Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

9 Συμβουλές για Επαγγελματικές Υπογραφές σε Email - Με τα καλύτερα παραδείγματα προτύπων

by
Length:LongLanguages:

Greek (ελληνικά) translation by Iris Diakoumi (you can also view the original English article)

Η υπογραφή σας στα email είναι περισσότερο από το όνομα και τον τίτλο σας. Είναι επίσης ένα μέρος της προσωπικής σας επαγγελματικής ταυτότητας. Πρέπει να ενθαρρύνει την απάντηση του αναγνώστη, να παρέχει πληροφορίες επικοινωνίας, και να αιχμαλωτίζει την προσοχή του αναγνώστη με έναν τρόπο ευχάριστο και αξιομνημόνευτο.

Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια καλύτερη ματιά στις υπογραφές των email. Ορίστε λοιπόν εννέα συμβουλές για να δημιουργήσετε υπογραφές email που είναι και ευπαρουσίαστε αλλά και ενημερωτικές. Ο αναγνώστης σας θα θέλει να απαντήσει όταν δει μια επαγγελματική υπογραφή email στα μηνύματα που στέλνετε.

Sending Professional Emails
Στέλνοντας Επαγγελματικά Emails (γραφικό)

Βασικά Στοιχεία μιας Καλής Υπογραφής Email

Μια υπογραφή email έχει δύο λειτουργίες:

  • να τραβήξει την προσοχή του αναγνώστη
  • να μεταβιβάσει πληροφορίες σχετικά με εσάς στον αναγνώστη

Ορίστε μερικά από τα στοιχεία μιας καλής υπογραφής email:

  1. Όνομα, τίτλος και εταιρεία. Το όνομά σας λέει στον αναγνώστη ποιός του έστειλε το email. Αν αντιπροσωπεύετε μια εταιρεία, θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε το όνομα και τον τίτλο σας σε αυτήν την εταιρεία.
  2. Στοιχεία επικοινωνίας. Τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα πρέπει να περιλαμβάνουν την επαγγελματική σας ιστοσελίδα. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν τουλάχιστον ένα τηλέφωνο επικοινωνίας. Είναι αποδεκτό να συμπεριλάβετε την διεύθυνση του email σας, παρόλο που πολλοί ειδικοί λένε ότι δεν είναι απαραίτητη.
  3. Κοινωνικοί σύνδεσμοι. Γίνεται όλο και πιο σημαντικό να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, μέσα στην υπογραφή του email σας. Επιλέξτε τα πιο επαγγελματικά σας προφίλ σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να παρουσιάσετε. Το LinkedIn είναι ένα καλό παράδειγμα. Αποφύγετε να προβάλλετε άσχετα ή ασόβαρα προφίλ.
  4. Λογότυπο (προαιρετικό). Αν εργάζεστε για μια εταιρεία ή για την δική σας επιχείρηση, ίσως θα πρέπει να σκεφτείτε να συμπεριλάβετε το λογότυπο στην υπογραφή του email σας.
  5. Φωτογραφία (προαιρετική). Πολλές υπογραφές email περιλαμβάνουν μια φωτογραφία του αποστολέα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τον αναγνώστη να κάνει εικόνα τον αποστολέα.
  6. Responsive σχεδιασμός. Η χρήση των 'έξυπνων τηλεφώνων' και άλλων κινητών συσκευών έχει αυξηθεί. Το πιθανότερο είναι ότι ο παραλήπτης του email σας θα το ανοίξει σε κάποια κινητή συσκευή. Ένας responsive σχεδιασμός προσαρμόζεται για τους αναγνώστες σε κινητά.
  7. Νομικές προϋποθέσεις. Κάποιες χώρες έχουν συγκεκριμένες νομικές προϋποθέσεις που πρέπει να ακολουθούν όλες οι επαγγελματικές επικοινωνίες. Ελέγξτε με το δικηγόρο σας για να δείτε αν η χώρα που βρίσκεται η επιχείρηση σας έχει συγκεκριμένους νόμους που αφορούν τις υπογραφές email.

Μην κάνετε την υπογραφή του email σας πολύ μεγάλη ή να περιλαμβάνει πολλή πληροφορία. Έρευνες δείχνουν ότι οι παραλήπτες τείνουν να αγνοούν υπογραφές email με πολλή πληροφορία. Για παράδειγμα, ένα ή δύο τηλεφωνικά νούμερα είναι συνήθως αρκετά.

