Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance
Business

Hướng Dẫn Người Làm Việc Tự Do Về Kế Toán Cơ Bản

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
A Freelancer’s Guide to Insurance
A Freelancer’s Guide to Getting Paid on Time

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Na Dang (you can also view the original English article)

Là một người làm việc tự do, có thể bạn sẽ không cảm thấy thú vị khi nghĩ về kế toán (trừ khi bạn là một người làm kế toán tự do). Bạn có thể chỉ muốn giữ lại các bản ghi chép đơn giản, rõ ràng và suy nghĩ về nó càng ít càng tốt.

Tin tốt lành là đây chính là cách tiếp cận đúng đắn.

Sau tất cả, động lực cơ bản của cuộc sống tự do là bạn chỉ được trả tiền khi bạn hoàn thành dự án cho khách hàng. Để thành công, bạn cần tối đa hóa thời gian bạn làm việc cho khách hàng và giảm thiểu thời gian bạn dành cho việc quản trị.

Vì vậy, các hệ thống sổ sách kế toán phức tạp gấp đôi mà các doanh nghiệp lớn sử dụng có lẽ sẽ là quá mức cần thiết cho hầu hết các người làm việc tự do. Nếu bạn quan tâm, bạn có thể đọc về những hệ thống này trong hướng dẫn này Bookkeeping 101. Nhưng việc tôi sắp làm trong bài hướng dẫn này là làm cho mọi thứ đơn giản hơn, chỉ tập trung vào những ghi chép chính yếu bạn cần hiểu khi làm việc tự do, và làm sao bạn có thể tổ chức mọi thứ.

Chúng ta sẽ bắt đầu tìm hiểu kế toán là gì và tại sao nó quan trọng. Sau đó chúng ta sẽ xem qua các ghi chép bạn cần phải giữ, và chúng ta xem xét vài cách khác nhau để theo dõi, từ giấy tờ đến các bảng tính đến các ứng dụng tài chính và phần mềm. Chúng tôi cũng sẽ bàn đến câu hỏi bạn sẽ giữ những kỷ lục này trong bao lâu.

1. Kế toán là gì?

Trong bài hướng dẫn trước của loạt bài Freelance Financial Bootcamp, bạn đã hoc được làm sao để dự thảo ngân sách khi làm việc tự do. Trong bài viết đó, chúng ta đã thiết lập một hệ thống theo dõi thu nhập và chi tiêu của bạn và hoạch định chúng cho tương lai.

Kế toán cũng liên hệ với thu nhập của và chi phí của bạn, nhưng có sự khác biệt theo vài cách.

Trước tiên, đó là về quá khứ thay vì tương lai. Chúng ta không cố ước đoán chúng ta sẽ kiếm được bao nhiêu tháng tiếp theo hoặc năm kế tiếp. Chúng tôi chỉ quan tâm đến việc giữ những ghi chép chính xác về những gì đã xảy ra.

Thứ hai, kế toán hướng đến chi tiết nhiều hơn. Khi chúng tôi làm ngân sách, chúng tôi tập trung vào tổng số: tổng thu nhập, tổng chi phí, và liệu họ có bổ sung để lại một lợi nhuận tổng. Mặt khác, với kế toán, chúng ta cần theo dõi mỗi giao dịch, để có thể biết ai đã thanh toán cho chúng ta, khi nào họ trả tiền cho chúng ta, họ đã trả bao nhiêu, và họ trả cho chúng ta vì cái gì (và tương tự cho chi phí).

Chủ yếu, kế toán là việc ghi chép có hệ thống của những nhiệm vụ tài chính của công việc kinh doanh tự do, Nó có thể có nhiều hình thức, và chúng ta sẽ tiếp cận chúng sau, nhưng điều quan trọng là có một hệ thống, nó làm việc cho bạn và cho bạn dễ dàng theo dõi bạn đã kiếm được bao nhiêu và dùng hết bao nhiêu.

