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9 Professionelle E-Mail-Signatur-Tipps – Mit den besten Vorlagenbeispielen

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Read Time: 9 mins

German (Deutsch) translation by Ines Willenbrock (you can also view the original English article)

Ihre E-Mail-Signatur ist mehr als nur Ihr Name und Titel. Sie ist auch ein Teil Ihres persönlichen Brandings. Sie muss die Reaktion der Leser fördern, Kontaktinformationen bereitstellen und  auf eine positive und einprägsame Weise auffallen.

In diesem Artikel nehmen wir e-Mail-Signaturen unter die Lupe. Hier sind neun Tipps zum Erstellen von E-Mail-Signaturen, die sowohl attraktiv als auch informativ sind. Ihr Leser wird antworten wollen, wenn er eine professionelle E-Mail-Signatur in den gesendeten Nachrichten sieht.

Sending Professional EmailsSending Professional EmailsSending Professional Emails
Senden von professionellen E-Mails ( Grafik )

Grundlegende Elemente einer guten E-Mail-Signatur

Eine E-Mail-Signatur hat zwei Aufgaben:

  • um die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zu ziehen
  • Informationen über Sie an den Leser weiterzugeben

Hier sind einige Elemente einer guten E-Mail-Signatur:

  1. Name, Titel und Firma. Ihr Name teilt dem Leser mit, wer die E-Mail gesendet hat. Wenn Sie ein Unternehmen vertreten, sollten Sie auch Ihren Namen und Position im Unternehmen aufnehmen.
  2. Kontaktinformationen. Ihre Kontaktinformationen sollten Ihre Geschäftswebsite enthalten. Sie sollte auch mindestens eine Telefonnummer enthalten. Es ist in Ordnung, Ihre E-Mail-Adresse hinzuzufügen, obwohl viele Experten sagen, dass es unnötig ist.
  3. Soziale Verbindungen. Es wird immer wichtiger, Kontaktinformationen über soziale Medien in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen. Wählen Sie Ihre professionellsten Social-Media-Konten, auf die Sie einen Link erstellen möchten. LinkedIn ist ein gutes Beispiel. Vermeiden Sie die Verknüpfung mit frivolen oder irrelevanten sozialen Konten.
  4. Logo (optional). Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten oder Ihr eigenes Unternehmen besitzen, können Sie Ihr Logo in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen.
  5. Foto (optional). Viele E-Mail-Signaturen enthalten ein Foto des Absenders. Dies kann dem Leser helfen, Ihrem Namen ein Gesicht zuzuordnen.
  6. Responsives Design. Die Nutzung von Smartphones und anderen mobilen Geräten hat zugenommen. Die Chancen stehen gut, dass Ihr E-Mail-Empfänger Ihre E-Mail auf einem mobilen Gerät öffnet. Ein ansprechendes Design passt sich mobilen Lesegeräten an.
  7. Rechtliche Anforderungen. Einige Länder haben spezifische gesetzliche Anforderungen, die alle Unternehmenskommunikationen erfüllen müssen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anwalt, ob das Land, in dem sich Ihr Unternehmen befindet, bestimmte Gesetze für E-Mail-Signaturen hat.

Machen Sie Ihre E-Mail-Signatur nicht zu lange oder enthalten Sie eine überwältigende Menge an Informationen. Studien haben gezeigt, dass Empfänger dazu neigen, E-Mail-Signaturen mit zu vielen Informationen zu ignorieren. Zum Beispiel sind eine oder zwei Telefonnummern in der Regel genug.

Vermeiden Sie, irrelevante Informationen wie lange Zitate oder kontroverse Sprüche hinzuzufügen. Diese fügen Ihrer E-Mail-Signatur oft nichts Wertvolles hinzu. Im schlimmsten Fall könnte ein Zitat Ihren Leser beleidigen oder ärgern – was dazu führt, dass Sie Ihr Geschäft verlieren.

9 E-Mail-Signatur-Tipps (mit Beispielen)

Die heutigen professionellen E-Mail-Signaturen machen eine Aussage über Sie und Ihr Unternehmen. Sie sind ebenso Teil Ihres Brandings wie eine Visitenkarte oder ein Stück Schreibwaren. Deshalb ist es wichtig, Ihre E-Mail-Signatur richtig hin zu bekommen.

