() translation by (you can also view the original English article)
توقيع البردي الالكتروني هو أكثر من اسم ووظيفة. إنه جزء من العلامة التجارية الخاصة بك ، يشجع القارئ على الرد، يزوده بمعلومات الاتصال، ويلفت انتباه القارئ بطريقة ايجابية وبارزة.
في هذا المقال، سننظر عن كتب على توقيعات البريد الالكتروني. وهذه تسعة نصائح لصنع توقيعات جذابة وقيمة للبريد الالكتروني. حيث سيرغب القارئ لرسالتك عبر البريد الالكتروني بالرد عند رؤيته لتوقيعك المحترف.
العناصر الأساسية للحصول على توقيع جيد
لتوقيع البريد الالكتروني وظيفتان هما:
- جذب انتباه القارئ للرسالة
- لاعلام القارئ بمعلومات عنك
وهذه بعض العناصر ليكون توقيع بريدك الالكتروني جيدا
- الاسم، الوظيفة والشركة.اسمك يخبر القارئ من مرسل البريد الالكتروني. واذا كنت تمثل شركة، فإنه يجب عليك ادراج اسمك ووظيفتك في هذه الشركة
- معلومات الاتصال. يجب اضافة معلومات الاتصال الخاصة بك بالإضافة لموقع عملك. كما يجب اضافة رقم هاتف واحد على الأقل. يمكن اضافة عنوان بريدك الالكتروني مع أن كثير من الخبراء يقولون أنه ليس ضروريا.
- الروابط الاجتماعية. أصبح مهما جدا اضافة بيانات الاتصال الخاصة بمواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بك إلى توقيع البريد الالكتروني الخاص بك اختر أكثر مواقع التواصل الاجتماعي الاحترافية وضعها في توقيعك مثلا حسابك LinkedIn. وتجنب اضافة حسابات لمواقع تواصل اجتماعي تافهة أو غير مناسبة.
- الشعار (اختياري). اذا كنت تعمل لدى شركة أو في عملك الخاص، فإنه يفضل اضافة الشعار الخاص بشركتك أو عملك الخاص في توقيعك.
- الصورة (اختياري). كثير من توقيعات البريد الالكتروني تتضمن صورة المرسل. وهذا يساعد القارئ أن يربط صورة وجهك باسمك.
- التصميم المتجاوب. استخدام الهواتف الذكية وغيرها من أجهزة الموبايل أصبح متزايدا مما يزبد فرص أن يقوم مستقبل بريدك الالكترون بفتح البريد من جهاز الهاتف أو الموبايل لذلك فإن التصميم يجب أن يكون متجاوبا مع هواتف القراء.
- المتطلبات القانونية. بعض الدول لها متطلبات قانونية خاصة يجب أن تنطبق عليها كل اتصالات وتواصلات الأعمال. راجع محاميك لمعرفة ما إذا كانت الدولة التي يوجد فيها عملك لها قوانين معينة على توقيعات البريد الالكتروني
لا تجعل توقيع البريد الالكتروني الخاص بك طويلا جدا أو يتضمن كم هائل من المعلومات. أظهرت الدراسات أن المستقبلين لرسائل البريد الالكتروني يتجاهلون التوقيعات التي تجمل معلومات كثيرة. مثلا، رقم هاتف واحد أو اثنين يعتبر عادة كافيا.
أيضا، كن حذرا من اضافة معلومات غير ملائمة مثل اقتباسات طويلة أو أقوال مثيرة للجدل. هذا الامر لن يضيف شيئا قيما إلى توقيعك. على العكس، هذه الاقتباسات يمكن أن تزعج أو تسيء إلى قارئك مما قد يسبب خسارتك للعمل.