Tại sao chúng ta cần những ghi chép đó? Một lý do quan trọng là để cho thuế. Việc nộp hồ sơ khai thuế thường có thể phức tạp hơn đối với người tự làm chủ hơn là đối với nhân viên làm công ăn lương, và nó phức tạp hơn rất nhiều nếu bạn phải khai thác thông qua một biên nhận và bản sao kê ngân hàng để tính ra số tiền bạn kiếm được. Nếu bạn có bản ghi chép tài chính chi tiết, được tổ chức tốt, mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Và nếu cơ quan thuế yêu cầu làm rõ hơn, hoặc thậm chí kiểm tra công việc của bạn một cách đầy đủ thì cần phải có bản ghi chép tốt.

Nhưng không chỉ vì người thu thuế mà bản cần những bản ghi chép tốt. Đó cũng là nền tảng cho sự thành công trong kinh doanh tự do. Dù bạn đang xác lập mục tiêu cho doanh nghiệp của bạn, lên ngân sách, lập kế hoạch tiết kiệm và đầu tư, thiết lập giá cả, hoặc bất kể thứ gì khác, bạn cần dữ liệu tốt, vững chắc để làm việc.

2. Những hồ sơ nào bạn cần giữ lại?

Vì vậy giờ bạn biết kế toán là gì rồi và tại nó quan trọng, hãy xem xét những hồ sơ nào bạn cần giữ.

Những điều cơ bản

Một cách đơn giản để nhìn vào việc này là đây:

Mỗi lần bạn nhận tiền từ khách hàng, bạn cần phải ghi chép lại: mỗi lần bạn dùng tiền khi đại diện cho công ty, bạn cũng cẫn ghi chép lại.

Bạn cần phải ghi chép gì và bạn ghi chép chúng như thế nào có thể phụ thuộc vào những hình thức thu nhập và chi phí, nhưng đây là những yêu cầu tối thiểu:

  • bạn đã nhận tiền hoặc trả tiền cho những ai
  • ngày
  • số lượng
  • mục đích

Vậy nếu bạn là nhà thiết kế tự do, ví dụ, thu nhập của bạn cho tháng tám có thể trông như thế này:

Ngày Khách hàng Số tiền Chi tiết
1-tháng 8-15 Công ty XYZ $250.00 Thiết kế logo
5-tháng 8-15 ABC Inc $1,000.00 Website tái thiết thương hiệu
20-tháng tám-15 John Smith $1,750.00 Lời mời đám cưới
Và chi phí của bạn có thể trông như thế này:
Ngày Người nhận Số lượng Chi tiết thông tin
10-tháng tám-15 Phần mềm Acme $500.00 Gói phần mềm thiết kế
15-tháng tám-15 ABC Realty $500.00 Thuê mướn văn phòng
17-tháng tám-15 Văn phòng phẩm XYZ $200.00 Chi phí cho những lời mời đám cưới

Đừng lo lắng về việc bạn tổ chức những bản ghi chép này như thế nào trong một bảng tính hoặc ở đâu khác. Chúng tôi sẽ đề cập đến trong Phần 3.

Thêm chi tiết

Ngoài việc ghi lại ngày tháng, số tiền và các dữ liệu cơ bản khác trong danh sách, bạn cũng cần phải lưu giữ thêm chi tiết về mỗi giao dịch, bao gồm các tài liệu hỗ trợ mà bạn có thể tham khảo nếu cần.

Đối với thiết kế logo, ví dụ: bạn nên giữ hóa đơn bạn gửi cho khách hàng, sẽ hiển thị địa chỉ đầy đủ của khách hàng và nhiều thông tin hơn về công việc. Và bạn nên giữ bản ghi về chính khoản thanh toán, ví dụ như một bản sao kê ngân hàng cho thấy việc chuyển tiền.