Vorlagen für E-Mail-Signaturen können Ihnen beim Erstellen einer einprägsamen und informativen E-Mail-Signatur helfen. In diesem Abschnitt teile ich neun Tipps zur E-Mail-Signatur sowie inspirierenden Beispiele für E-Mail-Signaturvorlagen, welche von Envato Market verfügbar sind. Auf diese Weise erhalten Sie ein professionelles E-Mail-Signaturdesign, das genau die richtige Passform für Ihre geschäftlichen Anforderungen ist.

1. Halten Sie es einfach

Sie kennen das Sprichwort: "Weniger ist mehr." Wenn es um Ihre E-Mail-Signatur geht, kann es wahr sein. Wenn Ihre E-Mail-Signatur zu überladen ist oder zu viele Informationen enthält, kann Ihr Leser abgelenkt oder überfordert werden. Darüber hinaus erfordern einige Unternehmen die Verwendung einer einheitlichen einfachen E-Mail-Signatur für Unternehmens-E-Mails.

Hier sind zwei Beispiele aus einer einfachen E-Mail-Signaturvorlage, die einen großartigen Standard für ein Unternehmen oder ein kleines Unternehmen machen würde.

Simple Email Signature TemplateSimple Email Signature TemplateSimple Email Signature Template
Einfache E-Mail-Signaturvorlage

Wenn Sie eine einfache, minimalistische E-Mail-Signatur verwenden, achten Sie darauf, genügend Informationen einzuschließen, damit Ihr Leser Sie erreichen kann.

2. Werden Sie Sozial

Social Media bietet eine weitere Möglichkeit für Ihre Leser, sich mit Ihnen zu verbinden, was ein wichtiger Teil des Aufbaus einer laufenden Geschäftsbeziehung sein kann.

Wenn Sie Kontaktinformationen zu sozialen Medien einschließen, sollten die Social-Media-Konten, auf die Sie verlinken, professionell sein. Wenn Sie sich bezüglich eines bestimmtes Social-Media-Konto nicht sicher sind, sollten Sie dieses Konto überprüfen und unprofessionelle Beiträge entfernen. Es kann helfen, einen Freund Ihr Social-Media-Konto überprüfen zu lassen und Sie über alle Beiträge zu benachrichtigen, die Sie schlecht aussehen lassen.

Ein großer Prozentsatz der Business-Profis sind auf Social Media. Ihre Leser werden es zu schätzen wissen, dass Sie es einfacher gemacht haben, sich mit Ihren sozialen Konten zu verbinden.

3. Ein Fotofinish

Wenn Sie ein Foto in Ihrer E-Mail-Signatur verwenden, muss es ein professionelles Bild sein. Vermeiden Sie es, Selfies oder offensichtliche Ausschnitte aus anderen Fotos zu verwenden.

Hier sind einige Hinweise, die Ihnen helfen, das Beste aus Fotos in Ihrer E-Mail-Signatur zu bekommen:

  • Das Bild sollte klein sein. Ein zu großes Bild dauert zu lange, um geladen zu werden.
  • Verwenden Sie einen neutralen Fotohintergrund. Ein unruhiger Hintergrund lenkt den Leser ab.
  • Kleiden Sie sich professionell. Stellen Sie sicher, dass auch Ihr Haar und Ihr Äusseres gepflegt aussieht.
  • Schauen Sie direkt in die Kamera für ein zugänglicheres Bild.
  • Verwenden Sie ein Portrait anstelle eines Ganzkörperfotos. (Ihr Gesicht wird in einem Ganzkörperbild zu klein sein.)

Diese E-Mail-Signatur-Designvorlage enthält einen prominenten Platzhalter für Ihr Foto:

Email signature design template Email signature design template Email signature design template
E-Mail-Signatur-Design-Vorlage - mit FotoPlatzhalter

E-Mail-Signaturen mit Fotos werden oft als freundlicher empfunden. Dies ist eine gute Wahl für Profis mit Kundenkontakten. Einige Beispiele sind Vertriebsmitarbeiter, Freiberufler oder Kundensupportmitarbeiter.

4. Seien Sie bunt

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Aufmerksamkeit zu erregen, ist Farbe zu verwenden. Leser achten eher auf eine Signatur mit einem Farbtupfer.

Sie können Farbe in Ihrer Signatur jedoch auch überdosieren. Zu viele Farben können Ihre E-Mail-Signatur kindisch oder schlampig aussehen lassen. Hier sind einige Richtlinien für die Verwendung von Farbe:

  • Wählen Sie ein oder zwei Farben, die sich ergänzen und bleiben Sie dabei.
  • Verwenden Sie nicht zu viele Farben.
  • Vermeiden Sie die Verwendung von Farben, die stark kontrastieren (wie Lila und Orange), es sei denn, diese Farben sind Teil Ihrer Marke.
  • Wenn Sie sich in einem kreativen Bereich befinden, können Sie mit helleren Farben davonkommen. Ansonsten halten Sie sich an gedämpfte Töne.
  • Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählten Farben in andere Markenmaterialien wie Ihre Website, Ihr Briefpapier und Ihre Visitenkarten passen.

