Advertisement
  1. Business
  2. Email

كيفية بدء وإنهاء بريد إلكتروني للأعمال

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Arabic (العربية/عربي) translation by Ayman Amar (you can also view the original English article)

أكثر من 89 مليار رسالة بريد إلكتروني تجارية يتم إرسالها كل يوم وفقا لإحصاءات حديثة نشرت في ماشابل. وهذا حتى لا يشمل الأكثر من 55 مليار رسالة بريد إلكتروني شخصية ترسل كل يوم.

البريد الإلكتروني هو جزء مهم من الطريقة التي نقوم بها بالأعمال وحياتنا. حتى الان، القليل من الأشخاص يعرفون الطريقة الصحيحة لبدء وإنهاء بريد عمل إحترافي للحصول على أفضل النتائج.

في هذا البرنامج التعليمي، سوف أظهر لك أفضل طريقة لبدء وانهاء بريد عمل احترافي. سوف أشرح أيضا أسلوب البريد الإلكتروني ومناقشة أهمية تحديد جمهورك المستهدف.

How to Write a Business Email
كتابة بريد إلكتروني (الرسم)

1. إعرف جمهورك المستهدف

قبل أن تتمكن من كتابة بداية ونهاية فعالتين للبريد الإلكتروني الخاص بك، حدد الجمهور المستهدف لبريدك الإلكتروني. الجمهور المستهدف هو الذي تحاول الوصول إليه باستخدام بريدك الإلكتروني. يمكن أن يكون فرد معين أو مجموعة من الناس.

على سبيل المثال، مطور ويب يقوم بكتابة بريد إلكتروني تجاري لشركة ليرى إذا كانت تحتاج إلى عمل تطوير ويب، لديه جمهور مستهدف لمدير التوظيف. في المقابل، رسالة بريد إلكتروني مكتوبة لصديقك لمعرفة ما إذا كان هناك أي فتحات لمطور ويب في الشركة حيث يعملون، لديه جمهور مستهدف لصديقك.

من المهم أن تعرف من الذي تحاول الوصول إليه باستخدام بريدك الإلكتروني. يؤثر جمهورك المستهدف على نمط كتابتك للبريد الإلكتروني بما في ذلك بداية البريد الإلكتروني ونهايته. وهنا فئتي الجمهور المستهدف للبريد الإلكتروني الأكثر شيوعا:

  1. جمهور معروف مقابل جمهور غير معروف
  2. فرد مقابل مجموعة

جمهور معروف مقابل جمهور غير معروف

من الجيد أن تعلم قدر ما تستطيع عن جمهورك المستهدف. إذا كنت تستطيع، أرسل بريدك الإلكتروني لشخص معروف لك داخل المؤسسة التجارية التي تكتب إليها.

إذا كنت لا تعرف أي شخص في المنظمة، حاول معرفة اسم وعنوان الشخص الذي تكتب له واستخدامهم في البريد الإلكتروني. الناس أكثر احتمالاً للرد عند مراسلتهم مباشرة.

هناك أوقات قد تحتاج فيها إلى إرسال بريد إلكتروني إلى جمهور غير معروف. على سبيل المثال، يمكنك الرد على إعلان عمل مستقل ولا يتضمن الإعلان اسم شخص. على الرغم من أفضل البحوث الخاصة بك على الشركة، لا يمكنك معرفة من لمن ترسل البريد الإلكتروني إليه. في هذه الحالات، من الأفضل عادة أن تبدأ بريدك الإلكتروني مع مقدمة عامية، ولكن ودية، مثل "مرحبا".

وتجنب عبارة "إلي من يهمه الامر" التي تبدو قاسية جدا ورسمية.

جمهورك أيضا يتأثر بنمط ونبرة بريدك الإلكتروني. يمكن أن يكون بريد العمل الاحترافي الذي ترسله إلى صديق أقل رسمية وأكثر شخصية من بريد العمل الذي ترسله إلى شخص ما بالكاد تعرفه أو شخص كنت لم تلتقي به أبدا.

