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Como Começar e Terminar um Email de Negócios Profissional

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Portuguese (Português) translation by Ingrid Fornazari (you can also view the original English article)

 Cerca de 89 bilhões de emails são enviados a cada dia de acordo com uma estatística recente publicada no Mashable. Isso nem mesmo inclui os mais de 55 bilhões de emails pessoais enviados a cada dia.

Email é uma parte importante do modo como nós conduzimos negócios e nossa vida. Ainda assim, poucas pessoas sabem a maneira correta de começar e terminar um email profissional para atingir os melhores resultados.

Nesse tutorial, eu vou mostrar a você a melhor maneira de começar e termina um email de negócios profissional. Eu também explicarei estilo de email e discutirei a importância de identificar seu público alvo.

How to Write a Business Email
Escrevendo email (grafico)

1. Conheça seu Público Alvo

Antes de você poder escrever um início e fim efetivo para o seu email, identiique o público alvo do seu email. O público alvo é quem você está tentando atingir com o seu email. Pode ser um individuo específico ou um grupo de pessoas.

Por exemplo, um desenvolvedor web escrevendo um email para uma companhia para ver se eles precisam fazer um trabalho de desenvolvimento web, tem como público alvo o gerente de contratações. Ao contrário, um email escrito para o seu amigo para ver se há vagas de desenvolvedor abertas na empresa que ele trabalha tem como público alvo seu amigo.

É importante saber quem você quer atingir com o seu email. Seu público alvo afeta seu estilo de escrita de email incluindo o início e o fim do seu email. Aqui estão as duas distinções mais comuns de público alvo de email:

  1. Público conhecido versus público desconhecido.
  2. individual versus grupo

Público Conhecido v. Audiência Desconhecida

É uma boa ideia aprender o máximo possível sobre seu público alvo. Se você puder, enderece seu email para algum conhecido seu dentro da organização de negócios para qual você está querendo escrever.

Se você não conhece ninguém dentro da organização, tente aprender o nome e o título da pessoa para a qual você está escrevendo e use-os no email. Pessoas são mais propensas a responder quando são endereçadas diretamente.

Há vezes em que você vai precisar enviar um email para uma audiência desconhecida. Por exemplo, você pode estar respondendo um anúncio para uma apresentação freelance e o anúncio não inclui o nome da pessoa. Apesar da sua melhor pesquisa sobre a companhia, você não consegue descobrir para quem enviar o email. Nesse casos, é melhor, normalmente., começar seu email com uma abertura genéria, porém amigavel, como "Olá"

Evite "A Quem Possa Interessar" que soa muito  severo e formal.

Seu público também afeta o estilo e o tom do seu email. Um email de negócios profissional que você envia para um amigo pode ser menos formal e mais pessoal do que um email de negócios que você envia para alguém que mal conhece, ou alguém que nunca tenha visto.

Individual v. Grupo

Sempre que possível, enderece seu email para um indivíduo. Mas há algumas situações onde você pode precisar enviar um email para um grupo. Há apenas alguns poucos exemplos:

  • email para um grupo de clientes sobre alterações no serviço deles.
  • boletim informativo por email promovendo seu negócio para assinantes interessados.
  • email para uma equipe de profissionais com que está trabalhando.

Eu tenho certeza que você pode pensar em outros exemplos para aplicar em seu próprio negócio.

Se você está enviando um emal para um grupo, é uma boa ideia retratar as características comuns do grupo. Isso pode ajudá-lo a decidir como endereçar seu email e que tom usar.

Por exemplo, um email enviado a um grupo de advogados pode ser mais formal do que o email enviado a um grupo de estudantes.

2. Escolha Estilo Formal ou Informal

O estilo que você usa para escrever o email afeta o quanto seu email será efetivo. Também, o início e o fim do seu email será diferente dependendo do estilo da sua escolha.

Há três coisas que você precisa saber sobre estilo de email:

  1. Quando usar estilo formal.
  2. Quando usar estilo informal
  3. Cuidado com o tom.

Vamos dar uma olhada em cada questão do estilo de email.

Estilo Formal de Email

Anos atrás, todos os emails de negócios profissionais eram enviados usando o estilo formal. Você deve ter sido ensinado a usar o estilo forma para escrever todos os seus emails de negócios.

O maior problema com muitas das saudações dos emails formais é que elas soam rígidas.

Preste atenção as convenções da organização para a qual está escrevendo. Hoje em dia, muitas organizações preferem um estilo de email casual, informal, mesmo nos emails de negócios profissionais.