Ωστόσο, προσέχετε να μην προσθέτετε άχρηστες πληροφορίες όπως μεγάλα τσιτάτα ή διφορούμενα ρητά. Αυτά συνήθως δεν προσθέτουν οτιδήποτε αξίας στην υπογραφή του email σας. Στη χειρότερη περίπτωση, ένα τσιτάτο μπορεί να προσβάλλει ή να ενοχλήσει τον αναγνώστη σας--με αποτέλεσμα να χάσετε έναν πιθανό πελάτη.

9 Συμβουλές για Υπογραφές Email (Με Παραδείγματα)

Οι σημερινές επαγγελματικές υπογραφές email δίνουν ένα στίγμα για εσάς και την επιχείρησή σας. Είναι τόσο μέρος του branding σας όσο και μια επαγγελματική κάρτα ή ένα επιστολόχαρτο. Γι'αυτόν το λόγο είναι σημαντικό να έχετε μια σωστά δομημένη υπογραφή email.

Τα πρότυπα υπογραφών email μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια ενημερωτική υπογραφή email. Σε αυτήν την ενότητα, θα μοιραστώ μαζί σας εννέα συμβουλές για υπογραφές email, με έναν εντυπωσιακό αριθμό από πρότυπα υπογραφών email που είναι διαθέσιμα στο Envato Market. Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε να αποκτήσετε ένα επαγγελματικό σχεδιασμό υπογραφής email που να είναι αυτό που ακριβώς ψάχνετε για τις επαγγελματικές σας ανάγκες.

1. Απλοποιήστε το

Έχετε ακούσει αυτό που λένε "λίγα λόγια και καλά". Όσον αφορά στην υπογραφή email σας, αυτό μπορεί να είναι πραγματικότητα. Αν η υπογραφή email σας είναι πολύ μεγάλη ή περιέχει πολλή πληροφορία τότε ο αναγνώστης σας μπορεί να χάσει το ενδιαφέρον του ή να μπερδευτεί. Επιπλέον, μερικές εταιρείες απαιτούν τη χρήση μιας απλής ομοιόμορφης υπογραφής email για κάθε εταιρικό email.

Εδώ θα δείτε δύο παραδείγματα από ένα απλό πρότυπο υπογραφής email που θα λειτουργούσε ως ένα εξαιρετικό στάνταρ για έναν οργανισμό ή μια μικρή επιχείρηση.

Simple Email Signature Template
Simple Email Signature Template

Αν χρησιμοποιείτε μια απλή, μινιμαλιστική υπογραφή email βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνετε αρκετή πληροφορία ώστε να σας προσεγγίσει ο αναγνώστης σας.

2. Γίνετε Κοινωνικοί

Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης παρέχουν άλλον έναν τρόπο να επικοινωνήσουν μαζί σας οι αναγνώστες σας, κάτι που μπορεί να είναι ένα σημαντικό κομμάτι της δημιουργίας μιας συνεχιζόμενης επαγγελματικής σχέσης.

Αν συμπεριλάβετε πληροφορίες μέσων κοινωνικής δικτύωσης, οι λογαριασμοί κοινωνικής δικτύωσης που θα συμπεριλάβετε θα πρέπει να είναι επαγγελματικοί. Αν δεν είστε σίγουροι για ένα συγκεκριμένο λογαριασμό κοινωνικής δικτύωσης, είναι μια καλή ιδέα να επεξεργαστείτε αυτόν τον λογαριασμό και να αφαιρέσετε οποιοδήποτε μη επαγγελματικό άρθρο. Σε αυτό θα μπορούσε να σας βοηθήσει κάποιος φίλος και να σας ενημερώσει για οποιοδήποτε άρθρο χαλάει την εικόνα σας.

Αυτό το πρότυπο επαγγελματικής υπογραφής email έχει εμφανείς τις πληροφορίες των προφίλ μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Εδώ θα δείτε δύο παραδείγματα υπογραφών email με πληροφορίες μέσων κοινωνικής δικτύωσης και ένα χωρίς:

Email Signature with Social Media Links
Professional Email Signature Template - Με Στοιχεία Κοινωνικής Δικτύωσης

Ένα μεγάλο ποσοστό από επαγγελματίες είναι ενεργοί στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Οι αναγνώστες σας θα εκτιμήσουν το γεγονόες ότι τους το κάνετε ευκολότερο να σας βρούν σε αυτούς τους λογαριασμούς.

3. Τελειώνουμε με Φωτογραφία

Εαν χρησιμοποιείτε μια φωτογραφία στην υπογραφή του email σας θα πρέπει να είναι μια επαγγελματική φωτογραφία. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε selfies ή εμφανείς αποκοπές από άλλες φωτογραφίες.