Đối với các chi phí như vật tư văn phòng phẩm, bạn nên giữ biên nhận ban đầu mà bạn nhận được từ nhà cung cấp. Bạn cũng có thể giữ bằng chứng thanh toán nếu thích hợp, ví dụ như một bảng sao kê thẻ tín dụng có ghi 200 đô la được tính vào thẻ của bạn.

Lý do chính để giữ lại các hồ sơ này là để bạn luôn có thể chứng minh thu nhập của bạn đến từ đâu và cho thấy rằng chi phí của bạn là chi phí kinh doanh hợp lệ (ví dụ như bạn đang yêu cầu họ là khoản khấu trừ trên tờ khai thuế của bạn và cơ quan thuế yêu cầu bằng chứng).

Nhưng cũng tốt để giữ các hồ sơ này vì lợi ích của riêng bạn. Nếu một khách hàng cũ quay trở lại với bạn sau vài năm và muốn làm việc với bạn lần nữa, tốt nhất là bạn có thể đặt tay vào hóa đơn ban đầu cho công việc trước đó, để bạn có thể thấy bạn bị tính phí bao nhiêu và cách bạn đã chia nhỏ chúng ra. Nếu chi phí của bạn vượt ra khỏi tầm kiểm soát, tốt để có thể xem chi tiết về nơi bạn đã tiêu tiền của mình, để bạn có thể xác định khu vực cần cắt giảm.

Tùy thuộc vào cách bạn tổ chức doanh nghiệp tự do của mình, bạn có thể cần phải theo dõi những thứ khác, như hồ sơ của bất kỳ ai bạn làm việc, và chi tiết về số tiền bạn đã sử dụng xe hơi hoặc nhà của bạn cho kinh doanh. sử dụng cá nhân. Tôi không thể bao quát tất cả các khả năng, vì thế cho mục đích của hướng dẫn này, tôi đề cập đến các nguyên tắc chung và bạn có thể thích ứng với hoàn cảnh cá nhân của bạn.

3. Bạn nên tổ chức những hồ sơ này như thế nào?

Chúng ta đã xét qua bạn cần giữ điều gì, nhưng đến giờ chúng ta chỉ mới có một vài danh sách và hồng hoá đơn và biên nhận. Điều đó không thực sự gọi là có tổ chức. Trong phần này, chúng ta sẽ đưa chúng lại với nhau để khả thi hơn.

Phiên bản của bảng tính

Có một số cách tổ chức hồ sơ của bạn, nhưng tôi sẽ bắt đầu bằng một phiên bản đơn giản sử dụng bảng tính Excel cơ bản.

Ý tưởng là cơ bản thiết lập một bảng tính cho mỗi năm, với một tab cho "Thu nhập" và một tab cho "Chi phí". Có các cột cho tất cả các chi tiết quan trọng như ngày tháng, khách hàng, số tiền và như vậy, và chỉ cần điền vào trong khi bạn đi cùng. Tôi đã đính kèm bản mẫu cho hướng dẫn này, vì vậy, vui lòng tải nó xuống từ sidebar.

Như bảng tính đi, tất nhiên, điều này là rất cơ bản. Ý tưởng là để giữ nó đơn giản cho bây giờ, và để làm cho nó càng dễ dàng càng tốt để bạn bắt đầu ghi lại tất cả các giao dịch có liên quan. Nếu bạn có thể làm điều đó, sau đó vào cuối năm bạn sẽ có ít nhất là có hồ sơ hoàn chỉnh để làm việc từ. Và tất nhiên bạn có thể sử dụng sức mạnh của Excel để phân tích dữ liệu, tính thu nhập theo tháng, theo khách hàng, theo loại công việc, v.v. Hãy xem xét template cơ bản này như một xuất phát điểm, mức tối thiểu của lưu trữ hồ sơ, và tùy chỉnh nó theo như ý bạn muốn.