Estilo de Email Informal

Enquanto o estilo formal de email funciona com muitos negócios,  outros preferem um tom menos formal. Aqui estão alguns sinais que é apropriado usar uma linguagem menos formal no seu email:

  • Todos os emails que você recebe de indivíduos da organização são menos formais. Preste uma atenção especial em como os emails daqueles que tem autoridade, tais como email de superiores, são escritos.
  • O destinatário orienta você a ser menos formal. Por exemplo, se você endereça seu email como "Prezado Sr. Brown" e ele escreve de volta "Sr. Brown é meu pai, me chame Bob", então escolha um tom menos formal.
  • Você conhece bem o destinatário. Se você escreve a um amigo ou colega que conhece bem, use o primeiro nome. Endereçar o email com um título como "Sra. ou Sr." pode ser visto como estranho e não amistoso.

Cuidado com o Tom

Um dos maiores problemas com email é que o destinatário não pode ver sua linguagem corporal. Isso pode causar desentendimentos.

Por exemplo, eu costumo escrever o que eu acho que sejam emails profissionais. Eu vou direto ao ponto após endereçar o destinatário e apenas abordo o tópico que eu quero cobrir. Eu fiquei chocada, quando um dos meus clientes me escreveu perguntando porque eu são tão inamistosa nos meus emails. Eu tive que repensar a maneira como eu escrevia os emails.

Nos emails desse cliente, eu acrescento uma sentença amigável no início de cada email, tal como:

  • Espero que seu dia esteja ótimo.
  • Espero que sua semana tenha começado bem.
  • Estou animado por me conectar com você novamente.

O que resultou numa reposta positiva. Tenha em mente, que você deve evitar usar frases de abertura que soem muito rígidas, como:

  • Espero que esse email o encontre bem.
  • Por favor, seja informado que...
  • Este email diz respeito...

A meta é se conectar com o seu destinatário antes de pular para o tópico do seu email.

3. Início de Email Perfeitos

Como iniciar um email de negócios? O início do seu email é a primeira coisa que o destinatário vê. Um bom início significa que você deixa uma boa impressão. Um mau começo pode significar que seu email de negócios vai direto para a lixeira.

Aqui estão três elementos de um bom início de email.

  • linha de assunto
  • Saudação
  • a primeira sentença

Vamos olhar cada elemento

Linha de Assunto

A maioria dos destinatários de emails examina as linhas de assunto em suas caixas de entrada de emails para decidir quais emails são importantes e quais podem ser tratados mais tarde ou deletados. Se você quer que seu email de negócios profissional seja lido, uma boa linha de assunto é vital.

David Masters tem um ótimo conselho para fazer linhas de assunto para emails de alta performance.

Masters aponta que uma boa linha de assunto de email é relevante para a audiência, especifique sempre que possível, e são personalizadas. Também, linhas de assunto que tentam prender demais a atenção do leitor, geralmente falham. Pontos de exclamação não são equivalentes a maiores taxas de abertura. E nunca envie um email com uma linha de assunto em branco. Muitos sistemas de email classificam mensagens com linhas em branco para a pasta Spam.

Saudação

A saudação de um email é para quem o email está endereçado. Em emails mais formais, é frequentemente precedida pela palavra "Prezado".

Alguns exemplos de aberturas de emails de negócios formais incluem:

  • Caro Senhor
  • Prezada Senhora
  • Prezado Sr. Brown
  • Prezada Sra. Lopez
  • A Quem Possa Interessar
  • Exímio Dr. Smith (NT:usa-se a abreviação Exmo.) 

"Prezado Senhor" e "Prezada Senhora" se usados sozinhos pode ser ofensivos se você não souber se está escrevendo para um homem ou uma mulher. Tente "Prezado Senhor ou Senhora" se quiser usar essa saudação.

"Olá" é menos forma, também é menos provável de ofender e é uma boa maneira de iniciar um email quando você não sabe o nome do destinatário.

Quando  estiver escrevendo para alguém que está tanto numa posição de autoridade ou é mais velho que você inicie o email com "Caro Sr. Jones", "Prezada Sra. Lopez", ou "Exmo. Dr Smith". Por exemplo, "Exmo Dr. Smith" seria um modo respeitoso de um estudante iniciar um email para um professor da faculdade. Evite usar "Senhorita" ou "Senhora". Já que o status marital geralmente não é relevante.

Quando usar o primeiro nome ou o sobrenome da pessoa, sempre verifique duas vezes a ortografia do nome. Um nome escrito errado deixa uma má impressão.

Se a organização encoraja emails menos formais, pode ser apropriado iniciar o email com um simples "Oi". Se você  sabe o primeiro nome da pessoa, inclua ele também. Por exemplo, "Oi John"

Entretanto, tenha cuidado. Enquanto saudações informais são percebidas como amigáveis, você pode ser muito casual. Se você não tem certeza é melhor ser um pouco mais formal com a saudação do seu email.

