Açık ve Profesyonel E-postalar Nasıl Yazılır?

E-posta çoğumuz için tercih edilen bir iletişim aracıdır. E-posta harikadır çünkü iletişim kurduklarımızla aynı anda ulaşılabilir olmamız gerekmez. İş arkadaşlarımız ulaşılamadığında veya dünyanın öbür ucunda olduklarında bile projelerimizin devam edebilmesini sağlar.

Bir sorun var: çoğumuz e-postalarla boğuluyoruz. Radicati Group tarafından yayınlanan bir rapora göre, iş için e-posta kullanan bir kişi günde 100'den fazla e-posta alıyor veya gönderiyor.

Bunun üstüne birde e-postalar çok kolay yanlış anlaşılabiliyor. Sendmail'in yakın tarihli bir araştırması, insanların% 64'ünün istenmeyerek öfke veya karışıklığa neden olan bir e-posta gönderdiğini veya aldığını ortaya cıkardı.

Gönderdiğimiz ve aldığımız e-postaların çokluğu ve e-postaların yanlış yorumlanma olasılığından, e-postaları açık ve anlaşılır bir biçimde yazmak önemlidir.

Kısa ve amaca yönelik e-postalar yazmak e-postalara harcadığınız zamanı azaltacak ve sizi daha üretken hale getirecektir. E-postalarınızı kısa tutarak e-postayla muhtemelen daha az zaman harcayacak ve diğer çalışmalarınıza daha fazla zaman ayırabileceksiniz. Tabi bunu söylerken, açıkça yazabilmek bir beceridir. Tüm beceriler gibi, geliştirmek için üzerinde çalışmanız gereklidir. Başlangıçta kısa e-postaları yazmanız uzun e-postaları yazmanızla aynı zamanı alabilir. Yinede bu şekilde bile iş arkadaşlarınızın, müşterilerinizin veya çalışanlarınızın daha üretken olmasına yardımcı olursunuz, çünkü gelen kutularına daha az karışıklık katarsınız ve böylece size yanıt vermeleri daha kolaylaşır.

Açıkça yazarak neyi istediğini bilen ve iş bitirici biri olarak tanınırsınız. Her ikisi de kariyerinizin geleceği için önemlidir.

O zaman net,öz ve profesyonel e-postalar yazmak için ne gerekiyor?

Bunu cevaplamadan önce: Günlük iş e-postaları yazmanın yanı sıra e-posta pazarlama kampanyaları üzerindede çalışıyorsanız, profesyonel E-posta Bülten Şablonlarımıza göz atın.

Şimdi profesyonel bir e-postanın nasıl yazıldığına dair detaylara girelim.

Amacınızı Bilin

Açık e-postaların her zaman net bir amacı vardır.

Ne zaman bir e-posta yazmak için oturursanız, kendinize şu soruyu sormak için birkaç saniye ayırın: "Neden ben bunu gönderiyorum? Alıcıdan geri ne bekliyorum?"

Bu soruları cevaplayamıyorsanız bir e-posta göndermemelisiniz. Neye ihtiyacınız olduğunu bilmeden e-postalar yazmak sizin ve alıcının zamanını boşa harcamaktır ve kendinizi açık ve öz bir şekilde ifade etmek için zorlanacağınız anlamına gelir.

Kendinize şu soruyu sormak içinde iyi bir zamandır: "Bu e-posta gerçekten gerekli mi?" Yine yalnızca kesinlikle gerekli olan e-postaları göndermek, e-postayı gönderdiğiniz kişiye saygıyı gösterir.

"Bir Şey" Kuralını kullanın

E-postalar iş toplantılarıyla aynı değildir. İş görüşmelerinde ne kadar çok gündem maddesinin üzerinden geçerseniz toplantı da o kadar üretken olur.

E-postalarda bunun tam tersi doğrudur. E-postalarınıza ne kadar az şey eklerseniz o kadar iyidir.

Bu nedenle "bir şey" kuralını uygulamak iyi bir fikirdir. Gönderdiğiniz her e-postayı yalnızca bir şey hakkında yapın. Başka bir proje hakkında iletişim kurmanız gerekiyorsa başka bir e-posta yazın.

Empati Yapın

Empati dünyayı diğer insanların gözünden görebilme yeteneğidir. Bunu yaptığınızda onların düşüncelerini ve hislerini anlayabilirsiniz.