Εδώ θα δείτε μερικές συμβουλές για να σας βοηθήσουν να έχετε το καλύτερο αποτέλεσμα από την υπογραφή email σας:

  • Η εικόνα θα πρέπει να είναι μικρή. Μια εικόνα που είναι πολύ μεγάλη αργεί πολύ να εμφανιστεί.
  • Χρησιμοποιείστε ένα ουδέτερο φόντο. Ένα 'φλύαρο' φόντο αποσπά την προσοχή του αναγνώστη.
  • Ντυθείτε επαγγελματικά. Βεβαιωθείτε ότι τα μαλλιά και όλη η εμφάνισή σας είναι επίσης επαγγελματικά.
  • Κοιτάξτε απευθείας στην κάμερα για μια πιο προσιτή εικόνα.
  • Χρησιμοποιείστε ένα πορτραίτο αντί για μια ολόσωμη φωτογραφία. (Το πρόσωπο σας θα φαίνεται πολύ μικρό σε μια ολόσωμη φωτογραφία.)

Αυτό το πρότυπο σχεδιασμού υπογραφής email περιλαμβάνει ένα εμφανές αποθηκευτικό στοιχείο για την φωτογραφία σας:

Email signature design template
Email Signature Design Template - Με αποθηκευτικό στοιχείο για Φωτογραφία

Οι υπογραφές email με φωτογραφίες συχνά θεωρούνται πιο φιλικές. Αυτή είναι μια εξαιρετική επιλογή για επαγγελματίες με επαφές πελατών. Κάποια παραδείγματα περιλαμβάνουν επαγγελματίες πωλήσεων, freelancers, ή αυτούς που εργάζονται στον τομέα της υποστήριξης πελατών.

4. Βάλτε Λίγο Χρώμα

Ένας από τους πιο εύκολους τρόπους να τραβήξετε την προσοχή είναι να χρησιμοποιήσετε χρώμα. Οι αναγνώστες είναι πιο πιθανό να δώσουν σημασία σε μια υπογραφή με λίγο χρώμα.

Προσέξτε όμως μην το παρακάνετε. Τα πολλά χρώματα μπορούν να κάνουν την υπογραφή email σας να μοιάζει παιδική ή άτσαλη. Εδώ είναι μερικές οδηγίες για το πώς να χρησιμοποιήσετε σωστά το χρώμα:

  • Επιλέξτε ένα ή δυο χρώματα που να ταιράζουν μεταξύ τους και μείνετε σε αυτά.
  • Μην χρησιμοποιείτε πολλά χρώματα ταυτόχρονα.
  • Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε χρώματα που κάνουν μεγάλη αντίθεση (όπως πορτοκαλί και μοβ) εκτός και αν είναι μέρος της εταιρικής σας ταυτότητας.
  • Αν εργάζεστε σε κάποιο δημιουργικό πεδίο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και πιο φωτεινά χρώματα. Διαφορετικά, περιοριστείτε σε πιο μουντά χρώματα.
  • Βεβαιωθείτε ότι τα χρώματα που θα επιλέξετε ταιριάζουν με οποιοδήποτε άλλο υλικό φέρει την εταιρική σας ταυτότητα, όπως η ιστοσελίδα σας, τα επιστολόχαρτά σας και οι επαγγελματικές σας κάρτες.

Αυτές οι υπογραφές email παρακάτω κάνουν ορθή χρήση φωτεινών χρωμάτων, μια από τις εκατοντάδες επιλογές που είναι διαθέσιμες σε αυτό το χρωματιστό πρότυπο υπογραφής email: 

Email signatures using color
Colorful Email Signature Designs

Μια όμορφη, χρωματιστή υπογραφή email σίγουρα θα τραβήξει την προσοχή σας. Το χρώμα είναι μια καλή επιλογή για τις περισσότερες επιχειρήσεις. Οι επαγγελματίες του δημιουργικού μπορούν να χρησιμοποιήσουν περισσότερα φωτεινά χρώματα.

5. Να Είστε Τολμηροί με το Μαύρο και Άσπρο

Μια φανταχτερή υπογραφή email δεν είναι κατάλληλη για κάποιους τομείς και μάρκες. Η υπερβολική χρήση χρώματος μπορεί να ενάντια στην εταιρική πολιτική. Ή μπορεί να κατακριθεί σε πιο επίσημες επαγγελματικές επικοινωνίες.

Μόνο και μόνο επειδή δε χρησιμοποιείτε χρώμα, αυτό δε σημαίνει ότι η επαγγελματική σας υπογραφή email δεν μπορεί να είναι εντυπωσιακή. Μια ασπρόμαυρη υπογραφή μπορεί να είναι το ίδιο αποτελεσματική με μια έγχρωμη. Το κλειδί είναι ο σχεδιασμός και η χρήση γραμματοσειράς.

