Advertisement
  1. Business
  2. Email

9 Tips Tanda Tangan Email Profesional - dengan Contoh Template Terbaik

by
Read Time:20 minsLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Zesar Matin Aryona (you can also view the original English article)

Tanda tangan email Anda lebih dari sekedar nama dan judul Anda. Ini juga merupakan bagian dari branding pribadi Anda. Ini perlu mendorong respons pembaca, memberikan informasi kontak, dan menangkap pembaca dengan cara yang positif dan mudah diingat.

Pada artikel ini, kita melihat dekat tanda tangan email. Berikut adalah sembilan tip untuk membuat tanda tangan email yang menarik dan informatif. Pembaca Anda ingin menanggapi saat mereka melihat tanda tangan email profesional pada pesan yang Anda kirim.

Sending Professional EmailsSending Professional EmailsSending Professional Emails
Mengirim Email Profesional ( grafis )

Elemen Dasar Tanda Tangan Email yang Baik

Tanda tangan email memiliki dua pekerjaan:

  • Untuk menarik perhatian pembaca
  • Untuk menyampaikan informasi tentang Anda kepada pembaca

Berikut adalah beberapa elemen tanda tangan email yang bagus:

  1. Nama, judul dan perusahaan. Nama Anda memberitahu pembaca yang mengirim email. Jika Anda mewakili perusahaan, Anda juga harus memasukkan nama dan jabatan Anda di perusahaan.
  2. Kontak informasi. Informasi kontak Anda harus menyertakan situs web bisnis Anda. Ini juga harus mencakup setidaknya satu nomor telepon. Tidak apa-apa untuk memasukkan alamat email Anda meskipun banyak ahli mengatakan itu tidak perlu.
  3. Link sosial. Ini menjadi semakin penting untuk menyertakan informasi kontak media sosial di tanda tangan email Anda. Pilih akun media sosial paling profesional untuk ditautkan. LinkedIn adalah contoh yang bagus. Hindari menghubungkan ke akun sosial yang tidak masuk akal atau tidak relevan.
  4. Logo (opsional). Jika Anda bekerja untuk perusahaan atau memiliki bisnis sendiri,  mungkin Anda ingin menyertakan logo Anda di tanda tangan email Anda.
  5. Foto (opsional). Banyak tanda tangan email memasukkan foto pengirim. Ini bisa membantu pembaca meletakkan wajah Anda ke nama Anda.
  6. Desain responsif. Penggunaan smartphone dan perangkat mobile lainnya telah meningkat. Kemungkinan penerima email Anda akan membuka email Anda di perangkat mobile. Desain yang responsif disesuaikan untuk pembaca ponsel.
  7. Persyaratan resmi. Beberapa negara memiliki persyaratan hukum khusus yang harus dipenuhi oleh semua komunikasi bisnis. Tanyakan kepada pengacara Anda untuk mengetahui apakah negara tempat bisnis Anda  berada memiliki undang-undang khusus yang mengatur tanda tangan email.

Jangan membuat tanda tangan email Anda terlalu lama atau menyertakan sejumlah informasi besar. Studi telah menunjukkan bahwa penerima cenderung mengabaikan tanda tangan email dengan terlalu banyak informasi. Misalnya, satu atau dua nomor telepon biasanya cukup.

Juga, berhati-hatilah untuk menambahkan informasi yang tidak relevan seperti kutipan panjang atau ucapan yang kontroversial. Ini sering tidak menambahkan nilai pada tanda tangan email Anda. Paling buruk, sebuah kutipan bisa menyinggung atau mengganggu pembaca Anda, yang menyebabkan Anda kehilangan bisnis.

9 Tips Tanda Tangan Email (Dengan Contoh)

Tanda tangan email profesional hari ini membuat pernyataan tentang Anda dan bisnis Anda. Mereka adalah bagian dari merek Anda sebagai kartu nama atau stasioner. Itulah mengapa penting untuk mendapatkan tanda tangan email Anda dengan benar.

