письмо которое непреднамеренно вызывало гнев или приводило к замешательству.

Поэтому, учитывая объем получаемых и отправляемых нами писем, а также их ошибочную интерпретацию, очень важно писать электронные письма ясно и лаконично.

Если ваши письма будут сжатыми и по-существу, это значительно сократит затраты времени на их написание и повысит вашу продуктивность. Используя такой подход, вы скорее сократите время, затрачиваемое для написания писем, и, таким образом, у вас будет больше времени для других дел. С учетом выше сказанного, умение писать так, чтобы вас хорошо понимали - это навык. Как и любой навык, его необходимо тренировать. В начале, вы можете потратить на короткое письмо времени столько же, сколько бы вы потратили на длинное. Однако, и в этом случае, вы поможете своему коллеге, клиенту, или работнику быть более продуктивными, потому, что вы будете добавлять меньше беспорядка в их почтовые ящики, и им будет проще вам ответить.

Если вы будете писать понятные для других письма, вы заслужите репутацию человека, который знает чего он хочет и добивается нужного результата. Все это положительно скажется на вашей карьере.

Так что же необходимо для того, чтобы писать четкие, краткие и профессиональных письма?

Прежде чем ответить на это вопрос: Если помимо написания повседневной деловой почты, вы также занимаетесь маркетинговой рассылкой, обязательно взгляните на наши профессионально выполненные Шаблоны Новостных Рассылок (Шаблоны электорнных писем).

А теперь давайте разберем детально, как же научиться профессионально писать письма.

Вы Должны Знать Цель Написания Письма

Ясно написанные письма, должны иметь четко поставленные цели.

Каждый раз когда вы садитесь писать электронное письмо, спросите себя на минутку: "Для чего я собираюсь послать это письмо?" Что мне нужно от получателя?"

Если вы не можете ответить на эти вопросы, то вам не нужно отправлять письмо. Написание писем, без понимания того, зачем вы их пишите, только трата вашего времени и времени получателя, кроме того, это говорит о вашей трудности изъясняться четко и лаконично.

Это также хороший повод спросить себя:" Действительно ли это письмо необходимо?" Еще раз, это показывает ваше уважительное отношение к человеку, которому вы пишете, если вы отправляете письма, которые действительно необходимы.

Используйте Правило "Что-то Одно"

Электронные письма это не тоже самое, что деловые встречи. В случае деловых встреч, чем больше пунктов вы проработаете, тем продуктивнее встреча.

С электронными письмами, все наоборот. Чем меньше разной информации вы вложите в письмо тем лучше.

Вот почему, хорошей практикой является использование правила "что-то одно". Пусть каждое ваше электронное письмо, которое вы отправляете будет посвящено какой-то одной вещи. Если вы хотите обсудить еще какой-то другой проект, напишите другое письмо.

Практикуйте Эмпатию

Эмпатия - это способность посмотреть на мир глазами другого человека. Когда вы так поступаете, вы лучше понимаете мысли и чувства другого человека.

Когда вы пишете свое письмо, подумайте над своими словами с точки зрения вашего читателя. По поводу всего того, что вы написали, спросите себя:

  • Как бы я мог интерпретировать это предложение, с точки зрения читателя?
  • Как бы чувства я испытал, если бы получил такое письмо?

Это некоторая коррекция вашей манеры письма. Кроме того, то, что вы задумываетесь о других, изменит и то, как они будут отвечать вам.

Вот примеры эмпатического взгляда на мир, которые могут вам помочь в начале: Большинство людей:

  • Заняты. У них нет времени гадать, что же вы имели в виду, и они хотели бы иметь возможность читать и отвечать на ваши письма как можно быстрее.
  • Ценят комплименты. Если вы можете человеку сказать что-то приятное о нем или о его работе - сделайте это. Эти слова будут не лишними.
  • Любят когда их благодарят.  Если ваш адресат, каким-то образом помог вам, не забудьте его поблагодарить. Вам следует так поступить, даже если он просто исполнял свою работу.

С этого момента, следует постараться вставить комплимент и благодарность в каждое письмо, которое вы отправляете.

Кратко Представтесь

Когда вы пишете электронное письмо кому-то в первый раз, вам необходимо представиться получателю, что бы он знал с кем имеет дело. Обычно вы можете сделать это одним предложением. Например: «Имел приятную возможность встретиться с вами [на событии X]».

Один из способов краткого представления - это писать так, как-будто вы встретились лично. Вы бы не стали скатываться на пятиминутный монолог при личной встрече с кем либо. Так не делайте этого и по электронной почте.