Ψάξτε ένα σχεδιασμό με μια δυναμική, ξεκάθαρη γραμματοσειρά και αρκετό κενό χώρο για αντίθεση. Ορίστε ένα αποτελεσματικό ασπρόμαυρο σχεδιαστικό πρότυπο

Black and white email signature
Ασπρόμαυρη Υπογραφή Email

Οι ασπρόμαυρες υπογραφές email μπορούν να θεωρηθούν πιο συντηρητικές ή επίσημες. Αυτό τις καθιστά κατάλληλες για εσάς αν βρίσκεστε σε ένα πιο επίσημο επάγγελμα όπως τα οικονομικά ή τα νομικά. Ανάλογα με το σχεδιασμό της, μια ασπρόμαυρη υπογραφή μπορεί επίσης να θεωρηθεί και μοντέρνα.

6. Πληθώρα επιλογών

Εφόσον η υπογραφή email σας, αντιπροσωπεύει την εταιρεία, είναι καλό να έχετε αρκετές επιλογές. Είναι επίσης καλή ιδέα να έχετε επιλογές, αν κάποια στιγμή χρειαστεί να κάνετε αλλαγές στην υπογραφή email σας.

Για παράδειγμα, αν αλλάξετε καριέρα ή εταιρεία θα πρέπει να αλλάξετε την υπογραφή σας για να αντικατοπτρίζει τη νέα σας θέση. Επίσης, αν είστε σε διαδικασία δημιουργίας ή τροποποίησης της εταιρικής σας ταυτότητας, μια καλή ιδέα είναι να επιλέξετε ένα ευέλικτο πρότυπο που να μπορείτε να τροποποιήσετε όταν οριστικοποιήσετε την εμφάνιση της επιχείρησής σας.

Το ευέλικτο πρότυπο υπογραφής παρακάτω σας επιτρέπει να συνδυάσετε 50 σχέδια με 10 χρώματα, δίνοντάς σας εώς και 500 μοναδικές επιλογές υπογραφών email. Ορίστε και μερικά παραδείγματα:

Flexible Email Signature Template
Ευέλικτο Πρότυπο Υπογραφής Email

Οπότε, αν αναμένετε ότι θα αλλάξετε την υπογραφή email σας σύντομα, βεβαιωθείτε ότι κάθε πρότυπο που χρησιμοποιείτε είναι αρκετά ευέλικτο για να μπορεί να δεχθεί τις αλλαγές σας.

7. Μια Εταιρική Εμφάνιση

Αν εργάζεστε για μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό, μπορεί να θέλετε ένα πιο ομοιόμορφο εταιρικό σχεδιασμό στις υπογραφές email σας. Επίσης μπορεί να χρειαστεί να εμφανίσετε το εταιρικό σας λογότυπο στην υπογραφή email σας.

Θυμηθείτε, τα επαγγελματικά email που αποστέλλονται με την εταιρική υπογραφή email αντιπροσωπεύουν την εταιρεία. Είναι σημαντικό να πληρείτε τις εταιρικές προδιαγραφές με την υπογραφή email σας, η οποία μπορεί να περιλαμβάνεις:

  • Δήλωση εχεμύθειας. Πολλές εταιρείες απαιτούν να συμπεριλαμβάνετε αυτή τη δήλωση σε κάθε εταιρικό email.
  • Εταιρικά χρώματα και γραμματοσειρές. Για να σας βοηθήσουμε να ομογενοποιήσετε την εμφάνιση των εταιρικών σας επικοινωνιών, ο οργανισμός σας ίσως θα πρέπει να περιορίσει τα χρώματα και τις γραμματοσειρές που χρησιμοποιεί.
  • Εταιρικοί σύνδεσμοι. Η εταιρεία σας μπορεί να προτιμά να αναφέρετε τη δική τους ιστοσελίδα και προφίλ κοινωνικής δικτύωσης αντί για τα δικά σας. 
  • Διεύθυνση. Οι εταιρικές υπογραφές email συνήθως περιλαμβάνουν την τοποθεσία ενός κεντρικού εταιρικού γραφείου.

Κάποιες χώρες έχουν νόμους με τους οποίους απαιτούν τα επαγγελματικά emails να περιέχουν κάποια στοιχεία. Στο Ηνωμένο Βασίλειο για παράδειγμα, υπάρχουν συγκεκριμένες νομικές προϋποθέσεις για την επαγγελματική επικοινωνία συγκεκριμένων τύπων επιχειρήσεων. Αυτοί οι νόμοι ισχύουν και για το email. Μιλήστε με κάποιο δικηγόρο που είναι γνώστης της επαγγελματικής νομοθεσίας στην περιοχή σας, για να δείτε ποιές ρυθμίσεις ισχύουν στην περίπτωσή σας.