Template tanda tangan email dapat membantu Anda  membangun tanda tangan email yang mudah diingat dan informatif. Pada  bagian ini, saya membagikan sembilan tip tanda tangan email, dengan sampel tanda tangan email inspiratif yang tersedia dari Envato Market. Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan desain tanda tangan email profesional yang sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda.

1. Tetap Sederhana

Anda pernah mendengar pepatah, "kurang adalah lebih." Ketika hadir pada tanda tangan email Anda, itu bisa benar. Jika tanda tangan email Anda terlalu sibuk atau berisi terlalu banyak informasi, pembaca Anda dapat terganggu atau terbebani. Ditambah lagi, beberapa perusahaan memerlukan penggunaan tanda tangan email sederhana yang seragam untuk email bisnis perusahaan.

Berikut  adalah dua contoh dari template tanda tangan email sederhana yang akan membuat standar yang bagus untuk korporasi atau usaha kecil.

Simple Email Signature TemplateSimple Email Signature TemplateSimple Email Signature Template
Template Tanda Tangan Email Sederhana

Jika Anda menggunakan tanda tangan email minimalis yang sederhana pastikan memasukkan cukup informasi sehingga pembaca bisa menghubungi Anda.

2. Dapatkan Sosial

Media sosial menyediakan cara lain bagi pembaca Anda untuk terhubung dengan Anda, yang dapat menjadi bagian penting dalam membangun hubungan bisnis yang berkelanjutan.

Jika Anda menyertakan informasi kontak media sosial, akun media sosial yang Anda tautkan harus profesional. Jika Anda tidak yakin dengan akun media sosial tertentu, ada baiknya Anda meninjau akun tersebut dan menghapus pos tidak profesional lainnya. Ini mungkin meminta bantuan teman untuk meninjau akun media sosial Anda dan memberi tahu Anda tentang tulisan yang membuat Anda terlihat buruk.

Template tanda tangan email profesional ini memiliki informasi media sosial yang menonjol. Berikut adalah dua contoh tanda tangan email dengan informasi media sosial dan yang tidak:

Email Signature with Social Media LinksEmail Signature with Social Media LinksEmail Signature with Social Media Links
Template Tanda Tangan Email Profesional - dengan fitur sosial

Sebagian besar profesional bisnis ada di media sosial. Pembaca Anda akan menghargai bahwa Anda telah mempermudah terhubung dengan akun sosial Anda.

3. Foto Lengkap

Jika Anda menggunakan foto di tanda tangan email Anda itu perlu gambar profesional. Hindari menggunakan selfy atau potongan dari foto lainnya.

Berikut adalah beberapa petunjuk untuk membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari foto dalam tanda tangan email Anda:

  • Gambarnya kecil. Gambar yang terlalu besar membutuhkan waktu terlalu lama untuk dimuat.
  • Gunakan latar belakang foto yang netral. Latar belakang yang sibuk mengalihkan perhatian pembaca.
  • Gaun profesional. Pastikan rambut dan dandan Anda juga profesional.
  • Lihatlah langsung kamera untuk gambar yang lebih mudah didekati.
  • Gunakan foto muka dan bukan foto full body. (Wajah Anda akan terlalu kecil dalam gambar tubuh penuh.)

Template desain tanda tangan email ini mencakup ruang tempat untuk foto Anda:

Email signature design template Email signature design template Email signature design template
Tempalte Desain Tanda Tangan Email - dengan placeholder foto

Tanda tangan email dengan foto sering dianggap lebih ramah. Ini adalah pilihan tepat bagi para profesional dengan kontak klien. Beberapa contoh termasuk orang sales, freelancer, atau dukungan pelanggan.

4. Warna Warni

Salah satu cara termudah untuk menarik perhatian adalah dengan menggunakan warna. Pembaca lebih cenderung memperhatikan tanda tangan dengan warna.

