() translation by (you can also view the original English article)
Варто вимовити "публічний виступ" або "презентація" і ви, ймовірно, викличете у кого-небудь поблизу емоційну реакцію.
Ця нервозність родом з наших жахливих спогадів про незручні виступи в класі та провальні переговори на роботі.
Звідси проста думка: вміння виступати з PowerPoint презентацією - це навичка, яку треба будувати й розвивати.
Не обов'язково ставати мотиваційним оратором або відомим ведучим, досить навчитися говорити з будь-якою аудиторією на різні теми.
Ви можете самостійно опанувати цю спеціальність і проводити презентації, як професіонал.
Сама думка про презентацію вводить в ступор. Незрозуміло, з чого починати, навіть якщо ви готові витратити час. Для того, щоб полегшити вам засвоєння ораторського мистецтва, я склав список дій цього уроку крок за кроком.
Будемо поєднувати техніку проведення презентацій в Microsoft PowerPoint з найкращими практиками подання інформації. Це керівництво дасть вам простий набір кроків для написання й створення успішної презентації.
Вивчайте, цей урок по кроках, і у вас вийде відмінна PowerPoint презентація для зацікавленої аудиторії.
1. Спочатку контент
Перше, що потрібно зробити для створення вдалої презентації в PowerPoint - нічого не робити в PowerPoint, а задуматися про її вміст.
Буде великою помилкою почати з обговорення дизайну та анімації слайдів майбутньої презентації. Першочергове завдання, яке треба вирішити - написати контент. Напишіть свій контент, перш ніж відкривати PowerPoint.
Пам'ятайте два простих моменти, коли почнете писати текст своєї презентації:
- Погано - Ви починаєте створювати PowerPoint презентацію з вибору красивої теми та улюблених кольорів.
- Добре - Ставите себе на місце слухачів та вирішуєте, що вони дізналися і відчули в кінці презентації.
Для організації думок я користуюся простими додатками, на зразок Notes для Mac або Evernote. Іноді роблю ескізи ідей зі зворотного боку записної книжки, а то і на серветці. Ви можете взяти для вправи аркуш паперу і написати всі пункти плану свого контенту.
Пам'ятайте: ми повинні знати мету нашого виступу, перш, ніж почати розмову відкрив PowerPoint.
Давайте детально розберемо мої кроки при написанні презентацій за допомогою Microsoft PowerPoint:
Крок 1. Запишіть мету свого виступу
Я був винен в тому, що закинув свої дані та ідеї в PowerPoint, щоб подивитися, як все буде виглядати в кінці.
Це безцільне блукання - вірний рецепт навіяти нудьгу і втратити увагу аудиторії під час виступу. Ось чому так важливо спочатку визначити мету презентації.
Ось кілька прикладів постановки мети презентації:
- Навчити аудиторію новітнім розробкам за допомогою мови програмування Swift.
- Дізнатися як просуваються справи команди в ході великого проекту компанії.
- Переконати аудиторію використовувати ваш продукт, щоб розвинути власний фріланс-бізнес.
Основні типи презентацій можна розбити на більш дрібні завдання. Я вважаю, що це буде простий та надійний шлях визначення мети.
Перед початком написання тексту або добірки даних з ілюстраціями.
Зробіть наступне: вкажіть мету презентації на аркуші паперу або в додатку, на вибір. Тримайте його перед очима під час створення контенту, щоб ви не втратили кінцеву мету своєї презентації.
Крок 2. Визначте свою аудиторію
З ким ви будете говорити, і що вони вже знають про цю тему?
Начебто очевидно, але багато доповідачів використовують універсальний підхід для обміну інформацією. Тоді як будь-яку інформацію слід пристосовувати до рівня слухачів та їх знання предмету.
Якщо я розмовляю з кандидатами наук по економіці, презентація стосовно технології блокчейн буде іншою, ніж перед групою старшокласників. Адаптація контенту до аудиторії допоможе максимально використовувати можливості презентації.