Не уверены в каком месте письма лучше представиться? Может быть вы встречались с получателем письма ранее, но не уверены помнит ли он вас. Вы можете вставить ваши личные данные в подписи письма. Это идеальный вариант, потому что:

  • Это ну увеличит основное содержание письма.
  • Это позволит избежать неправильной интерпретации. Повторное представление себя кому-то кто уже вас знает может показаться нетактичным. Если получатель не уверен, знает ли он вас, он сможет посмотреть вашу подпись.

Говоря о подписи, убедитесь, что вы сделали ее. Она содержит сжатую информацию, которую вы должны вставлять в каждое электронное письмо. Вставляя эту информацию в подпись, вы сохраняете краткой основную часть письма.

Ваша подпись должна включать:

  • Ваше имя.
  • Название вашей организации.
  • Ссылку на вебсайт.

Дополнительно, вы можете включить ссылки на ваши аккаунты в социальных сетях и краткое представление о том, чем вы можете быть полезны.

Ограничьтесь Пятью Предложениями

В каждом письме, которое вы пишите, вы должны использовать ровно столько предложений, сколько вам нужно, что бы описать, что вы хотите и не более того. Ограничивать себя пятью предложениями - очень полезная практика для такого случая.

Предприниматель Гай Кавасаки объясняет это так:

Менее пяти предложений будет резко и невежливо, больше пяти - трата времени.

Порой будет невозможно вместить все письмо в пять предложений. Но в большинстве случаев этого достаточно.

Воспользуйтесь правилом пяти предложений, и вы заметите, что стали писать письма быстрее. Вы также получите больше ответов.

Думаете, что уложиться в пять предложений невозможно? Тогда читайте дальше...

Придерживайтесь Стандартной Структуры

Что поможет сохранить ваше письмо сжатым? Используйте стандартную структуру. Это шаблон которому вы должны следовать в каждом письме.

Кроме того, что ваши письма будут краткими, следование структуре позволит вам писать их быстрее.

Со временем вы выработаете структуру, которая удобна для вас. Вот вам простая структура для начала:

  • приветствие
  • комплимент или любезность
  • причина по которой вы пишете письмо
  • призыв к действию
  • завершающее сообщение
  • подпись

Давайте рассмотрим каждый из пунктов по-подробнее.

Приветствие.  Это первая строчка письма. "Здравствуйте, [Имя или Имя Отчество]" - это типичное приветствие.

Комплимент или любезность. Когда вы пишете кому-то в первый раз, то комплимент - это отличное начало. Хорошо написанный комплимент, это еще и введение. Например:

  • "Мне очень понравилась ваша презентация по [тема] от [такого-то числа]."
  • "Ваша статья в блоге на [тему] была для меня очень полезна."
  • "Было приятно встретиться с вами на [мероприятие]."

Если вы пишете для кого-то кого вы знаете, то вместо этого используйте любезность. Любезность вроде: "Надеюсь у вас все хорошо." Как вариант, вы можете поблагодарить за оказанную услугу или информацию, которую вам отправили в предыдущем письме.

Как пишет Vinay Patankar в блоге Abstract Living:

За вашим приветствием ВСЕГДА должна следовать любезность. КАЖДЫЙ РАЗ без исключения. Пусть это укорениться в ваших пальцах, что бы это естественно выходило у вас в каждом письме, которое вы пишете. Нет никаких причин, которые бы помешали вам вставить приятные слова в письмо... Вы никогда ничего не потеряете добавив приятное слово, люди будут склонны продолжить чтение вашего письма, вы смягчите их критичность, и вызовите хоть немного положительных эмоций. Большинство будет это просто игнорировать, но это определенно стоит пары секунд вашего времени.

Причина по которой вы пишете письмо. В этой части вы говорите: "Я пишу что бы спросить вас о..." или "Хотелось узнать, не могли бы вы помочь с...". Вам порой нужна пара предложений что бы объяснить причины по которой вы пишете.

Призыв к действию. После того, как вы объяснили почему пишите, не думайте, что получатель знает, что ему теперь делать. Предоставте конкретные инструкции. Например:

  • "Можете ли вы прислать мне эти файлы к четвергу?"
  • «Могли бы вы закончить это в ближайшие две недели?»
  • "Пожалуйста, напишите Джеймсу об этом, и дайте мне знать, когда сделаете это".

Формулировка вашего требования в виде вопроса, располагает получателя к ответу. Как вариант, вы можете использовать строчку "дайте мне знать когда сделаете это" или "дайте мне знать подходит ли вам такой вариант".

