Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing
Business

Кращі умови оплати рахунків, щоб уникнути прострочення

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Ukrainian (українська мова) translation by Nikita Dryabzhinskiy (you can also view the original English article)

Готівка - цариця малого бізнесу. Неважливо, скільки у Вас клієнтів і скільки грошей Вам повинні: якщо Ви не отримаєте їх до сплати власних рахунків, у вас будуть складнощі.

Прострочення платежів - загальна хвороба малого бізнесу. Згідно з опитуванням, проведеним Національною федерацією незалежного бізнесу в 2012 році, 64% малих підприємства мали рахунки, що не оплачувалися протягом як мінімум 60 днів.

У попередньому уроці я дав кілька порад про те, як платити вчасно. У сьогоднішньому уроці ми докладніше розглянемо умови оплати. Які різні варіанти і які дані допоможуть вам отримати оплату швидше?

Все це ми розглянемо, щоб Ви в кінці кінців дізналися EOM вашого 2/10 Net 30 і, що ще важливіше, змогли швидше і надійніше отримувати грошові кошти.

І якщо вам потрібна допомога з основ складання рахунку-фактури, див. мій посібник What Is a Professional Invoice або invoice templates на Envato Market.

Creative Invoice Template
Цей Creative Invoice один із сотень professional invoice templates, доступних на GraphicRiver.

1. Які умови оплати рахунків?

Відправляючи рахунок-фактуру, Ви повідомляєте своєму клієнтові, скільки грошей Ви очікуєте за виконану роботу.  Умови оплати визначають, коли і як гроші повинні бути внесені.

Таким чином, найважливішим аспектом умов є період оплати. В умовах може бути зазначено, що відбудеться, якщо оплата не зробить: штраф або відсотки, які будуть застосовуватися після певної дати.  Або, якщо Ви хочете піти назустріч, можете запропонувати знижку всім, хто заплатить раніше. Також Ви можете вказати способи оплати.

У наступному розділі ми розглянемо, як ці опції працюють і дізнаємося, яка з них краще. Але поки, давайте роз'яснимо деякі із загальних умов оплати, з якими Ви могли б зіткнутися:

Net 30

Це загальний термін, який означає, що клієнт повинен заплатити протягом 30 днів з дня виставлення рахунку. Ви можете змінювати його, як хочете: наприклад, Net 7 означає, що оплата проводиться через сім днів після виставлення рахунку, а Net 15 ... ну, Ви зрозуміли.

2/10 Net 30

Ця пропозиція знижки. "Net 30" означає: оплата здійснюється протягом 30 днів. Але частина «2/10» означає, що якщо вони платять протягом 10 днів, то отримують знижку 2%.

EOM

Це скорочення "End of Month".  Це може бути корисно, якщо Ви хочете, щоб всі Ваші рахунки були оплачені в тому ж місяці, коли Ви завершили роботу, але є деякі недоліки.  Наприклад, якщо Ви відправляєте рахунок в кінці місяця, Ви даєте клієнту дуже короткий термін на оплату, тоді як на початку у них буде більше часу. Ймовірно, краще використовувати цю умову лише в тому випадку, якщо Ви завжди відправляєте рахунки-фактури в один і той же день місяця.

15 MFI

Це означає 15-е число місяця, наступного за датою виставлення рахунку.

Upon Receipt (після отримання)

Це означає негайну оплату. Звучить так, як ніби це має привести до швидкої оплати, чи не так? В реальності трохи інакше, як ми побачимо далі.

Ви можете переглянути більш повний список invoice terms, але на ділі вам не потрібна вся ця термінологія: в рахунках вона Вам не знадобиться. Замість «Net 30», наприклад, Ви могли б написати «Будь ласка, оплатіть протягом 30 днів». Але якщо Ваші клієнти використовують терміни, треба їх знати.

Майте на увазі, що це всього лише деякі ходові формулювання. Ви можете змінювати часові рамки оплати і будь-які стимули або штрафи, скільки хочете.

Найголовніше, однак, зрозуміти, які терміни краще працюють. Розглянемо це в наступному розділі.

2. Кращі умови оплати рахунків, щоб уникнути прострочень

Отже, тепер, коли ви знаєте деякі параметри і що вони означають, прийшов час вирішити, які з них використовувати для вашого бізнесу.

Застосовувані умови і очікування від них можуть сильно відрізнятися по галузях і роду Вашої роботи. Наприклад, веб-дизайнери або розробники можуть вказати, що сайт, над яким вони працюють, не "оживе" до отримання повної оплати. Але для інших видів бізнесу галузевої нормою може бути термін 30 днів або навіть довше.

У що б то не стало вивчіть норми в своїй галузі і дізнайтеся, як роблять інші підприємства. Але цим не обмежуйтеся. Якщо Ви хочете призначати різні умови і пояснювати своїм клієнтам, чому ці умови справедливі.

Наприклад, «Net 30» став стандартом у багатьох галузях, де це зовсім не підходить.  Для старої виробничої фірми Net 30 цілком розумний. Припустимо, фірма відправляє клієнту більшу частину віджетів, а слідом шле рахунок-фактуру. Вони повинні дати клієнту час отримати рахунок, перевірити величезну партію віджетів і переконатися, що все в порядку, провести рахунок-фактуру через свою бухгалтерію, перевірити чек і відправити назад.  На це потрібен час.

І порівняйте це з дизайнерською фірмою, яка надає як завершений дизайн, так і рахунок-фактуру по email, пропонуючи онлайн-метод оплати, такий як PayPal. Клієнт миттєво отримує як продукт, так і рахунок-фактуру і після їх перевірки не залишається причин, через які вони не можуть відразу зробити платіж. Надання місячної відстрочки просто дає їм безвідсотковий кредит.

