Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

9 lời khuyên cho chữ ký Email chuyên nghiệp-với các mẫu ví dụ tốt nhất

by
Length:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Andrea Ho (you can also view the original English article)

Chữ ký email của bạn không chỉ là tên và chức vụ của bạn Nó cũng là một phần thương hiệu cá nhân của bạn. Nó cần để khuyến khích người dùng hồi âm, cung cấp thông tin liên lạc và thu hút người xem theo cách tích cực và dễ nhớ.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các chữ ký email. Đây là chín mẹo để tạo chữ ký email hấp dẫn và nhiều thông tin bổ ích. Người đọc của bạn sẽ muốn hồi đáp khi họ xem một chữ ký email chuyên nghiệp trong bức thư bạn gửi.

Sending Professional Emails
Gửi đi những email chuyên nghiệp (hình đồ họa)

Những yếu tố cơ bản của một chữ ký email tốt

Một chữ ký email có hai nhiệm vụ:

  • thu hút sự chú ý của người đọc
  • để truyền đạt thông tin của bạn đến người đọc

Đây là một vài các yêu tố của một chữ ký email tốt:

  1. Tên, chức vụ và công ty. Tên của bạn nói cho người xem ai là người đã gửi email đó. Nếu bạn đại diện cho một công ty, bạn nên thêm cả tên và chức vụ của bạn tại công ty đó.
  2. Thông tin liên hệ. Thông tin liên hệ của bạn nên bao gồm cả website doanh nghiệp của bạn. Nó cũng nên kèm thêm ít nhất một số điện thoại. Nó cũng có thể có thêm một địa chỉ email mặc dù rất nhiều các nhà chuyên môn nói rằng nó là không cần thiết.
  3. Đường link mạng xã hội. Nó trở nên quan trọng để có thông tin liên lạc truyền thông xã hội ở trong chữ ký email của bạn. Chọn những tài khoản thông tin xã hội chuyên nghiệp nhất của bạn để liên kết. LinkedIn là một ví dụ tốt. Tránh liên kết với các tài khoản xã hội vớ vẩn hoặc không liên quan.
  4. Logo (không bắt buộc). Nếu bạn làm việc cho một công ty hoặc sở hữu doanh nghiệp của mình, bạn có thể rất muốn đính kèm logo của mình trong chữ ký email của bạn.
  5. Hình ảnh (không bắt buộc). Rất nhiều chữ ký email bao gồm hình ảnh của người gửi. Cách này có thể giúp người đọc liên tưởng khuôn mặt của bạn với tên của bạn.
  6. Thiết kế hồi âm. Sự sử dụng của những chiếc điện thoại thông minh và những thiết bị di động khác ngày càng tăng. Những cơ hội là khi người nhận email của bạn sẽ mở email của bạn bằng thiết bị điện thoại. Một thiết kế hồi âm điều chỉnh cho những người đọc di động.
  7. Những quy định pháp luật. Một vài nước có những quy định pháp luật riêng mà tất cả các truyền thông kinh doanh đều phải tuân theo. Kiểm tra với luật sư của bạn để xem rằng liệu đất nước nơi doanh nghiệp của bạn hoạt động có luật cụ thể về quản lý chữ ký điện tử hay không.

Đừng tạo chữ ký email của mình quá dài hoặc bao gồm tất tần tật mọi thông tin. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng người nhận có khuynh hướng lờ đi các chữ ký email với quá nhiều thông tin. Ví dụ, một hoặc hai số điện thoại thông thường là đủ.

Hơn nữa, hãy cẩn trọng khi thêm những thông tin không liên quan như những câu trích dẫn dài hoặc những câu nói mang tính tranh luận. Những thứ này thường không làm tăng giá trị cho chữ ký email của bạn. Trong trường hợp xấu nhất, một câu trích dẫn có thể làm mất lòng hoặc quấy nhiễu người đọc của bạn - nguyên nhân làm mất đi giao dịch.

9 lời khuyên cho chữ ký email (với các ví dụ)

Ngày nay, những chữ ký email chuyên nghiệp mô tả về bạn và doanh nghiệp của bạn. Đó là một phần lớn của thương hiệu như danh thiếp hay một phần của bộ văn phòng phẩm. Đó là lý do tại sao rất quan trọng để có được một chữ ký email hợp lý.

Những mẫu chữ ký email có thể giúp bạn xây dựng một chữ ký email dễ nhớ và nhiều thông tin hữu ích. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ chín mẹo tạo chữ ký email, với những mẫu chữ ký email ví dụ truyền cảm hứng, có sẵn trên Envato Market. Theo cách này, bạn có thể có một bản thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp phù hợp cho nhu cầu kinh doanh của bạn.