Зробіть наступне: опишіть свою аудиторію під метою, яка зазначена в першому кроці. Запишіть рівень знайомства аудиторії з темою, і що їх може зацікавити.
При визначенні аудиторії майте на увазі наступні положення:
- Наскільки аудиторія знайома з темою перед тим, як взяти участь в презентації?
- Що вони знають про вас до початку презентації? Якщо це колеги, одна справа. Інше, якщо це незнайомі люди.
- Які їхні очікування від презентації: знайти рішення проблеми, отримати знання або злегка розважитись?
Все повинно бути враховано при написанні тексту. Підхід до звичних слухачів повинен побут іншим, ніж до незнайомої публіки.
Краще мати кілька варіантів виступу в розрахунку на різну аудиторію. На кожен склад слухачів своя презентація.
Дізнайтеся більше про те, як правильно налаштовувати свою аудиторію, а також про те, як зробити PowerPoint презентацію відмінною, незабутньою та переконливою:
Крок 3. Задайте ключові пункти презентації
Ми визначили мету презентації та розглянули нашу аудиторію. Тепер прийшов час написати план презентації, який підходить для обох цих пунктів.
Раніше я не записував свої виступи. Я вважав, що буде достатньо мати в голові ідеї та ключові моменти. На жаль, це неправильне уявлення, ми розуміємо себе набагато краще, ніж сторонні люди.
Після визначення аудиторії запишіть основні ідеї презентації. Задайте чотири-п'ять основних моментів, які стануть наріжним каменем вашої презентації.
Для того, щоб виступ був переконливим, кожне ствердження має підкреслювати основну думку. Ще раз, все написане має бути пов'язане із зазначеною метою.
Оскільки немає єдиного правила для записів, не варто з цим возитися. Потрібно закріпити структуру контенту та розкласти дорожню карту нашої презентації з зупинками в ключових пунктах.
Крок 4. Створіть допоміжні пункти
Продовжмо працювати над цим планом. Коли ми визначили головне, саме час зазирнути поглибше.
Розпишемо детальніше кожну з наших основних ідей. Це будуть опорні точки головних ідей або другий рівень нашого плану.
Зараз ми створили по суті піраміду контенту. Її конструкція додасть цілісність презентації. Зверху, це буде план з опорними точками, які ведуть до мети.
Більш детально про процес написання презентації ви можете прочитати в корисних уроках:
Можна сказати, важка робота позаду. Тепер у нас є всі складові відмінної PowerPoint презентації - залишилося її зібрати.
2. Додайте свій контент
У вас повинно бути чотири ключові елементи виступу, ми візьмемо їх за основу, тоді ми готові використовувати їх для початку презентації. У вас є:
- Мета презентації - це рушійна сила і привід, того, заради чого ви збираєте слухачів.
- Певна аудиторія - для кого презентація? Що вони знають про тему виступу?
- План або структура - маршрут вашої презентації, якого ви будете дотримуватися протягом усієї промови.
- Підтримка - окремі факти, думки й дані, якими ви поділитесь зі своєю аудиторією.
З цим багажем можна переходити в PowerPoint до створення презентації. Відкриємо PowerPoint та почнемо роботу.
Крок 1. Робота в PowerPoint в режимі подання структури
Оскільки у вас є план, записаний на папері або в додатку, він послужить вам для створення презентації в PowerPoint. Ви можете спокійно завантажити його в PowerPoint.
Для того, щоб вибрати режим подання, на вкладці Вигляд (View) в стрічці PowerPoint, клацніть Подання структури (Outline View). У лівій частині вікна клацніть по одному з білих квадратів.
Щоб додати новий розділ, натисніть Enter. Після додавання нового пункту в режимі подання, PowerPoint оновить слайд.
Натисніть Control + Enter щоб додати другий рівень пунктів. Введіть пункти плану та PowerPoint заповнить слайди вашими даними.