فرد مقابل مجموعة

كلما كان ذلك ممكنا، أرسل بريدك الإلكتروني إلى فرد. ولكن هناك بعض حالات الأعمال حيث قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني لمجموعة. هنا بعض الأمثلة:

  • بريد إلكتروني لمجموعة من العملاء حول تغييرات في خدمتهم
  • بريد إلكتروني لترويج عملك للمشتركين المهتمين
  • بريد إلكتروني إلى فريق محترف تعمل معه

أنا متأكد من أنك يمكن أن تفكر في الأمثلة الأخرى التي تنطبق على الأعمال الخاصة بك.

إذا كنت ترسل بريدا إلكترونيا إلى مجموعة، فمن الأفضل أن تتصور الخصائص المشتركة للمجموعة. هذا يمكن أن يساعدك على اتخاذ قرار بشأن كيفية إرسال بريدك الإلكتروني وما اللهجة التي تستخدمها.

على سبيل المثال، البريد الإلكتروني المرسل إلى مجموعة من المحامين سيكون أكثر رسمية من البريد الإلكتروني المرسل إلى مجموعة من طلاب الجامعات.

2. اختيار نمط البريد الإلكتروني رسمي أو غير رسمي

النمط الذي تستخدمه لكتابة بريدك الإلكتروني يؤثر على مدى فعالية بريدك الإلكتروني. أيضا، بداية ونهاية البريد الإلكتروني الخاص بك تكون مختلفة اعتمادا على النمط الذي تختاره.

هناك ثلاثة أشياء تحتاج لمعرفتها عن نمط البريد الإلكتروني:

  1. عندما تستخدم أسلوب رسمي.
  2. عندما تستخدم أسلوب غير رسمي.
  3. راقب لهجتك.

دعونا نلقي نظرة على قضية كل نمط البريد الإلكتروني.

أسلوب البريد الإلكتروني الرسمي

منذ سنوات، تم إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني المهنية الاحترافية باستخدام أسلوب رسمي. قد تكون قد تم تدريسك لاستخدام أسلوب رسمي لكتابة جميع رسائل البريد الإلكتروني المهنية الخاصة بك.

المشكلة الرئيسية مع العديد من تحيات البريد الإلكتروني الرسمي هو أنها تبدو قاسية.

يجب الانتباه إلى الاتفاقيات في المنظمةالتي تكتب إليها. اليوم العديد من المنظمات تفضل أسلوب بريد الإلكتروني عفوي وغير رسمي حتى لرسائل البريد الإلكتروني للعمل الاحترافية.

أسلوب البريد الإلكتروني الغير رسمي

في حين أن أسلوب البريد الإلكتروني الرسمي يعمل مع العديد من الشركات، وبعض الشركات تفضل لهجة أقل رسمية. في ما يلي بعض العلامات على أنه من المناسب استخدام لغة أقل رسمية في بريدك الإلكتروني:

  • جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها من الأفراد في المؤسسة هي أقل رسمية. قم بإيلاء اهتمام خاص للكيفية التي كتبت بها رسائل البريد الإلكتروني من أولئك الذين في السلطة، مثل رسائل البريد الإلكتروني من رئيسك.
  • المستلم يوجهك إلى أن تكون أقل رسمية. على سبيل المثال، إذا كنت عنونتَ بريدك الإلكتروني إلى "عزيزي السيد براون" ورد عليك بـ "السيد. براون هو والدي، نادني ببوب "، إذم خذ نبرة أقل رسمية.
  • أنت تعرف المستلم جيدا. إذا كتبت إلى صديق أو زميل معروف لك، استخدم اسمه الأول. عنونة البريد الإلكتروني مع عنوان مثل الآنسة أو السيد يمكن أن تبدو محرجة أو غير ودية.

راقب لهجتك

واحدة من أكبر المشاكل مع رسائل البريد الإلكتروني هي أن المتلقي لا يمكن أن يرى لغة جسدك. وهذا يمكن أن يسبب سوء فهم.