Anda bisa saja menggunakan warna terlalu banyak dalam tanda tangan Anda. Tapi bisa membuat tanda tangan email Anda terlihat kekanak-kanakan atau ceroboh. Berikut adalah beberapa panduan untuk menggunakan warna:

  • Pilih satu atau dua warna yang saling melengkapi dan patuhi mereka.
  • Jangan gunakan terlalu banyak warna.
  • Hindari penggunaan warna yang berbenturan (seperti ungu dan oranye) kecuali warna itu adalah bagian dari merek Anda.
  • Jika Anda berada di bidang kreatif, Anda bisa menjauhkan warna yang lebih cerah. Jika tidak, tetap berpegang pada tone rendah.
  • Pastikan warna yang Anda pilih sesuai dengan bahan bermerek lainnya seperti situs web Anda, alat tulis kantor, dan kartu bisnis Anda.

Dua tanda tangan email di bawah ini menggunakan warna-warna cerah secara efektif, salah satu dari ratusan pilihan yang tersedia dalam template tanda tangan email berwarna-warni ini:

Email signatures using colorEmail signatures using colorEmail signatures using color
Desain Tanda Tangan Email Warna Warni

Tanda tangan email yang bagus dan berwarna pasti akan menarik perhatian. Warna adalah pilihan tepat bagi kebanyakan bisnis. Profesional kreatif bisa menjauhkan dari penggunaan banyak warna dengan warna yang lebih terang.

5. Berani dengan Warna Hitam Putih

Tanda tangan email yang mencolok tidak sesuai untuk beberapa industri dan merek. Penggunaan terlalu banyak warna mungkin bertentangan dengan kebijakan perusahaan. Atau mungkin tidak disukai lagi dalam komunikasi bisnis yang lebih formal.

Hanya karena Anda tidak menggunakan warna, itu tidak berarti tanda tangan email profesional Anda tidak bisa eye-catching. Tanda tangan hitam dan putih bisa sama efektifnya dengan yang menggunakan warna. Kuncinya adalah pada desain dan penggunaan font.

Lihat desain dengan huruf tebal, garing dan banyak ruang putih untuk kontras. Berikut adalah template desain hitam dan putih yang efektif:

Black and white email signatureBlack and white email signatureBlack and white email signature
Tanda Tangan Email Hitam Putih

Tanda tangan email hitam dan putih bisa dianggap lebih konservatif atau formal. Itu membuat mereka cocok jika Anda berada dalam profesi yang lebih formal seperti keuangan atau hukum. Bergantung pada desain, tanda tangan hitam dan putih juga bisa dianggap modern.

6. Pilihan Berlimpah

Karena tanda tangan email Anda mewakili merek Anda, ada baiknya memiliki pilihan. Ini juga merupakan ide bagus untuk memiliki pilihan jika tanda tangan email Anda memerlukan perubahan.

Misalnya, jika Anda mengubah karir atau perusahaan yang Anda butuhkan untuk mengubah tanda tangan email Anda untuk mencerminkan posisi baru Anda. Juga, jika Anda saat ini membranding atau rebranding bisnis Anda, itu adalah ide yang baik untuk memilih template fleksibel yang dapat Anda sesuaikan setelah Anda menyelesaikan tampilan bisnis Anda.

Template tanda tangan yang fleksibel di bawah ini memungkinkan Anda menggabungkan 50 desain dengan 10 warna, memberi Anda hingga 500 pilihan tanda tangan email yang unik. Berikut adalah beberapa contohnya:

Flexible Email Signature TemplateFlexible Email Signature TemplateFlexible Email Signature Template
Template Tanda Tangan Email Fleksibel

Jadi, jika Anda segera segera mengubah tanda tangan email, pastikan template yang Anda gunakan cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan Anda.

7. Pandangan Perusahaan

Jika Anda bekerja untuk bisnis atau organisasi, Anda mungkin menginginkan tampilan korporat yang lebih seragam ke tanda tangan email Anda. Anda mungkin juga perlu menampilkan logo perusahaan Anda di tanda tangan email Anda.