Vậy sau đó làm gì với tất cả những hoá đơn và biên nhận đó? Nếu có thể, quét (scan) lại tất cả, đặt tên có ý nghĩa cho chúng (ví dụ: "XYZCorp-Logo-Apr15.pdf", không phải "Scan01.pdf"!), và đặt chúng trong những thư mục trong máy tính của bạn, sắp xếp theo năm và tháng. Cột thư mục sẽ trông thế này:

File system hierarchy

Trong mỗi thư mục, bạn có bản lưu đã scan của mỗi biên nhận, Trong mỗi thư mục, bạn có các bản sao được quét của mỗi biên nhận, báo cáo hoặc tài liệu khác từ tháng đó. Bằng cách đó, nếu bạn cần biết thêm về giao dịch diễn ra vào ngày 12 tháng 4 năm 2015, bạn chỉ cần truy cập vào thư mục tháng 4 năm 2015 và tìm tài liệu có liên quan. Nếu bạn có một doanh nghiệp quy mô lớn và một số lượng lớn các tài liệu, bạn có thể cần phải áp dụng một hệ thống nộp đơn phức tạp hơn, nhưng hệ thống này hiệu quả cho hầu hết các người làm việc tự do.

Một điểm quan trọng cần lưu ý: Bạn cần phải chắc chắn rằng cơ quan thuế ở nước bạn sẽ chấp nhận bản sao điện tử của tài liệu làm bằng chứng. Nếu họ yêu cầu các bản sao ban đầu của giấy tờ gốc, tất nhiên bạn sẽ cần phải giữ chúng. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc tương tự như tôi đã nêu ở trên, nhưng dưới dạng vật lý: giấy tờ hoặc hộp thư mục nhựa cho phần thu nhập và chi phí mỗi năm, chia thành từng phần cho mỗi tháng.

Phần mềm/ứng dụng tài chính

Tôi bắt đầu bằng cách hiển thị cho bạn phương pháp bảng tính vì nó đơn giản, miễn phí và dễ thực hiện. Nhưng có rất nhiều ứng dụng tài chính và gói phần mềm kế toán trên mạng như Quicken Home & Business, FreeAgent, FreshBooks, Pulse, Xero và nhiều thứ khác nữa.

Lới thế chính của viêc sử dụng phần mềm hay ứng dụng trực tuyến là bạn có thể thực hiện nhiêu hơn dữ liệu. Nhiều ứng dụng trong đó có mảng lớn các chức năng khác nhau, cho phép bạn đánh giá tổng thể sức khoẻ của doanh nghiệp, theo dõi khách hàng, phát hành hoá đơn, thiết lập ngân sách, v.v ... Vì vậy dữ liệu bạn nhập có thể giúp bạn hiểu bức tranh lớn hơn, thay vì bị cô lập trong một bảng tính. Bạn cũng có thể đính kèm tài liệu trong một số gói này, vì vậy bạn có thể giữ tất cả các file của bạn ở một nơi.

Tôi sẽ không đi vào chi tiết trong hướng dẫn này về cách mỗi phần mềm hoạt động thế nào, bởi vì có rất nhiều phầm mềm và chúng có rất nhiều chức năng, nhưng tôi khuyên bạn nên xem qua một số trong đó để xem chúng có thể làm gì. Hãy cho tôi biết trong nhận xét nếu bạn có một ứng dụng hoặc gói phần mềm cụ thể mà bạn đề xuất.

Và dù bạn sử dụng một bảng tính đơn giản hoặc một phần mềm kế toán phức tạp, hãy chắc rằng thực hiện sau lưu dự phòng an toàn cho mọi thứ!

4. Bạn cần giữ những ghi chép này trong bao lâu?

Cho đến giờ, đã được tổ chức, Nhưng chính xác việc bạn cần giữ những bản ghi chép này trong bao lâu? Sau tất cả, thậm chị cả hệ thống tổ chức tốt nhất có thể trở nên bất ổn khi chúng xử lý quá nhiều dữ liệu. Nếu bạn có thể số hoá bản ghi chép, bạn sẽ không có những vấn đề với không gian lưu trữ, nhưng khi bất cứ với một ổ đĩa cứng đầy những file cũ, thư mục và thư mục con đều biết, những đống lộn xộn kỹ thuật số cũng có thể là vấn đề.