9 نصائح للحصول على توقيع جيد للبريد الالكتروني (مع أمثلة)
اليوم، التوقيع المحترف يعطي انطباعا عنك وعن عملك. فهو جزء من علامتك التجارية تماما مثل بطاقة العمل أو قطعة من القرطاسية. لذلك من المهم الحصول على توقيع مناسب لبريدك الالكتروني
قوالب توقيع البريد الالكتروني يمكن أن تساعدك في بناء توقيع بارز وقيم. في هذا القسم، سأشارككم تسعة نصائح للحصول على توقيع جيد مع عينات ملهمة لقوالب للتوقيع متوفرة في سوف انفاتو(Envato ) بهذه الطريقة يمكن الحصول على تصميم محترف لتوقيع بريدك الالكتروني والذي يتناسب مه احتياجات عملك
1. ليكن بسيطا
لابد أنك سمعت القول "الأقل هو الأكثر". عند يكون الأمر متعلقا بتوقيع البريد الالكتروني فإن هذا القول صحيح. إذا كان توقيعك مزدحما أو يحتوي الكثير من المعلومات فإن قارئك سيصبح مشتتا أضف على ذلك أن بعض الشركات تطلب استخدام توقيع رسمي وبسيط لعناوين البريد الالكتروني الخاصة بالشركة.
هذان مثالان لقالبين بسيطين لتوقيع البريد الالكتروني اللذان يعتبران معيار رائع لمؤسسة ما أو عمل صغير.
إذا كنت تستخدم توقيعا بسيطا لبريدك الالكتروني تأكد أن يحتوي على المعلومات الكافية التي تمكن القارئ من الوصول إليك.
2. كن اجتماعيا
مواقع التواصل الاجتماعي تزود القراء بطريقة أخرى للاتصال بك والذي يمكن أن يكون أمرا مهما لبناء علاقات عمل مستمرة وناجحة.
إذا أضفت معلومات الاتصال الخاصة بمواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بك، فإنها يجب أنك تكون رسمية ومحترفة. إذا لم تكن واثقا من حساب موقع اجتماعي خاص بك فإنه من الأفضل أن تقوم بمراجعته وتزيل أي منشورات غير احترافية. من الممكن أن يساعدك صديق بمراجعة حساب موقع التواصل الاجتماعي الخاص بك واعلامك في حال وجود أي منشور يجعلك تظهر بمظهر سيء.
هذا القالب المحترف لتوقيع البريد الالكتروني فيه معلومات بارزة عن موقع التواصل الاجتماعي الخاص بك. هذان قالبان للتوقيع أحدهم يحتوي معلومات عن
نسبة كبيرة من محترفي الأعمال موجودن على مواقع التواصل الاجتماعي. قارئوك سيقدرون أنك جعلت الامر أكثر سهولة بإضافة معلومات الاتصال الخاصة بحسابات مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بك
3. الشكل النهائي للصورة
إذا كنت تستخدم صورة في توقيع البريد الالكتروني الخاص بك فإنه يجب أن تكون صورة محترفة. تجنب استخدام صور السيلفي أو الأجزاء المقتطعة من صور أخرى.
وهذه بعض المؤشرات التي تساعدك في الحثول على صور لتوقيع البريد الالكتروني الخاص بك :
- الصورة يجب أن تكون صغيرة. الصورة الكبيرة تأخد وقت أطول في التحميل.
- استخدم خلفية محايدة للصورة. الخلفية المكتظة تشتت القارئ.
- ارتدي ملابس رسمية. تأكد من أن شعرك وتبرجك أيضا رسمي.
- انظر مباشرة إلى الكاميرا للحصول على صورة أكثر وضوحا.
- استخدم صورة للرأس فقط وليس لكامل الجسد ( وجهك سيكون صغيرا جدا في صورة لجسمك كاملا.)
يتضمن قالب تصميم توقيع البريد الإلكتروني هذا مكانا بارزا لصورتك الفوتوغرافية:
تواقيع البريد الالكتروني التي تحتوي صور تبدو أكثر ودية وهو خيار رائع للمهنيين مع جهات الاتصال بلعميل. بعض الأمثلة تشمل موظفي المبيعات ،العامل الحر ، أو أولئك الذين يدعمون العملاء.