على سبيل المثال، اعتدت على كتابة ما اعتقدتها رسائل بريد إلكتروني احترافية. حصلت على الحق في هذه النقطة بعد مخاطبة المتلقي وتناولت فقط الموضوع الذي أردت تغطيته. صدمت عندما واحد من موكلي كتب لي مرة أخرى وسألني لماذا كنت غير ودي جدا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي. كان علي أن أعيد التفكير في الطريقة التي أكتب بها رسائل البريد الإلكتروني.

لرسائل البريد الإلكتروني لهذا العميل، أضفت جملة أكثر صداقة في بداية كل البريد الإلكتروني، مثل:

  • آمل أن يومك يمضي بشكل رائع.
  • أنا على ثقة الأسبوع الخاص بك هو بداية جيدة.
  • أنا متحمس للتواصل معك مرة أخرى.

مما أدى إلى استجابة إيجابية. ضع في اعتبارك على الرغم من ذلك، يجب عليك تجنب فتح العبارات التي تبدو قاسية جدا، مثل:

  • آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني بشكل جيد.
  • من فضلك ليكن في علمك أن…
  • هذه الرسالة الإلكترونية تتعلق...

الهدف هو التواصل مع المتلقي قبل الإنتقال إلى موضوع البريد الإلكتروني الخاص بك.

3. بدايات بريد إلكتروني مثالية

كيف تبدأ بريد إلكتروني للأعمال؟ بداية البريد الإلكتروني الخاص بك هي أول شيء يرى المتلقي. بداية جيدة تعني أن تترك انطباعا جيدا. يمكن أن تعني بداية البريد الإلكتروني السيئة أن بريدك الإلكتروني للأعمال يذهب مباشرة إلى المهملات.

فيما يلي العناصر الثلاثة لبداية بريد إلكتروني جيدة:

  • سطر الموضوع
  • تحية
  • الجملة الأولى

دعونا ننظر في كل عنصر.

سطر الموضوع

يقوم معظم مستلمي البريد الإلكتروني بمسح سطور الموضوع في صندوق بريدهم الإلكتروني لتحديد الرسائل الإلكترونية المهمة والتي يمكن التعامل معها لاحقا أو حذفها. إذا كنت تريد بريدك الإلكتروني للأعمال الإحترافي أن تتم قراءته، سطر موضوع البريد الإلكتروني جيد هو أمر حيوي.

David Masters لديه نصيحة رائعة لإنشاء سطور موضوع عالية الأداء للبريد الإلكتروني:

يشير Masters إلى أن سطور الموضوعات الجيدة للبريد الإلكتروني ذات صلة بالجمهور، محددة كلما أمكن ذلك، وهي مخصصة. أيضا، سطور موضوع البريد الإلكتروني التي تحاول بصعوبة جدا لفت انتباه القارئ، غالبا ما تفشل. علامات التعجب لا تساوي معدلات مفتوحة أعلى. ولا ترسل أبدا رسالة إلكترونية تحتوي على سطر موضوع فارغ. العديد من أنظمة البريد الإلكتروني تفرز الرسائل مع سطور فارغة إلى مجلد البريد المزعج.

تحية

تحية البريد الإلكتروني هي من الذي يتم توجيه البريد الإلكتروني إليه. في رسائل البريد الإلكتروني الأكثر رسمية، غالبا ما تسبق بكلمة "عزيزي".

بعض أمثلة بدايات رسائل البريد الإلكتروني التجارية الرسمية تشمل:

  • سيدى العزيز
  • سيدتي العزيزة
  • عزيزي السيد براون
  • عزيزي السيد لوبيز
  • إلي من يهمه الامر
  • عزيزي الطبيب سميت

"سيدي العزيز" و "سيدتي العزيزة" تستخدم وحدها يمكن أن تكون مهينة إذا كنت لا تعرف ما إذا كنت تكتب لرجل أو امرأة. جرب "سيدي أو سيدتي العزيز(ة)" إذا كنت ترغب في استخدام هذه التحية.

"مرحبا"، في حين أنها أقل رسمية، هي أيضا أقل عرضة للإساءة و هي وسيلة جيدة لبدء البريد الإلكتروني عندما تكون لا تعرف اسم المستلم.