E-posta yazarken kelimelerinizi alıcıların bakış açısından düşünün. Yazdığınız herşeyle kendinize şunu sorun:

• Bu cümleyi okuyan biri olsaydım nasıl yorumlardım?
• Bu bana gelseydi nasıl hissederdim?

Bu yazım şeklinize basit bir ince ayardır. Başkalarını düşünmeniz size yanıt verme biçimlerini değiştirecektir.

Başlamanıza yardımcı olmak için dünyaya empatik bir şekilde bakmanı yolu. İnsanların çogu:

• Yoğundur. Ne istediğinizi tahmin etmek için zamanları yoktur ve e-postalarınızı hızlı bir şekilde okuyup cevaplayabilmek isterler.
• İltifatları severler. Onlar hakkında veya yaptıklarıyla ilgili olumlu bir şeyler söyleyebiliyorsanız söyleyin. Sözleriniz boşa gitmeyecektir.
• Teşekkür edilmeyi beklerler. Alıcı size herhangi bir şekilde yardımcı olduysa teşekkür etmeyi unutmayın. Bunu, işleri size yardımcı olmak olsa bile yapmalısınız.

Birazdan gönderdiğiniz her e-postanın yapısına iltifat ve teşekkürleri nasıl yerleştirebileceğinize bakacağız.

Tanıtımları Kısa tutun

Birisine ilk kez e-posta gönderirken alıcıya kendinizi tanıtmanız gerekir. Bunu genellikle bir cümleyle yapabilirsiniz. Örneğin: "[X etkinliğinde] sizinle tanışmak güzeldi"

Tanıtımları kısa tutmanın bir yolu onları yüz yüze görüşüyormuşsunuz gibi yazmaktır. Biriyle tanışırken beş dakikalık bir monologa girmezsiniz. E-postaylada bunu yapmayın.

Bir girişin gerekli olup olmadığına emin değil misiniz? Belki alıcıyla daha önce iletişiminiz oldu ancak sizi hatırlayıp hatırlamayacağına emin değilsiniz. Kimlik bilgilerinizi e-posta imzanızda bulundurabilirsiniz. Bu idealdir çünkü:

• Bu ana e-posta gövdesini olabildiğince kısa tutar.
• Yanlış anlamaları önler. Sizi tanıyan birine kendinizi yeniden tanıtmak kaba olur. Sizi tanıyıp tanımadığından emin değilse, imzanıza bakması yeterlidir.

İmzalardan bahsederken, imzanız olduğundan emin olun. Bu her e-postada olması gereken bilgileri paylaşmanız için kısa bir yoldur. Ama bu bilgiyi imzanıza koyarsanız, e-postalarınızın gövdesini kısa tutarsınız.

İmzanız şunları içermelidir:

• İsminiz.
• İş ünvanınız.
• Websitenizin linki.

Ek olarak, sosyal medya hesaplarınızın bağlantılarını ve insanlara nasıl yardım edebileceğinizle ilgili bir asansör cümle ekleyebilirsiniz.

Kendinizi 5 Cümleyle Kısıtlayın

Yazdığınız her e-postada neye ihtiyacınız olduğunu söylemek için sadece yeterli sayıda cümle kullanın daha fazlasını değil. Burada yararlı bir uygulama kendinizi beş cümleyle sınırlandırmaktır.

Girişimci Guy Kawasaki şöyle açıklar:

Beşten az cümle genellikle yetersiz ve kabadır, beşten fazla cümle zaman kaybıdır.

Tabiiki beş cümleyle bir e-posta yazmanın imkansız olduğu zamanlar olacaktır. Ama çoğu zaman beş cümle yeterlidir.

Kendinizi beş cümle kullanmaya zorlarsanız, e-postalarınızıda daha çabuk yazdığınızı göreceksiniz. Ayrıca daha fazla cevap alacaksınız.

Beş cümleyle bir e-posta yazmanın mümkün olmadığını mı düşünüyorsunuz? O zaman okumaya devam...

Standart Yapıya Bağlı Kalın

E-postalarınızı kısa tutmanın anahtarı nedir? Standart bir yapı kullanmak. Bu, yazdığınız her e-posta için izlemeniz gereken bir şablon.

E-postalarınızı kısa tutmanın yanı sıra, standart bir yapıya bağlı kalmak hızlı yazmanızada yardımcı olur.