Використовуйте свій план презентації з першої частини уроку, щоб створити контент для слайдів PowerPoint. Звичайно, дещо з початкових нотаток доведеться переписати, зробити коротше, щоб зосередити увагу аудиторії.
Крок 2. Робіть підказки до кожного слайду
Ми бачили досить презентацій, де спікер дослівно зачитував зміст презентації.
Це найшвидший спосіб втратити увагу слухачів. Якщо я можу прочитати підписи до слайдів, я це зроблю самостійно, пропустивши коментарі.
Ключові пункти не повинні бути цілими реченнями з вашого плану. Вони мають бути короткими виразами суті ідей, які ви просуваєте під час виступу.
Щоб утримати увагу публіки, робіть шрифт побільше, а пропозиції коротшими. Стисло викладаючи ключові моменти, ви зробите PowerPoint презентацію незабутньою.
Крок 3. Зручне розташування макетів PowerPoint
Макети служать місцями розміщення елементів вмісту, зображень та медіа супроводу. Коли вони розташовані в правильному порядку, хороша PowerPoint презентація перетворюється в грандіозну.
Для їх вибору на стрічці PowerPoint знайдіть вкладку Home (Основне) та кнопку Layout (Макет). Натисніть на список, що розкривається для розміщення потрібного макета у відповідне за змістом місце.
Ці макети - це різні способи адаптації вашого контенту. Незалежно від обсягу тексту який ви написали в режимі подання, зміни торкнуться лише його розміщення, а зміст збережеться.
Відповідно до шаблону PowerPoint презентації ви розставляєте елементи макета в потрібному порядку. Якщо я знаю, що на слайді потрібне зображення, вибираю макет з місцем під нього.
Для видатної PowerPoint презентації, виберіть найкращий макет слайдів, який відповідає вмісту кожного з ваших слайдів, а також загальному потоку презентації.
3. Зовнішній вигляд вашої PowerPoint презентації
Якщо шаблон презентації виглядає чудово, ви будете відчувати себе набагато впевненіше. PowerPoint має кілька своїх шаблонів, але набагато корисніше мати власний унікальний варіант.
Крок 1. Робота з видозмінюваним PowerPoint шаблоном
Мій улюблений ресурс з PowerPoint шаблонами - це Envato Elements. Це неймовірний набір чудових PowerPoint шаблонів для презентацій. За фіксовану плату ви отримуєте доступ до величезної бібліотеки креативних ресурсів:
Цей дає вам доступ до більш ніж 400 PowerPoint шаблонів, які ви можете використовувати в комерційних цілях. Передплатники можуть завантажувати необмежену кількість PowerPoint шаблонів для майбутніх великих презентацій.
Краща риса видозмінюваних шаблонів, що вони зазвичай вже містять ідеї для ваших слайдів. Вони будуть містити макети, в які ви можете легко додати свій власний контент.
Я майже завжди готую презентацію в стислі строки. У мене немає часу створювати з нуля все - ілюстрації, графіку та зображення. А в Elements вистачає шаблонів для будь-якого виду презентації.
Ви також завжди можете знайти свій PowerPoint шаблон на Envato Market. Відкрийте для себе нові трендові проекти серед обраних:
Крок 2. Міняйте теми та стилі своєї презентації
Для вибору PowerPoint шаблону перейдіть на вкладку Конструктор на стрічці PowerPoint. Натискаючи стрілку, виберіть ескіз найбільш придатної PowerPoint теми для вашої презентації.
Вибір теми та додавання інформації зазвичай нерозривно пов'язані. В міру зміни теми вам може знадобитись переробити контент, щоб він виглядав правильно. Детальніше про роботу з професійними Powerpoint шаблонами для створення презентацій:
4. Додавайте візуалізацію в вашу презентацію
Візуалізація найкращий спосіб розбавити монотонність вашої PowerPoint презентації. Гарно розміщена діаграма або приголомшливе зображення можуть привернути увагу вашої аудиторії або забезпечать візуальне представлення факту.