4. كن نابضا بالالوان
أحد أسهل الطرق لجذب الانتباه هي استخدام الألوان حيث أن التوقيع التي يحتوي ألوان نابضة سيجذب القارئ.
من جهة أخرى أن تفرط في استخدام الألوان في توقيعك قد يجعلك تبدو صبيانيا أو لعوبا. هذه بعض الارشادات في استخدام الألوان:
- اختر لونا أو اثنين يكملان بعضهما والتزم بهما.
- لا تستخدم الكثير من الألوان.
- تجنب استخدام الألوان الصادمة مثل القرمزي أو البرتقالي إلا إذا كانت هذه الألوان جزء من علامتك.
- إذا كنت تعمل في المجال الابداعي، بإمكانك استخدام الألوان البراقة والإ فالتزم بالالوان الخافتة.
- تأكد من أن الألوان التي تختارها تتناسب مع علامات أخرى خاصة بك مثل موقعك ، أدواتك المكتبية أو بطاقات العمل الخاصة بك.
التوقعيان في الأسفل يستخدمان ألوان براقة، واحد من مئات الخيارات المتاحة في قالب التوقيع هذا:
التوقيع الجيد الملون بالتأكيد يجذب الانتباه. اللون خيار جيد لمعظم المؤسسات. الاشخاص المبدعين قد يميلون لاستخدام أكثر للألوان المشرقة.
5. كن جرئيا بالأسود والأبيض
التوقيع الوامض ليس مناسبا لبعض المؤسسات أو العلامات التجارية. كما أن الاستخدام المفرط للالوان قد يكون مخالف لسياسة الشركة .
عدم استخدامك للون لا يعني أن توقيعك لن يكون جاذبا للنظر. التوقيع بالأسود والأبيض يمكن أن يكون فعالا تمام كالتواقيع التي تستخدم الألوان. المفتاح يكمن في التصميم واستخدام الخط.
ابحث عن تصميم بخط عريض وواضح و الكثير من المساحة البيضاء للتباين. في ما يلي نموذج تصميم أبيض وأسود فعال:
التوقيع باللونين الأسود والأبيض يمكن أن يعتبر أكثر تحفظا أو رسمي. وهذا يجعله مناسبا لك أكثر إذا كنت في موقع رسمي مثل المال أو القانون بالاعتماد على التصميم، التوقيع باللونين الأسود والأبيض قد يعتبر أيضا حديثا.
6. وفرة الخيارات
بما أن توقيعك يعبر عن علامتك التجارية، فإنه من الجيد أن يكون لديك عدة خيارات. أيضا هي فكرة جيدة أن يكون لديك عدة خيارات عندما يحتاج توقيع بريدك الالكتروني الخاص بك للتغيير.
مثلا، إذا قمت بتغيير مهنتك أو شركتك فإنك بحاجة لتغيير توقيع بريدك الالكتروني بجيث يعكس موقعك الجديد. أيضا إذا كنت تروج أو تعيد الترويج لعملك فإنها فكرة جيدة أن تختار قالبا مرنا يمكنك ضبطه متى انتهيت من عملك.
في الأسفل قالب توقيع مرن يسمح لك أن تجمع 50 تصميم ب 10 ألوان ويعطيك أكثر من 500 خيار لتواقيع فريدة. هنا عدد من الأمثلة :
لذلك إذا كنت تتوقع تغيير توقيع بريدك الالكتروني فتأكد من أن أي قالب تستخدمه مرن اتجاه التغيير.
7. شكل الشركة
إذا كنت تعمل في مؤسسة أو عمل ما فإنك قد تحتاج شكل رسمي خاص بالشركة في توقيع البريد الالكتروني الخاص بك. قد تحتاج أيضا أن تعرض الشعار الخاص بالشركة في توقيع البريد الالكتروني.
تذكر، يتم ارسال البريد الالكتروني الخاص بالعمل باستخدام توقيع البريد الالكتروني الخاص بالشركة . من الضروري أن يتم مراعاة معايير الشركة في توقيع البريد الالكتروني والذي قد يتضمن:
- معايير السرية. العديد من الشركات تتطلب أن يتم ادراج هذا المعيار في كل بريد الكتروني خاص بالشركة.