عند الكتابة لشخص ما إما في منصب السلطة أو أكبر منك إبدأ البريد الإلكتروني بـ "عزيزي السيد جونز"، "عزيزتي الآنسة لوبيز"، أو "عزيزي الدكتور سميث". على سبيل المثال، "عزيزي الدكتور سميث" ستكون وسيلة محترمة للطالب لبدء البريد الإلكتروني لأستاذ جامعي. تجنب استخدام "آنسة" أو "السيدة"، لأن الحالة الزوجية ليست عادة ذات الصلة.

عند استخدام الاسم الأول أو الاسم الأخير للشخص، تأكد دائما من التدقيق الإملائي للاسم. فإن الاسم الذي يحتوي على أخطاء إملائية يترك انطباعا سيئا.

إذا كانت المؤسسة تشجع رسائل البريد الإلكتروني الأقل رسمية، قد يكون من المناسب بدء البريد الإلكتروني بـ "مرحبا" بسيطة إذا كنت تعرف الاسم الأول للشخص، إشمله. على سبيل المثال، "مرحبا جون".

كن حذرا، على الرغم من ذلك. في حين أن التحيات غير الرسمية ينظر إليها على أنها أكثر صداقة، يمكن أن تكون عرضية جدا. إذا كنت غير متأكد، فمن الأفضل أن تكون قليلا رسمي جدا مع تحية بريدك الإلكتروني.

هناك شيء مثل كونها غير رسمية جدا مع البريد الإلكتروني للأعمال. يتفق معظم الخبراء على أن اختصارات الرسائل النصية ليست أبداً وسيلة جيدة لبدء أو إنهاء البريد الإلكتروني للأعمال. في ما يلي بعض الأمثلة على تحيات الرسائل النصية التي يجب عدم استخدامها في بريد إلكتروني احترافي للأعمال:

  • مهلا
  • يو
  • ما الأخبار
  • ؟ (بدء بريد إلكتروني بعلامة استفهام)

الجملة الأولى

تحدد الجملة الأولى من رسالة بريد إلكتروني ما إذا كان المستلم سيواصل القراءة. الجملة الأولى الجيدة هي كيفية بدء بريد إلكتروني احترافي. لا أستطيع أن أبدأ بالقول لكم كم رسائل البريد الإلكتروني حذفتُ لأن السطر الأول قال لي أن الشخص ليس لديه أي عمل ليكتب لي.

فيما يلي بعض الأمثلة على سطور الافتتاح السيئة وكيفية إصلاحها:

  • "أنت لا تعرفني، ولكن ..." الإشارة إلى أنني لا أعرفك غير ضرورية. إدخل إلى الموضوع بدلا من ذلك. "أنا أكتب لكم اليوم لدعوتكم إلى اجتماع الشركة السنوي في يوليو 5."
  • "اسمي ليزا لوبيز وأنا ..." بدء البريد الإلكتروني بهذه الطريقة يجعل البريد الإلكتروني عنك. حاول طرح سؤال يهم القارئ بدلا من ذلك. "هل تعلم أن 50% من جميع الأمريكيين ليس لديهم أي مدخرات التقاعد؟" عرف نفسك بعد أن حصلت على اهتمام القارئ.

عند الكتابة لشخص لا تعرفه ولكن لديك اتصال معه، أشر إلى هذا الإتصال. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول "لقد استمتعت بالعرض التقديمي الخاص بك على سهولة الاستخدام في اجتماع [اسم المؤسسة] للشهر الماضي" أو "قرأت مقالك الأخير على [الموضوع] في نشرة XYZ ."

احذر، لا تدعي أن هناك اتصال عندما لا يكون. إذا لم تحضر عرض المستلم أو لم تقرأ مقالته، سيكون من السهل بالنسبة لهم اطتشاف ذلك. ككاتب، غالبا ما أحصل على رسائل البريد الإلكتروني من الأشخاص الذين يدعون أنهم قرأوا مقالتي، ولكن المزيد من النقاش معهم يجعل من الواضح أنهم شاهدوا فقط العنوان.