Zamanla size uygun bir yapı geliştireceksiniz. İşte size başlamanız için basit bir yapı:

• selamlama
• iltifat veya güzel bir dilek
• e-postanızın sebebi
• eyleme çağrı
• bitiş mesajı
• imza

Şimdi bunlara derinlemesine bir göz atalım.

Selamlama. Bu e-postanın ilk satırıdır. "Merhaba, [İsim]" tipik bir selamlamadır.

İltifat ya da Güzel bir dilek. Birine ilk kez e-posta gönderirken iltifat mükemmel bir açılış yapmanızı sağlar. İyi yazılmış bir iltifat tanıtım görevide görebilir. Örneğin:

• "[Tarih] deki [Konu] ile ilgili sunumunuzu çok beğendim."
• "[Konu] hakkındaki blog yazınızı gerçekten çok faydalı buldum."
• "[Etkin]likte sizinle tanışmak güzeldi."

Tanıdığınız birine yazıyorsanız iltifat yerine güzel bir dilek kullanın. Güzel bir dilek tipik olarak "Umarım iyisinizdir" tarzındadır. Alternatif olarak, size yardımcı oldukları bir şey veya önceki bir e-postayla gönderdikleri bilgi için teşekkür edebilirsiniz.

Soyut Yaşam blogunun yazarı Vinay Patankar'ın söylediği gibi:

Selamlamadan sonra HEP güzel bir dilekle devam etmelisiniz. Es geçmeyerek, HERZAMAN . Parmaklarınıza öyle bir öğretinki yazdığınız her e-postada otomatik olarak eklensin. E-postanızın güzel bir dilek içermemesi için hiçbir neden yok ... Güzel bir dilek eklemeniz size hiçbir şey kaybettirmeyecek, insanların e-postalarınızın kalanını okumaya itecek, eleştirileri yumuşatacak ve bazılarının olumlu duygu noktalarını vuracaktır. Çoğu görmezden gelecektir ancak iki saniyenize kesinlikle değecektir.

E-postanızın sebebi. Bu bölümde "şu konu hakkında soru sormak için bu e-posta'yı gönderiyorum" ya da "şu konuda yardımcı olabilirmisiniz" tarzında birşeyler söyleyeceksiniz... Bazen yazma nedeninizi açıklamak için iki cümleye ihtiyacınız olacaktır.

Eyleme Çağrı E-posta gönderme nedeninizi açıkladıktan sonra, alıcının ne yapması gerektiğini bileceğini düşünmeyin. Spesifik talimatlar verin. Örneğin:

• "Bu dosyaları Perşembe gününe kadar bana gönderebilirmisin?"
• "Bunu önümüzdeki iki hafta içinde yazabilirmisin?"
• "Lütfen James'e bunun hakkında yazın ve beni bilgilendirin."

Talebinizi bir soru olarak yapılandırırsanız, alıcının yanıt vermesini sağlarsınız. Alternatif olarak, "Bunu yaptıktan sonra bana bildirin" yada "Size uygun olup olmadığını bildirin" satırlarını kullanabilirsiniz.

Kapanış. E-postanızı sonlandırmadan önce, bir kapanış satırı eklemeyi unutmayın. Bunun iki yararı vardır. Hem eylem çağrısının tekrar üstünden geçmenizi hemde alıcının iyi hissetmesini sağlar.

İyi kapanış satırları örnekleri:

• "Bununla ilgili tüm yardımlarınız için teşekkür ederim."
• "Bu uygunmudur?"
• "Ne düşündüğünüzü duymak için sabırsızlıkla bekliyorum."
• "Herhangi bir sorunuz varsa bana bildirin."

Bitiriş. Bu, "En İyi Dileklerimle", "Saygılarımla" veya "Teşekkürler" olabilir. Bitirişten hemen sonra her zaman isminiz gelmeli.

Kısa Kelimeler, Cümleler ve Paragraflar Kullanın

1946'da George Orwell yazarlara şunu önerdi:

Kısa bir kelimenin yeterli olacağı yerde hiçbir zaman uzun bir kelime kullanmayın.

Bu tavsiye, günümüzde özellikle e-postaları yazarken daha da anlamlı hale geldi.

Kısa kelimeler okurunuza saygı gösterir. Kısa sözcükleri kullanarak mesajınızın anlaşılmasını kolay hale getirirsiniz.