Những cơ quan thuế ở mỗi quốc gia đều có luật về việc bạn cần phải giữ những hồ sơ này trong bao lâu. Ở U.K, ví dụ, là 5 năm cho những người tự kinh doanh. Tại U.S., nhìn chung là 3 năm, nhưng dài hơn trong những trường hợp nhất định. Hãy xem website của các tổ chức thuế ở nước bạn để tìm ra luật ở nơi bạn sống.

Nhưng đừng xem chúng là chỉ dẫn duy nhất của bạn. Những luật thuế đề ra khoảng thời gian tối thiểu bạn phải giữ những bản ghi chép, và dĩ nhiên bạn phải tuân theo chúng. Nhưng hãy giữ lại chúng lâu hơn nếu chúng có giá trị với bạn.

Cá nhân tôi đã làm tự do hầu như 10 năm nay, và tôi giữ những hồ sơ đó ngay từ thời điểm bằt đầu. Tôi thích có thể nhìn lại và xem tôi đã làm gì từ năm 2007, tôi đã làm việc cho ai, tôi đã tính phí như thế nào, v.v. Tôi không thực sự làm điều này thường xuyên, nhưng tôi thích biết rằng những bản ghi chép vẫn ở đấy! Bởi vì chúng được sắp xếp gọn gàng, không mất quá nhiều không gian, và tôi giữ những bản ghi chép cũ tách biệt với bản ghi mới hơn vì thế không có sự nhầm lẫn nào.

Nếu bạn giống như tôi, thì chỉ cần chắc rằng bạn sắp mọi thứ ngăn nắp, và giữ nó, miễn là bạn vẫn muốn như thế! Nếu không, cứ thoải mái thanh lý nó ngay sau khi thời hạn tối thiểu của mục đích về thuế kết thúc.

Bước tiếp theo

Trong hướng dẫn này, bạn đã học cách giữ các bản ghi cơ bản về các giao dịch tài chính của bạn như một freelancer. Bạn đã xem hồ sơ nào bạn cần giữ, cách giữ chúng và tổ chức chúng, và bạn cần giữ chúng trong bao lâu.

Bước tiếp theo là chọn một hệ thống bạn thích và triển khai nó. Dù bạn chọn một giải pháp bảng tính cơ bản, một ứng dụng kế toán hoặc một gói phần mềm kế toán phức tạp, điều đó tuỳ thuộc vào bạn. Thậm chí bạn có thể đánh máy các giao dịch trên máy đánh chữ và kẹp những biên nhận và hoá đơn vào trang nếu dó là một hệ thống có ý nghĩa với bạn. Điều quan trọng là một hệ thống mà bạn có thể tuân theo dễ dàng, sau đó theo nó, cho từng giao dịch.

Nghe có vẻ buồn chán, nhưng về lâu dài bạn sẽ thấy cái lợi của nó. Hệ thống tôi đề ra khá đơn giản, và ghi chép lại một mục đơn lẻ của thu nhập chỉ mất vài giây. Nhưng khi bạn nộp tờ khai thuế của mình vào cuối năm, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi có mọi thứ được tổ chức tốt và dễ truy cập. Vì vậy, bắt đầu ngày hôm nay, và tận hưởng những thành quả của sổ sách kế toán cẩn thận của bạn trong tương lai!

Và theo dõi bài hướng dẫn tiếp theo trong loạt bài này, chúng ta sẽ xem chủ đề gần với mong đợi của đa số người làm việc tự do: được thanh toán đúng hạn.

Nguồn tài nguyên

Graphic Credit: Ledger icon thiết kế bởi Musket, US từ dự án Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.