- ألوان وخطوط المؤسسة. لكي يكون مظهر الاتصال الخاص بالشركة ضمن المعاييرـ فإن المؤسسة قد تقيد استخدامك للألوان الخطوط.
- روابط المؤسسة. شركتك قد تفضل ان ترتبط من خلال موقعهم ومن خلال وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم بدلا من استخدام معلوماتك الحاصة.
- العنوان. تواقيع البريد الالكتروني عادة تحتوي عنوان الموقع الرئيس للمؤسسة.
بعض الدول لديها قوانين تلزم المؤسسات أن يحتوي البريد الالكتروني الخاص بها علة عناصر معينة. في الممكلة المتحدة مثلا هناك قوانين محددة لبيانات الاتصال الخاصة بأنواع معينة من الاعمال. هذه القوانين تطبق على البريد الالكتروني. راجع مع محاميك القوانين المعمول بها في منطقتك والتي تنطبق على عملك.
توقيع البريد الالكتروني الخاص بالشركة في الأسفل يحتوي عددا من التواقيع المختلفة التي تمتلك جميعها شكلا محترفا. وهذان اثنان منها:
8. استخدم صانع ومنشئ للتوقيع
استخدم قالب للتوقيع مع محرر عبر الانترنت. هذا يسمح لك ببناء وتصميمي توقيع يتلائم معك بدو الحاجة لمعرفة أي مهارات برمجة أو معرفة ب HTML .
بامكانك استخدام صانع للتوقيع الذي يحرر النص بشكل سريع ، يغير الألوان ، يضيف روابط لمواقع التواصل الاجتماعي ، شعار الشركة، ويخرج بالنتيجة بما يتلائم معك.
صانع التوقيع الالكتروني (Otrion) يقدم محرر عبر الانترنت مع عدد من الخيارات التي تنتج نتيجة متجاوبة.
9. اتجه للحداثة
نمط التصميم الحديت للتوقيع يتناسب مع كثير من العلامات. الخط الأنيق، الواضح يعطي نظرة جديدة ومنعشة.
إذا كنت تشعر أن نمط التصميم الحديث يتناسب مع عملك فإن هذه الامور يجدر بك النظر إليها:
- شكل مرتب
- خط واضح وبسيط ( تجنب برامج النصوص أو خط اليد)
- تصميم مسطح أو شبه مسطح (تجنب التصميم المتشابك أو الثلاثي الأبعاد)
- استخدام قلبل للخط العريض
- نص كبير
هذا نمط حديثوفريد لتوقيع البريد الالكتروني :
استخدام نمط حديث للتوقيع لأي شركة أمر مهم للحصول على صورة متطورة.
الخطوة التالية
الخطوة التالية هي أن تصنع توقيعا محترفا جذابا وفريدا فقط لك. مكان رأئع لتبدأ فيه البحث عن قوالب للتوقيع هو سوق Envato ، والذي يوفر كما هائلا من التصاميم لتختار منها.
عند تصميم توقيعك المحترف تذكر أن تفكر بهذه الأشياء:
- روابط لمواقع التواصل الاجتماعي
- أن يتضمن صورة للوجه
- البقاء بسيطا أو الاتجاه نحو الحداثة
- استخدام تصميم ملون أو الالتزام بالأسود والأبيض
- المعايير المؤسسية والقانونية
- استخدم قالب أو صانع للتوقيع
نصيحة أخيرة
متى قمت بصنع توقيعك المحترف، قم بتحديثه أولا بأول.. افحصه غالبا لتتأكد من ان الروابط، أرقام الهاتف، ومعلومات أخرى صحيحة. استبدل روابط قديمة وأضف معلومات جديدة حسب الحاجة.
التوقيع الذي يحتوي معلومات غير محدثة يترك انطباعا سيئا عن علامتك التجارية وعملك.