Подивіться запропоновані нижче уроки, щоб дізнатися секрети техніки візуалізації в PowerPoint і те, як ними користуватися для візуального впливу:
Як додавати відео в PowerPoint презентації
Як зробити відмінні графіки в Microsoft PowerPoint
Як почати використовувати SmartArt в PowerPoint
Урок за 60 секунд: Як Вставити Excel Файл в PowerPoint презентацію
Я вважаю за краще додавати візуалізації в кінці процесу створення презентації, як тільки я вибрав тему, яка впливає на всю презентацію.
5. Спочатку підготуйтесь в PowerPoint, а потім вже презентуйте
Фінал близько, вся важка робота з написання тексту, та його оформлення в привабливу презентацію ось-ось принесе свої плоди.
Подивимося на підготовку презентації в PowerPoint. Для багатьох це найбільш тривожний момент - наближення показу.
PowerPoint має кілька відмінних можливостей захистити вас від зайвих хвилювань. Не забувайте про них під час підготовки.
Крок 1. Підготуйте свої нотатки доповідача (speaker notes)
Оскільки слайди не містять весь текст нашої презентації, для цього придумані Нотатки до слайда.
У нижній частині PowerPoint знаходиться кнопка Нотатки, клацніть по ній, щоб відкрити Нотатки до слайда. Це відмінне місце для введення реплік або ключових слів вашого виступу.
Дізнайтеся, як швидко додати Нотатки доповідача в PowerPoint презентацію:
Де з'являються ці нотатки? Вони з'являться в режимі презентації (докладніше про це через хвилину) або якщо ви надрукуєте копію слайдів. У будь-якому випадку, я користуюся ними для підказок і запам'ятовування основних моментів промови.
Крок 2. Робота з режимом доповідача в PowerPoint
Режим презентації ідеально підходить, коли ви під'єднали ваш пристрій до зовнішнього дисплея. Те, що ви бачите у себе на моніторі, може відрізнятися від того, що бачить ваша аудиторія на екрані.
Для входу в режим виберіть вкладку Показ слайдів та встановіть прапорець Режим доповідача, на стрічці PowerPoint. Увійшовши в режим слайд-шоу (поєднання клавіш F5), ви можете поміняти вигляд.
У режимі слайд-шоу у вас буде свій вигляд в комплекті з нотатками знизу.
Якщо у вас є другий екран, буде ще зручніше. Ви зможете тримати підказки перед очима та швидко переглядати наступний слайд.
Повторюйте матеріал та продовжуйте вчитись робити відмінні PowerPoint презентації
Я викладаю на Envato Tuts+, тому що люблю допомагати читачам в тих напрямках, які сприятимуть їх діловим й кар'єрним навичками. Спочатку презентації можуть здаватися нездоланними, але насправді це всього лише набір навичок, якими можна оволодіти, витративши трохи сил і часу.
Матеріали цього уроку хороший фундамент початку побудови презентацій. Повторіть ці кроки вже сьогодні, щоб використовувати їх для підготовки презентації в PowerPoint.
Не забувайте: ваше завдання - зробити відмінну PowerPoint презентацію, яка досягає вашої мети та захоплює аудиторію. Додатково про те, як проявити творчий підхід у презентації та надихнути глядачів, читайте тут:
Крім того, ми створюємо бібліотеку матеріалів з PowerPoint та навичок створення презентацій тут на Envato Tuts+. Шукайте далі чудові уроки по програмі PowerPoint для вашого розвитку:
OfficeЯк використовувати й редагувати зразок слайдів у PowerPoint
Microsoft PowerPointЯк поліпшити дизайн вашої PowerPoint презентації
Microsoft PowerPoint37 Ефективних порад по створенню презентації в PowerPoint
Ваша найкраща порада, як зробити відмінні PowerPoint презентації? Дайте мені знати в розділі коментарів.