В цьому випадку Ви можете переконливо довести те, що семи днів цілком достатньо.

Які умови оплати призначати: що говорять дані

Деякі з компаній, які просувають додатки для виставлення рахунків, обробили масу даних, щоб з'ясувати, які умови найбільш ефективні для своєчасної оплати.

Майте на увазі, що більшість з них з різних галузей, тому можуть не збігатися з Вашими.  Але вони розкривають цікаві подробиці про те, що працює, а що ні.

Якщо Ви хочете отримати гроші через місяць, просите оплатити за 13 днів.

Обстеження понад 12 мільйонів рахунків Xero показало, що в середньому прострочення становить близько двох тижнів, незалежно від умов оплати.

Це означає, що в умови оплати Ви повинні додати ще два тижні, щоб оцінити фактичну дату отримання. Дані Xero показали: якщо Ви хочете отримати гроші протягом 30 днів, Ви повинні вказати в умовах 13 днів або менше.

Формулювання питання

Окреме дослідження FreshBooks показало, що прості зміни в формулюванні можуть привести до більш швидкої оплати. Наприклад:

Просте «оплатіть Ваш рахунок в межах» або «спасибі за Вашу роботу» може збільшити кількість оплачених рахунків більш ніж на 5 відсотків!

Крім того, деякі терміни, які ми розглянули, не так ефективні, як більш проста мова.  Наприклад, запис «30 днів» замість «Net 30» призвела до прискорення оплати. Якщо хочете закликати людей до дії, правильним буде сказати їм про це прямо.

Не просіть оплату відразу після отримання

Дослідження Xero і FreshBooks показали: запит на негайну оплату не працює.

У дослідженні Xero рахунки з негайною оплатою були фактично сплачені в середньому через 20 днів. За запитами FreshBooks пройшло більше 30 днів FreshBooks робить висновок:

Більшість людей розуміють «при отриманні» як «коли вам захочеться». Як би при отриманні рахунку зі словами «оплата при отриманні» вони відразу валять його в купу «коли-небудь».

Тому, хоча думка про негайну оплату може здатися гарною, краще вказати певний термін, щоб Ваші клієнти його запам'ятали.

Не нараховувати відсотки

Ще один несподіваний висновок з дослідження FreshBooks: стягнення відсотків за простроченими платежами призводить до ще більших затримок. Схоже, що загроза штрафу не є стримуючим фактором і може спонукати людей порівняти Ваші низькі процентні ставки з високими по кредитних картах і зрозуміти, що вони отримують вигоду від затримок.

Пропозиція Онлайн-платежів

Це не повинно дивувати: пропонуючи онлайн-способи оплати, Ви отримуєте гроші набагато швидше. Це від Harvest:

За нашими даними, рахунки Harvest через PayPal оплачуються майже на 16 днів швидше (в два рази), ніж рахунки-фактури без можливості онлайн-оплати.

Це особливо ефективно, якщо у вас додаток з оплати, в яке інтегровані платежі, щоб клієнт міг заплатити за кілька кліків. Але навіть якщо ви відправляєте паперовий рахунок або PDF-документ поштою, спрощуючи і прискорюючи оплату, для Вашого клієнта це не проблема.

3. Інші поради щодо запобігання прострочень

У цьому уроці я розповідав про умови оплати рахунків, але клієнт не повинен дізнаватися про них з рахунку.  Ви повинні вказати свої умови оплати на самому початку відносин, щоб згодом не було сюрпризів.

Коли Ви setting up the contract з новим клієнтом, обов'язково включайте умови оплати. Ви можете захотіти розбити проект на етапи або просити аванс до початку роботи.

Що б Ви не вибрали, узгодьте з клієнтом, щоб потім відстежувати платежі та умови будуть просто нагадуванням, а не новиною, яка стане обговорюватися або оскаржуватися.

Після виконання роботи важливо швидко відправити рахунок-фактуру. Дослідження від FreeAgent показало, що:

Дивно, але при швидкій відправці рахунку-фактури перестають звертати увагу на умови оплати - рахунки з терміном до 15 днів після завершення роботи були оплачені швидше, навіть якщо умови були більш тривалими.

В середньому, рахунки, відправлені протягом тижня, були оплачені протягом п'яти днів, але тижнева затримка подвоює час очікування: після двох тижнів рахунки були оплачені через 10 днів.

Ймовірно, позначаються два чинника: краще зв'язатися з клієнтом по свіжій пам'яті, а швидким виставленням рахунку Ви показуєте, що серйозно ставитеся до грошей, чого і їм бажаєте. На вашу затримку вони будуть реагувати відповідно. Тому швидше відправляйте рахунок!

Додаткові поради, в тому числі, що робити, якщо клієнт не заплатив вчасно, в моєму посібнику для новачків:

Висновок

У цьому уроці Ви дізналися про кращі умови оплати, щоб уникнути прострочених рахунків-фактур.

Ми почали з умов оплати взагалі, включаючи визначення із загальної термінології.

Потім ми розглянули кращі умови. Ми переконалися в користі досліджень, але Ви не повинні ними обмежуватися, якщо є свій хороший приклад чогось іншого. Ми познайомилися з результатами досліджень умов, які виконуються найкращим чином.

Нарешті, ми отримали рекомендації для якнайшвидшого отримання оплати, такі як включення умов оплати в контракт і негайна відправка рахунків-фактур.

Тепер Ви знаєте, як скласти умови оплати рахунків і які з них краще працюють. Остаточне рішення залежить від вас і потреб в бізнесі - немає єдиного правила для всіх. Але дані опитування і інша інформація уроку допоможуть Вам прийняти рішення для себе.

Графічний кредит

Значок угоди, розроблений Aha-Soft з Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.