Die beiden E-Mail-Signaturen unten machen eine effektive Verwendung von hellen Farben, eine von hunderten Optionen in dieser farbenfrohen E-Mail-Signatur-Vorlage:

Email signatures using colorEmail signatures using colorEmail signatures using color
Farbenfrohe E-Mail-Signatur-Designs

Eine gute, farbige E-Mail-Signatur wird sicherlich Aufmerksamkeit erregen. Farbe ist eine gute Wahl für die meisten Unternehmen. Kreative Profis können sich mehr Farben in helleren Tönen erlauben.

5. Seien Sie direkt mit Schwarz und Weiß

Eine auffällige E-Mail-Signatur ist für einige Branchen und Marken nicht geeignet. Die Verwendung von zu viel Farbe kann gegen Unternehmensrichtlinien sein. Oder es kann in formellerer Geschäftskommunikation verpönt sein.

Nur weil Sie keine Farbe verwenden, bedeutet das nicht, dass Ihre professionelle E-Mail-Signatur nicht auffällig sein kann. Eine Schwarz-Weiß-Signatur kann genauso effektiv sein wie eine, die Farbe verwendet. Der Schlüssel befindet sich in der Entwurfs- und Schriftartverwendung.

Suchen Sie nach einem Design mit einer fettgedruckten, gestochen scharfen Schriftart und viel Leerraum für Kontrast. Hier ist eine effektive Schwarz-Weiß-Design-Vorlage:

Black and white email signatureBlack and white email signatureBlack and white email signature
Schwarz-Weiß-E-Mail-Signatur

Schwarz-weiße E-Mail-Signaturen können als konservativer oder formeller wahrgenommen werden. Das macht sie gut geeignet, wenn Sie in einem formelleren Beruf wie Finanzen oder Recht beschäftigt sind. Je nach Design kann auch eine schwarz-weiße Signatur als modern empfunden werden.

6. Optionen in Hülle und Fülle

Da Ihre E-Mail-Signatur Ihre Marke repräsentiert, ist es gut, Wahlmöglichkeiten zu haben. Es ist auch eine gute Idee, Optionen zu haben, wenn Ihre E-Mail-Signatur eine Änderung erfordert.

Wenn Sie beispielsweise Karriere oder Unternehmen wechseln, müssen Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern, um Ihre neue Position widerzuspiegeln. Wenn Sie Ihr Unternehmen derzeit mit einem Branding versehen oder umbenennen, empfiehlt es sich, eine flexible Vorlage auszuwählen, die Sie anpassen können, sobald Sie Ihre Geschäftsoptik fertiggestellt haben.

Mit der folgenden flexiblen Signaturvorlage können Sie 50 Designs mit 10 Farben kombinieren, sodass Sie bis zu 500 einzigartige E-Mail-Signaturoptionen auswählen können. Hier einige Beispiele:

Flexible Email Signature TemplateFlexible Email Signature TemplateFlexible Email Signature Template
Flexible E-Mail-Signaturvorlage

Wenn Sie also erwarten, Ihre E-Mail-Signatur bald zu ändern, stellen Sie sicher, dass jede Vorlage, die Sie verwenden, flexibel genug ist, um Ihre Änderungen zu berücksichtigen.

7. Ein einheitliches Erscheinungsbild

Wenn Sie für ein Unternehmen oder eine Organisation arbeiten, möchten Sie möglicherweise ein einheitlicheres Erscheinungsbild Ihrer E-Mail-Signaturen. Möglicherweise müssen Sie auch Ihr Firmenlogo in Ihrer E-Mail-Signatur zeigen.

Denken Sie daran, dass geschäftliche E-Mails, die mit Ihrer Unternehmens-E-Mail-Signatur gesendet werden, Ihr Unternehmen darstellen. Es ist wichtig, die Unternehmensstandards mit Ihrer E-Mail-Signatur zu erfüllen, die Folgendes umfassen können:

  • Vertraulichkeitserklärung. Viele Unternehmen verlangen, dass Sie diese Aussage in jede Unternehmens-E-Mail einschließen.
  • Unternehmensfarben und Schriftarten. Um das Erscheinungsbild der Unternehmenskommunikation zu standardisieren, kann Ihr Unternehmen die von Ihnen verwendeten Farben und Schriftarten einschränken.
  • Unternehmenslinks. Ihr Unternehmen bevorzugt möglicherweise, dass Sie eine Verlinkung zu ihren Website- und Social-Media-Konten anstelle Ihrer persönlichen verwenden.
  • Adresse. Unternehmens-E-Mail-Signaturen umfassen in der Regel den Standort der Hauptniederlassung der Unternehmenszentrale.