1. Giữ chữ ký email đơn giản

Bạn đã từng nghe qua câu "càng ít càng nhiều" chưa nhỉ. Đối với chữ ký email của bạn, có thể điều này là đúng. Nếu chữ ký email của bạn quá dày đặc hoặc chứa quá nhiều thông tin, người đọc có thể trở nên bực mình hoặc bị bội thực. Thêm nữa, một vài công ty đòi hỏi sử dụng chữ ký email đồng bộ đơn giản cho các email kinh doanh của công ty.

Ở đây là hai ví dụ của mẫu chữ ký email đơn giản, có thể làm một tiêu chuẩn xuất sắc cho một công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp nhỏ.

Simple Email Signature Template
Mẫu chữ ký email đơn giản

Nếu bạn sử dụng chữ ký email rõ ràng, tối giản, hãy chắc chắn đưa vào đầy đủ các thông tin để người đọc có thể liên hệ với bạn được.

2. Kết nối mạng xã hội

Các kênh truyền thông mạng xã hội cung cấp một cách khác để người đọc kết nối với bạn, có thể đó là một phần quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ phát triển kinh doanh.

Nếu bạn đính kèm thông tin liên hệ kênh truyền thông mạng xã hội , những tài khoản truyền thông xã hội mà bạn liên kết phải chuyên nghiệp. Nếu bạn không chắc chắn về một tài khoản truyền thông xã hội cụ thể, bạn nên xem lại tài khoản đó và bỏ đi các bài đăng thiếu chuyên nghiệp. Cũng có thể giúp ích để nhờ một người bạn xem lại tài khoản truyền thông mạng xã hội của bạn và thông báo cho bạn nếu có bất cứ bài đăng nào khiến bạn trông xấu xí.

Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp này có thông tin kênh truyền thông mạng xã hội nổi bật. Đây là hai chữ ký email ví dụ với thông tin kênh truyền thông mạng xã hội và cái còn lại thì không có thông tin này:

Email Signature with Social Media Links
Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp - với các tính năng xã hội

Phần lớn những người kinh doanh chuyên nghiệp đều có mặt trên các kênh truyền thông mạng xã hội. Độc giả của bạn sẽ đánh giá cao rằng bạn đã làm cho nó dễ dàng hơn để kết nối với các tài khoản xã hội của bạn.

3. Một tấm ảnh đẹp

Nếu bạn dùng một bức ảnh trong chữ ký email của mình, nó cần phải là một bức ảnh chuyên nghiệp. Tránh sử dụng những bức ảnh tự sướng hoặc những bức ảnh rõ ràng được cắt ra từ những bức ảnh khác.

Đây là một vài lời gợi ý để giúp bạn có được những bức ảnh đẹp nhất cho chữ ký email của mình:

  • Hình ảnh nên có kích thước nhỏ. Một bức hình quá lớn sẽ mất nhiều thời gian để tải trang.
  • Dùng hình ảnh có phần nền màu trung tính. Một hình nền với nhiều chi tiết sẽ làm khó chịu người đọc.
  • Trang phục mặc chuyên nghiệp. Đảm bảo tóc tai và sự chải chuốt cũng phải chuyên nghiệp.
  • Nhìn thẳng vào máy ảnh để có một hình ảnh đáng tin cậy hơn.
  • Sử dụng một hình ảnh chụp cận canh hơn là ảnh toàn thân. (Khuôn mặt của bạn sẽ quá nhỏ với bức ảnh toàn thân).

Mẫu thiết kế chữ ký email này bao gồm cả một chỗ nổi bật để đặt bức ảnh của bạn:

Email signature design template
Mẫu thiết kế chữ ký email - với chỗ để hình ảnh.

Những chữ ký email có hình ảnh thường cảm thấy thân thiện hơn. Dây là một lựa chọn xuất sắc cho những người chuyên nghiệp với các liên hệ khách hàng. Một vài ví dụ như những người làm nghề bán hàng, người làm tự do hoặc những người làm về hỗ trợ khách hàng.

4. Đầy màu sắc

Một trong những cách dễ dàng nhất để tạo sự chú ý đó là sử dụng màu sắc. Người đọc có vẻ sẽ để ý hơn tới chữ ký với màu sắc nổi bật.