Завершение. Перед тем как подписать ваше письмо, убедитесь что добавили заключительную строчку. Она имеет двойное значение, повторное побуждение к действию, и пожелание всего хорошего.

Примеры хороших заключительных строк:

  • «Спасибо за вашу помощь в этом вопросе.»
  • «Надеюсь так хорошо?»
  • «Интересно узнать, что вы думаете.»
  • "Дайте мне знать, если у вас остались какие-то вопросы."

Подпись.  Это может быть «Наилучшие пожелания», «С уважением», «Всего наилучшего», или «Спасибо». Вы всегда должны вставить в окончании письма, свое имя.

Используйте Короткие Слова, Предложения и Абзацы

В 1946 году, Джордж Оруэл советовал писателям:

Никогда не используйте длинного слова там, где подойдет короткое.

Этот совет стал еще ценнее в наши дни, особенно в случае написания электронных писем.

Короткие слова показывают ваше уважение к читателю. Используя короткие слова, вы проделываете непростую работу, что бы ваше сообщение было понятнее.

Тоже действительно для коротких предложений и абзацев. Избегайте написания больших кусков текста, если вы хотите что бы ваше письмо было четким и понятным. Это подводит нас к другому правилу Джорджа Оруэла для писателей, которое поможет вам сделать предложения короче, на сколько это возможно:

Если слово можно выбросить, всегда его выбрасывайте.

Так же как вы следовали стандартной структуре письма, так же делайте каждое предложение на столько коротким на сколько возможно.

Используйте Действительный Залог

И снова Джордж Оруэл:

Никогда не используйте страдательный залог там где вы можете использовать действительный залог.

В письме, может быть два типа залога, действительный и страдательный (активный и пассивный).

Вот предложение с действительным залогом:

Я бросил мяч.

А вот предложение с страдательным залогом:

Мяч был брошен [мною].

Действительный залог легче читается. Он так же побуждает к действию и ответственности. Это потому что в случает действительного залога, предложение сфокусировано на субъекте совершающем действие. В страдательном залоге, фокус на объекте который подвержен воздействию. В страдательном залоге, вещи как бы случаются сами собой. В действительном залоге, вещи случаются только тогда, когда человек действует.

Перечитывайте Ваше Письмо

Французский философ Блез Паскаль однажды сказал:

Если бы у меня было бы больше времени, я бы написал вам письмо покороче.

Иными словами, писать короткие письма, может быть сложнее, чем писать длинные.

Частью трудной работы по написанию коротких писем является аккуратное перечитывание. Прочитайте свое письмо себе вслух, проверяя орфографические и синтаксические ошибки. Спросите себя:

  • Понятна ли моя просьба?
  • Может ли здесь быть какое-то недопонимание?
  • Как бы это звучало для меня, если бы я был получателем?

Удалите в процессе перечитывания ненужные слова, предложения и параграфы.

Помните Вам Уже не Пятнадцать

Если вы хотите показать через письмо вашу индивидуальность, пусть она проглядывается в стиле вашего письма. Не используйте смайликов, сленга и аббревиатур (таких как LOL), цветных шрифтов и фона. Хотя, такое было уместным вставлять в письмо в подростковые года, вряд ли это подойдет для профессиональной переписки.

Использовать смайлики или сленговую аббревиатуру уместно только в том случае, если это отражается стиль вашего партнера по переписке.

Пишите Как Будто Вы Говорите

Написание электронных писем менее формальное средство общения чем, написание, собственно, писем или даже телефонный звонок. Если вы пишете так как говорите, это располагает к личному и дружелюбному отношению. Это так же поможет вам сохранить краткость писем. В конце концов лишь немногие из нас говорят пространно и велиречиво.

Кроме того, будьте уверены в том, что ваши электронные письма отражают вас таким, какой вы есть в действительности. Если бы вы не стали говорить что-то при личной встрече, то не пишите это и в письме. И не забудьте о ваших манерах. «Пожалуйста» и «Спасибо»  играют большую роль.

Вам Слово

Какие бы вы дали советы, как писать понятные и профессиональные электронные письма? Дайте нам знать в комментариях.

И если вы проводите маркетинговую компанию по электронной почте, обязательно взгляните на наши высококачественные Шаблоны для Рассылок по Электронной Почте, которые доступны на ресурсе ThemeForest. Один из этих шаблонов может быть как раз тем, что вам нужно для вашего следующего проекта.

Источники

Использованное Изображение: Глаз нарисованный Sergi Delgado из Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.