4. كيفية إنهاء البريد الإلكتروني

هل سبق لك أن وصلت إلى نهاية رسالة البريد الإلكتروني وتشعر بعدم اليقين حول كيفية وضع حد لها؟ انت لست وحدك. فإن إغلاق بريد إلكتروني مهم أيضا. وهذا هو واحد من الأسباب التي تجعل Envato Market لديه العشرات من قوالب تواقيع البريد الإلكتروني الاحترافية التي تشمل جميع عناصر نهاية البريد الإلكتروني الجيدة. هنا مثال تصميم من قالب توقيع البريد الإلكتروني الأسود:

Black Email Signature Template
قالب توقيع البريد الإلكتروني الأسود. يشمل 30 تخطيطات مختلفة مع ملفات HTML & فوتوشوب.

أتذكر أنني كنت مندهشة قبل بضع سنوات من قبل عميل الذي أغلق بريده الإلكتروني لي مع عبارة "احبك." لقد انتهيت له للتو مهمة ضخمة، ولكن لم أكن أعرفه جيدا فعلا. اتضح أنه كان ممتنا فقط لأنني كنت على استعداد للقيام بهذه المهمة الكبيرة في مثل هذه المهلة القصيرة، ولكن نهايته المألوفة جدا جعلتني غير مرتاحة قليلا في ذلك الوقت.

وهنا عناصر الطريقة الصحيحة لإغلاق البريد الإلكتروني:

  • كلمات الإغلاق. كما هو موضح أعلاه، كلماتك الأخيرة إلى القارئ مهمة. إذا كانت مألوفة جدا أو غير رسمية، قد تجعل القارئ غير مرتاح. "أفضل" أو "أطيب التمنيات" تعتبر عموما بيان إغلاق آمن للبريد الإلكتروني للأعمال.
  • التوقيع. إلا إذا كنت تعرف المستلم جيداً، استخدم اسمك الأول والأخير. إذا كان المستلم معروف جيدا والبريد الإلكتروني للأعمال هو واحد غير رسمي، لا بأس أن تستخدم اسمك الأول فقط.
  • العنوان والشركة (إن وجدت). في البريد الإلكتروني الرسمي للأعمال الذي تكتبه نيابة عن الشركة يتضمن عنوانك واسم المؤسسة التي تعمل بها.
  • معلومات الاتصال. تشمل ليس فقط عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك ولكن وسائل أخرى للاتصال بك مثل معلوماتك في وسائل التواصل الاجتماعية أو رقم الهاتف. إذا كان هذا تحقيق وظيفي، إشمل معلومات LinkedIn الخاص بك.
  • رابط إلى موقع نشاطك التجاري على الويب (إن أمكن). إذا كان لديك موقع ويب لنشاط تجاري، إضافة رابط له في توقيع بريدك الإلكتروني يمكن أن يكون مهماً.
  • صورة (اختياري). من المقبول تضمين صورة مع توقيعك ولكن لا تحل محل نص اسمك مع صورة. بعض أنظمة البريد الإلكتروني لن تعرض الصور. في أنظمة البريد الإلكتروني هذه، إذا لم تضمن نصا لن يعرف المستلم من أرسل البريد الإلكتروني.

كما هو الحال مع القسم الافتتاحي للبريد الإلكتروني، فإن عبارات الرسائل النصية غير مقبولة في البريد الإلكتروني للنشاط التجاري. فيما يلي بعض الأمثلة على إغلاقات لتجنبها:

  • CYA (اختصار لأراك [لاحقا])
  • L8R

إعرف المزيد عن البريد الإلكتروني

يمكنك إنشاء بدايات ونهايات فعالة واحترافية لبريد إلكتروني للأعمال. لتلخيص ما تعلمنا، ابدء وانهي رسائل البريد الإلكتروني للأعمال الاحترفية الخاصة بك عن طريق:

  • تحديد جمهورك المستهدف
  • اختيار نمط البريد الإلكتروني الصحيح
  • إيلاء الاهتمام للعناصر الافتتاحية
  • الإنهاء مع عناصر الإغلاق الصحيحة.

تعلم المزيد عن كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية في هذا البرنامج التعليمي الشامل:

أو تحقق من دليل التعلم لدينا (سلسلة من الدروس) على: كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة للأعمال.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.