Einige Länder haben Gesetze, die Geschäfts-E-Mails verpflichten, bestimmte Elemente zu enthalten. Im Vereinigten Königreich gibt es beispielsweise spezifische gesetzliche Anforderungen für die Unternehmenskommunikation für bestimmte Arten von Unternehmen. Diese Gesetze gelten auch für E-Mails. Erkunden Sie sich bei einem Anwalt, der mit dem Wirtschaftsrecht in Ihrer Region vertraut ist, um zu sehen, welche Vorschriften für Sie gelten könnten.

Die Untenstehende Vorlage für die E-Mail-Signatur eines Unternehmens bietet zehn verschiedene E-Mail-Signaturen, die alle eine ähnliches professionelle Anmutung haben. Hier sind zwei Beispiele:

Corporate email signaturesCorporate email signaturesCorporate email signatures
Firmen-E-Mail-Signaturen

8. Verwenden eines Generators

Verwenden Sie eine E-Mail-Signaturvorlage mit einem Online-Editor. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen und anpassen, ohne Programmierkenntnisse oder HTML-Kenntnisse kennen zu müssen.

Sie können einen Editor verwenden, um den Text schnell zu bearbeiten, die Farben zu ändern, Ihre sozialen Links, das Firmenlogo hinzuzufügen und das angepasste Ergebnis zu exportieren.

Otrion e-signature builder bietet einen Online-Editor, eine Reihe von Optionen und exportiert ein vollständig responsive Ergebnis.

Email Signature BuilderEmail Signature BuilderEmail Signature Builder
E-Mail-Signatur-Generator

9. Werden Sie modern

Ein modernes E-Mail-Signatur-Design passt gut zu vielen Marken. Die schlanke, saubere Schrift und der frische Look vermitteln ein zeitloses Gefühl, ohne altbacken zu wirken.

Wenn Sie der Meinung sind, dass ein moderner Designstil zu Ihrem Unternehmen passt, finden Sie hier einige Dinge, nach denen Sie Ausschau halten sollten:

  • Übersichtliches Erscheinungsbild
  • gestochen scharfe, saubere Schriftart (Skript- oder Kalligraphie-Schriftarten vermeiden)
  • flaches oder halbflaches Design (Textur oder 3D-Look vermeiden)
  • ein kleiner Spritzer einer kräftigen Farbe
  • großer Text

Hier ist ein einzigartiger moderner E-Mail-Signatur-Stil:

Sample of a modern email signature Sample of a modern email signature Sample of a modern email signature
Moderne E-Mail-Signatur

Ein moderner E-Mail-Signaturstil ist ideal für jedes Unternehmen, das ein progressives Image projizieren möchte. Es funktioniert genauso gut für ein Tech-Unternehmen oder einen kreativen Profi.

Ihr nächster Schritt

Ihr nächster Schritt ist es, eine attraktive professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, die einzigartig ist. Ein großartiger Ort, um nach den richtigen E-Mail-Signatur-Vorlagen bei Envato Market zu suchen, die Dutzende von Designs zur Auswahl hat.

Denken Sie beim Entwerfen Ihrer professionellen E-Mail-Signatur an:

  • Social-Media-Links
  • inklusive Porträt
  • einfach oder modern bleiben
  • Mit einem Farbdesign oder bei Schwarz-Weiß bleiben
  • Unternehmens- und Rechtsstandards
  • Verwenden einer Vorlage oder eines E-Mail-Signatur-Generators

Einige letzte Tipps

Sobald Sie Ihre professionelle E-Mail-Signatur erstellt haben, halten Sie sie auf dem neuesten Stand. Überprüfen Sie sie häufig, um sicherzustellen, dass die Links, Telefonnummern und andere Informationen aktuell sind. Ersetzen Sie veraltete Links, und fügen Sie bei Bedarf neue Informationen hinzu.

Eine E-Mail-Signatur mit veralteten Informationen hinterlässt einen schlechten Eindruck über Ihre Marke und Ihr Unternehmen.

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