Το παρακάτω εταιρικό πρότυπο υπογραφής email παρέχει δέκα διαφορετικές υπογραφές email που όλες έχουν μια παρόμοια επαγγελματική εμφάνιση. Ορίστε δύο δείγματα:

Corporate email signatures
Εταιρικές Υπογραφές Email

8. Χρησιμοποιήστε ένα Δημιουργό

Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο υπογραφής email με έναν online δημιουργό. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε και να παραμετροποιήσετε την υπογραφή email σας, χωρίς να πρέπει να έχετε γνώσεις προγραμματισμού ή HTML.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δημιουργό για να επεξεργαστείτε γρήγορα το κείμενο, να αλλάξετε τα χρώματα, να προσθέσετε τους κοινωνικούς σας συνδέσμους, το εταιρικό λογότυπο, και να εξάγετε το παραμετροποιημένο αποτέλεσμα.

Το Otrion e-signature builder παρέχει έναν online επεξεργαστή, μια πληθώρα από επιλογές, και εξάγει ένα πλήρως responsive αποτέλεσμα.

Email Signature Builder
Email Signature Builder

9. Γίνετε Μοντέρνοι

Μια μοντέρνα υπογραφή email ταιριάζει σε πολλές εταιρικές ταυτότητες. Η καθαρή και μινιμαλιστική γραμματοσειρά επιδεικνύει μια διαχρονική αίσθηση χωρίς να φαίνεται παρωχημένη.

Αν θεωρείτε ότι ένας μοντέρνος σχεδιασμός και στύλ ταιριάζουν με την επιχείρησή σας, αυτά είναι μερικά από τα στοιχεία που θα πρέπει να ψάχνετε.

  • απλή εμφάνιση
  • λεπτές, καθαρές γραμματοσειρές (αποφύγετε καλλιγραφικές ή script γραμματοσειρές)
  • επίπεδο ή ημι-επίπεδο σχεδιασμό (αποφύγετε υφές και 3D εμφανίσεις)
  • μια μικρή δόση από ένα έντονο χρώμα
  • μεγάλο κείμενο

Αυτό είναι ένα ιδιαίτερο μοντέρνο στυλ υπογραφής email:

Sample of a modern email signature
Modern Email Signature

Ένα μοντέρνο στυλ υπογραφής email είναι εξαιρετικό για κάθε εταιρεία που θέλει να προβάλει μια προοδευτική εικόνα. Ταιριάζει εξαιρετικά σε τεχνολογικές εταιρείες ή δημιουργικούς επαγγελματίες.

Το Επόμενό Σας Βήμα

Το επόμενό σας βήμα είναι να δημιουργήσετε μια ελκυστική επαγγελματική υπογραφή email που είναι αποκλειστικά δική σας. Ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε να ψάχνετε για τα κατάλληλα πρότυπα υπογραφών email είναι η αγορά Envato, η οποία έχει δεκάδες σχέδια διάθεσιμα για να επιλέξετε.

Όταν σχεδιάζετε την επαγγελματική σας υπογραφή email, μη ξεχάσετε να σκεφτείτε τα παρακάτω:

  • συνδέσμους σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης
  • να συμπεριλάβετε μια φωτογραφία πορτραίτου
  • αν θα παραμείνετε απλοί ή αν θα ακολουθήσετε μια πιο μοντέρνα αισθητική
  • αν θα χρησιμοποιήσετε χρώμα ή θα μείνετε στο ασπρόμαυρο
  • εταιρικές και νομικές προϋπόθεσεις
  • αν θα χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο ή ένα δημιουργό υπογραφής email

Μερικές Τελικές Συμβουλές

Όταν έχετε δημιουργήσει την επαγγελματική σας υπογραφή email, κρατήστε την ενημερωμένη. Ελέγξτε τη συχνά για να βεβαιωθείτε ότι οι σύνδεσμοι, οι τηλεφωνικοί αριθμοί, και άλλες πληροφορίες είναι επικαιροποιημένα. Αντικαταστήστε συνδέσμους που δεν ισχύουν και προσθέστε νέα πληροφορία όπου χρειάζεται.

Μια υπογραφή email με πληροφορίες που δεν ισχύουν αφήνει μια κακή εντύπωση για την εταιρική ταυτότητα και την επιχείρησή σας.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.