Ingat, email bisnis yang dikirim menggunakan tanda tangan email korporat mewakili perusahaan Anda. Penting untuk memenuhi standar perusahaan dengan tanda tangan email Anda, yang mungkin termasuk:

  • Pernyataan rahasia. Banyak perusahaan mengharuskan Anda  menyertakan pernyataan ini dengan setiap email perusahaan.
  • Warna dan font perusahaan. Untuk membantu menstandardisasi tampilan dan nuansa komunikasi  korporat, organisasi Anda dapat membatasi warna dan font yang Anda  gunakan.  
  • Link perusahaan. Perusahaan Anda mungkin lebih memilih untuk menautkan ke akun situs dan akun media sosial daripada milik Anda sendiri.
  • Alamat. Tanda tangan email perusahaan biasanya termasuk lokasi kantor perusahaan utama.

Beberapa negara memiliki undang-undang yang mengharuskan email bisnis mengandung elemen tertentu. Di Inggris, misalnya, ada persyaratan hukum khusus untuk komunikasi bisnis untuk jenis bisnis tertentu. Undang-undang tersebut juga berlaku untuk email. Tanyakan kepada pengacara yang mengetahui hukum bisnis di wilayah Anda untuk mengetahui peraturan apa yang mungkin berlaku bagi Anda.

Template tanda tangan email perusahaan di bawah ini menyediakan sepuluh tanda tangan email berbeda yang semuanya memiliki tampilan dan nuansa profesional yang sama. Berikut adalah dua contohnya:

Corporate email signaturesCorporate email signaturesCorporate email signatures
Tanda tangan Email Perusahaan

8. Gunakan Builder

Gunakan template tanda tangan email dengan editor online. Ini memungkinkan Anda untuk membangun dan menyesuaikan tanda tangan email Anda, tanpa harus mengetahui keterampilan pengkodean atau pengetahuan HTML.

Anda dapat menggunakan pembangun untuk mengedit teks dengan cepat, mengubah warna, menambahkan tautan sosial, logo perusahaan, dan mengekspor hasil yang disesuaikan.

Otrion e-signature builder menawarkan editor online, sejumlah pilihan, dan mengekspor hasil yang sepenuhnya responsif.

Email Signature BuilderEmail Signature BuilderEmail Signature Builder
Tanda Tangan Email Builder

9. Dapatkan Modern

Desain tanda tangan email modern sangat sesuai dengan banyak merek. Ramping, bersih font dan tampilan segar menyampaikan nuansa abadi tanpa terlihat tanggal.

Jika Anda merasa gaya desain modern sesuai dengan bisnis Anda, berikut beberapa hal yang harus dicari:

  • Tampilan rapi
  • Garing, huruf bersih (hindari script atau font kaligrafi)
  • Desain datar atau semi datar (hindari tekstur atau tampilan 3-D)
  • Sedikit percikan warna berani
  • Teks besar

Berikut adalah gaya tanda tangan email modern yang unik:

Sample of a modern email signature Sample of a modern email signature Sample of a modern email signature
Tanda Tangan Email Modern

Gaya tanda tangan email modern sangat bagus untuk perusahaan mana pun yang ingin memproyeksikan gambar progresif. Ini bekerja sama baiknya untuk perusahaan teknologi atau profesional yang kreatif.

Langkah Berikutnya

Langkah selanjutnya adalah membuat tanda tangan email profesional yang menarik dan unik milik Anda. Tempat yang bagus untuk mulai mencari template tanda tangan email yang tepat ada di Envato Market, yang memiliki lusinan desain yang tersedia untuk dipilih.

Saat merancang tanda tangan email profesional Anda, ingatlah untuk memikirkannya:

  • tautan media sosial
  • termasuk tampilan muka
  • tetap sederhana atau modern   
  • menggunakan desain warna atau tetap dengan warna hitam dan putih
  • standar perusahaan dan hukum
  • menggunakan template atau tanda tangan email builder

Beberapa Tips Akhir

Setelah Anda membuat tanda tangan email profesional Anda, tetaplah diperbarui. Periksa sering untuk memastikan bahwa tautan, nomor telepon, dan informasi lainnya ada saat ini. Ganti link usang dan tambahkan informasi baru sesuai kebutuhan.

Tanda tangan email dengan informasi usang memberi kesan buruk tentang merek dan bisnis Anda.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.