Aynı durum kısa cümleler ve paragraflar için de geçerlidir. E-postanızın net ve kolay anlaşılabilmesi için büyük metin blokları yazmaktan kaçının. Bu bizi George Orwell'in başka bir yazım tavsiyesine yönlendirir; ki bu cümlelerinizi olabildiğince kısa tutmanıza yardımcı olabilir:

Bir kelimeyi çıkartmak mümkünse, her zaman çıkarın.

Standart e-posta yapınızı takip ettikten sonra her cümleyi olabildiğince kısalaştırın.

Active Voice(Aktif Ses/Etken Yapı)'yı kullanın

Tekrar George Orwell:

Aktif kullanabileceğiniz yerde kesinlikle pasif kullanmayın.

Yazımda, aktif ve pasif olmak üzere iki tür ses vardır.

Aktif sesteki bir cümle:

Ben topu atarım.

Aynı cümle pasif seste:

Top atıldı [benim tarafımdan].

Aktif sesin okunuşu daha kolaydır. Aynı zamanda eylem ve sorumluluğu da teşvik eder. Bunun nedeni, etkin sesde cümleler, eylemi yapan kişiye odaklıdır. Pasif seste cümleler eyleme uğrayan nesneye odaklanırlar. Pasif seste, birşeylerin kendiliğinden olduğu anlaşılabilir. Aktif seste bişeyler sadece insanlar harekete geçtiğinde olur.

E-postanızın Tekrar Üzerinden Geçin(Proofread)

Fransız filozof Blaise Pascal bir zamanlar şöyle dedi:

Daha fazla vaktim olsaydı sana daha kısa bir mektup yazardım.

Başka bir deyişle, kısa e-postalar yazmak, uzun e-postalar yazmaktan daha zor olabilir.

Kısa e-postaları yazmanın zor tarafı dikkatli bir şekilde tekrar üzerinden geçebilmektir. Yazım ve dilbilgisi hatalarını kontrol etmek için e-postanızı kendinize yüksek sesle okuyun. Kendinize sorun:

• Talebim açık mı?
• Herhangi bir yanlış anlama olabilir mi?
• Alıcı olsaydım bu benim kulağıma nasıl gelirdi?

Tekrar üzerinden geçerken gereksiz kelimeleri, cümleleri ve paragraflar silin.

Unutmayın, Artık On Beş Yaşında Değilsiniz

Kişiliğinizi e-postanızda göstermek isterseniz, bunun yazım tarzınızla ortaya çıkmasını sağlayın. His simgeleri, sohbet kısaltmaları(LOL gibi), renkli yazı tiplerini ve arka planları kullanmayın. Bunlar gençlik yıllarında e-postalarınızın ayrılmaz bir parçası olabilirken, profesyonel bir ortam için nadiren uygundurlar.

His ifadelerini veya sohbet kısaltmalarını kullanmak için uygun olan tek zaman yazdığınız kişinin e-posta dilini geri yansıttığınız zamandır.

Konuştuğunuz Gibi Yazın

E-posta, iletişim kurmanın mektup yazmaktan veya telefon görüşmesi yapmaktan daha az resmi bir yoludur. Konuşuyor gibi yazmanız sizin daha cana yakın ve dostça gözükmenizi sağlar. Aynı zamanda e-postalarınızı kısa tutmanıza yardımcı olur. Nede olsa, çok azımız uzun paragraflarla konuşuruz.

Ayrıca e-postalarınızın gerçek dünyadaki karakterinizi yansıttığından emin olun. Bir kişinin yüzüne söylemeyeceğiniz birşeyi e-postaylada söylemeyin. Ve görgü kurallarını aklınızdan çıkarmayın. "Lütfen" ve "Teşekkür ederim" uzun bir yol kat eder.

Sıra Sizde

Açık ve profesyonel e-postalar yazmak için en iyi tüyolarınız nelerdir? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin.

E-posta pazarlama kampanyaları üzerinde çalışıyorsanız, ThemeForest pazarından edinilebilecek yüksek kaliteli E-posta Bülten Şablonlarımıza göz atın. Bu profesyonel şablonlardan biri bir sonraki projenizin ihtiyaç duyabileceği birşey olabilir.

Kaynaklar

Grafik Kredisi: Göz Noun Projesi'nden Sergi Delgado tarafından tasarlananmıştır.