Tuy nhiên, bạn có thể làm quá trớn màu sắc cho chữ ký của mình. Quá nhiều màu sắc có thể làm cho chữ ký của bạn trông nhí nhảnh hoặc ủy mị. Đây là một vài hướng dẫn về cách sử dụng màu sắc:

  • Chọn một hoặc hai màu phối hợp với nhau và bám lấy chúng.
  • Không dùng quá nhiều màu sắc.
  • Tránh dùng những màu đối lập mạnh (như màu tím và cam) trừ khi những màu này là một phần của thương hiệu của công ty bạn.
  • Nếu bạn làm trong lĩnh vực sáng tạo, bạn có thể dùng những màu tươi sáng. Đối với những lĩnh vực khác, nên dùng những tông màu dịu.
  • Đảm bảo màu bạn chọn sẽ phù hợp với các tài liệu thương hiệu khác như webite, bộ văn phòng phẩm và danh thiếp của bạn.

Bên dưới là hai chữ ký email tạo hiệu quả khi sử dụng màu sắc tươi sáng, một trong hàng trăm sự lựa chọn có sẵn trong mẫu chữ ký email đầy màu sắc này:

Email signatures using color
Những thiết kế chữ ký email sắc màu.

Một chữ ký email sắc màu, tốt sẽ đảm bảo thu hút được sự chú ý. Màu sắc là một lựa chọn tốt cho hầu hết các doanh nghiệp. Những người làm nghề sáng tạo có thể xoay sở với việc sử dụng nhiều màu sắc hơn với tông màu tươi sáng.

5. Nổi bật với màu đen và trắng

Một chữ ký email sặc sỡ sẽ không phù hợp với một vài thương hiệu và ngành công nghiệp. Việc sử dụng quá nhiều màu sắc có thể chống lại chính sách công ty. Hoặc có thể nó tạo ác cảm trong giao tiếp kinh doanh coi trọng hơn về hình thức.

Điều đó không có nghĩa rằng chữ ký email của bạn không được để ý chỉ bởi vì bạn không sử dụng màu sắc. Một chữ ký màu đen và trắng có thể có hiệu quả như những chữ ký sử dụng màu sắc. Chìa khóa nằm ở thiết kế và cách sử dụng font chữ.

Tìm kiếm một thiết kế với font chữ in đậm, sắc nét và với nhiều khoản trắng cho sự tương phản. Đây là một mẫu thiết kế đen trắng hiệu quả:

Black and white email signature
Chữ ký email đen trắng

Những chữ ký email đen trắng có thể tạo cảm giác thận trọng và nghiêm trang hơn. Điều đó làm cho chữ ký rất phù hợp nếu bạn đang làm việc trong các lĩnh vực cần sự chú trọng về hình thức nhiều hơn như luật hay tài chính. Dựa vào thiết kế, một chữ ký màu trắng đen có thể được nhìn nhận như một sự hiện đại.

6. Các tùy chọn đa dạng

Kể từ khi những chữ ký email làm đại diện cho thương hiệu của bạn, thì thật tốt khi bạn có nhiều chọn lựa. Đó cũng là một ý hay khi chữ ký email của bạn cần thay đổi.

Ví dụ, nếu bạn thay đổi công việc hoặc công ty, bạn cần phải thay đổi chữ ký email để phản ánh vị trí mới của bạn. Hơn nữa, nếu bạn đang tạo thương hiệu hoặc tạo lại thương hiệu cho doanh nghiệp của mình, rất phù hợp để chọn một mẫu linh hoạt mà bạn có thể chỉnh sửa khi bạn đã hoàn thành diện mạo cho doanh nghiệp của mình.

Mẫu chữ ký linh hoạt bên dưới cho phép bạn kết hợp 50 thiết kế với 10 màu sắc, tạo thành 500 sự lựa chọn chữ ký email độc đáo. Đây là một vài ví dụ:

Flexible Email Signature Template
Mẫu chữ ký email linh hoạt

Như vậy, nếu bạn có ý định thay đổi chữ ký email sớm, hãy chắc chắn rằng bất cứ mẫu nào bạn sử dụng phải linh hoạt để phù hợp với các thay đổi đó.

7. Một diện mạo doanh nghiệp

Nếu bạn đang làm việc cho một công ty hoặc một tổ chức, có thể bạn sẽ cần một chữ ký công ty đồng bộ hơn là chữ ký email của mình. Bạn cũng có thể sẽ cần đặt logo công ty của bạn trong chữ ký email của bạn.

Hãy nhớ, những email công việc được gửi đi sử dụng chữ ký email công ty đại diện cho công ty của bạn. Rất quan trọng để theo đúng các tiêu chuẩn của công ty với chữ ký email của bản, bao gồm:

  • Tuyên bố về sự bảo mật. Rất nhiều công ty đòi hỏi bạn phải tính đến tuyên bố này với mỗi email của doanh nghiệp.
  • Màu sắc và font chữ công ty. Để giúp chuẩn hóa diện mạo và cảm giác của truyền thông doanh nghiệp , tổ chức của bạn có thể hạn chế màu sắc và phông chữ mà bạn sử dụng.
  • Đường link công ty. Công ty của bạn có thể sẽ muốn bạn để liên kết đến trang web và các tài khoản truyền thông xã hội của công ty hơn là cái của bạn.
  • Địa chỉ. Những chữ ký email của công ty thông thường bao gồm cả vị trí của trụ sở chính.

Một vài nước có những luật quy định những email doanh nghiệp phải chữa những yếu nhất định nạo đó. Ví dụ, tại UK, có những quy định pháp luật riêng đối với giao tiếp kinh doanh cho một số loại hình doanh nghiệp nhất định. Những luật này cũng áp dụng cho email. Kiểm tra với luật sư có hiểu biết về luật doanh nghiệp trong khu vực của bạn để xem những quy định nào có thể áp dụng cho bạn.

Mẫu chữ ký email công ty bên dưới cung cấp mười chữ ký email khác nhau, tất cả đều có một diện mạo và cảm giác chuyên nghiệp tương tự nhau. Đây là hai mẫu:

Corporate email signatures
Chữ ký email công ty

8. Sử dụng một công cụ xây dựng

Sử dụng một mẫu chữ ký email với một bộ biên tập trực tuyến. Nó cho phép bạn xây dựng và tùy chỉnh chữ ký email của bạn mà không cần phải có kiến thức về các kĩ năng lập trình hoặc HTML.

Bạn có thể dùng chương trình xây dựng này để chỉnh sửa chữ một cách nhanh chóng, thay đổi màu sắc, thêm vào các liên kết xã hội, logo công ty và xuất kết quả đã được chỉnh sửa.

Trình tạo e-chữ ký điện tử của Otrion cung cấp một trình biên tập trực tuyến, một số sự lựa chọn và xuất ra một kết quả đáp ứng đầy đủ.

Email Signature Builder
Chương trình xây dựng chữ ký email

9. Trở nên hiện đại

Một thiết kế email hiện đại phù hợp với rất nhiều thương hiệu. Phông chữ đẹp, gọn gàng và có cái nhìn tươi mới mang lại cảm giác vượt thời gian mà dường như không bị lỗi thời.

Nếu bạn thấy một phong cách thiết kế hiện đại phù hợp với doanh nghiệp của mình, đây là một vài thứ cần tìm kiếm:

  • diện mạo gọn gàng
  • font chữ sạch sẽ, sắc xảo ( tránh những font chữ như script hay calligraphy)
  • thiết kế phẳng hoặc bán phẳng (tránh các kết cấu bề mặt hoặc 3D)
  • một điểm nhấn nhỏ có màu sắc nổi bật
  • Chữ lớn

Đây là một phong cách chữ ký email hiện đại độc đáo:

Sample of a modern email signature
Chữ ký email hiện đại

Phong cách chữ ký email hiện đại thật tuyệt vời cho bất kỳ công ty nào muốn tạo hình ảnh không ngừng phát triển. Nó cũng sử dụng tốt cho công ty kỹ thuật hoặc ngành nghề sáng tạo.

Bước tiếp theo của bạn

Bước tiếp theo của bạn là tạo một chữ ký email chuyên nghiệp, hấp dẫn độc đáo của bạn. Một nơi tốt để bắt đầu tìm kiếm các mẫu chữ ký email phù hợp tại Envato Market, có hàng tá các mẫu thiết kế co sắn để chọn.

Khi thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp của bạn, hãy nghĩ về:

  • các liên kết truyền thông mạng xã hội
  • Bao gồm một bức ảnh chup cận cảnh
  • ở lại với sự đơn giản hoặc đi với hiện đại
  • dùng một thiết kế màu sắc hoặc thiết kế đen trắng
  • Các chuẩn mực pháp luật và doanh nghiệp
  • Sử dụng một mẫu hoặc chương trình xây dựng chữ ký email

Một vài lời khuyên cuối cùng

Khi bạn đã tạo được chữ ký email chuyên nghiệp, hãy luôn cập nhật. Kiểm tra chúng thường xuyên và đảm bảo những liên kết, số điện thoại và những thông in khác đang sử dụng. Thay thế các đường link lỗi thời và thêm thông tin mới nếu cần.

Một chữ ký email với các thông tin lỗi thời tạo ấn tượng cấu về thương hiệu và doanh nghiệp của bạn.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.