Há uma coisa em ser muito informal em email de negócios. Muitos especialistas concordam que digitar abreviações de mensagens de texto não são nunca uma boa maneira de começar ou terminar um email de negócios. Aqui estão alguns exemplos de saudações de mensagens de texto que você nunca deve usar em um email de negócios profissional:

  • Ei
  • E aí?
  • Como vai?
  • ? (Abrir um email com um ponto de interrogação)

Primeira sentença

A primeira sentença de um email é que determina se o destinatário vai continuar a ler  Uma boa primeira sentença é como se inicia um email profissional. Eu nem te conto, quantos email eu já apaguei porque a primeira linha me disse que a pessoa não tinha nenhuma escrita negócios para mim.

Aqui estão alguns exemplos de péssimas linhas aberturas e como corrigi-las:

  • "Você não me conhece, mas..." Apontar que eu não conheço você é desnecessário. Ao invés disso, vá direto ao ponto. "Eu estou escrevendo a você hoje para convidá-lo para o encontro anual da companhia em 5 de Julho."
  • E"Meu nome é Liza Lopez e eu sou uma..." Começar o email desse modo faz com que o email seja sobre você. Tente faze uma pergunta de interesse do leito ao invés disso. "Você sabia que 50% de todos os Americanos não tem nenhum tipo de aposentadoria?" Apresente-se depois que conseguir a atenção do leitor.

Quando estiver escrevendo para alguém que você não conhece, mas tem uma conexão, refira-se a essa conexão. Por exemplo, você pode dizer "eu gostei muito da sua apresentação sobre usabilidade mês passado no encontro [nome da organização]" ou "eu li seu artigo recente sobre [assunto] na publicação XYZ."

Cuidado, não finja existir uma conexão onde não há. Se você não prestou atenção a apresentação do destinatário, ou não leu o artigo, será muito fácil para eles descobrirem. Como escritor, eu frequentemente recebo emails de pessoas que dizem ter lido meu artigo, mas em uma discussão posterior torna-se óbivio que eles apenas deram uma olhada no cabeçalho.

4. Como Terminar um Email

Alguma vez você já chegou ao final do email e se sentiu inseguro sobre como terminá-lo? Você não está sozinho. O fechamento do email também é importante. Essa é uma das razões pela qual o Envato Market tem dúzias de modelos de assinaturas de email profissional, que incluem todos os elemento de um bom final de email. Aqui está um exemplo

Black Email Signature Template
Modelo de Assinatura de Email Black. Inclui 30 variações de layout com arquivos HTML e Photoshop.

Eu me lembro de ficar assustada, alguns anos atrás, por um cliente que fechou seu email para mim com as palavras "Love Ya." Eu havia finalizado um grande trabalho de última hora para ele, mas na verdade eu não o conhecia bem. Acabou que ele apenas estava grato por eu estar disponível para fazer um trabalho tão grande em tão curto prazo, mas sua finalização muito familiar me deixou um pouco desconfortável na época.

Aqui estão os elementos do modo correto de como finalizar um email:

  • Palavras de encerramento. Conforme ilustrado acima, suas palavras finais para o leitor são importantes. Se elas forem muito familiares ou informais, você pode deixar o leitor desconfortável. "Atenciosamente" ou "Com os melhores cumprimentos" é geralmente considerado uma declaração de fechamento segura para um email de negócios.
  • Assinatura. A menos que você seja bem conhecido do destinatário, use o primeiro e o último nome. Se o destinatário é bem conhecido e o email de negócios é informal, tudo bem em usar apenas o primeiro nome.
  • Título e companhia (se aplicável). Em um email de negócios formal que você escreve em nome da empresa, inclua seu título e nome da organização onde trabalha.
  • Informação de contato. Inclua não apenas seu endereço de email mas também outros meios de contato, tais como, informação de contato de mídia social ou número de telefone. Se é um pedido de trabalho, inclua suas informações do LinkedIn.
  • Link para seu site de negócios (se aplicável). Se você tem um site para negócios, um link para ele na sua assinatura de email pode ser importante.
  • Foto (opcional). É aceitável incluir uma foto com sua assinatura, mas nunca substitua o texto do seu nome com uma imagem. Alguns sistemas de emails não mostram fotos. Nesses sistemas de email, se você não incluir o texto, seu destinatário não vai saber de que é o email.

Assim como na seção de abertura do email, termos de mensagens de texto não são aceitáveis num email de negócios. Aqui estão alguns exemplos de fechamentos a serem evitados:

  • CYA (abreviação de vejo você mais tarde)
  • L8R

Aprenda Mais Sobre Email

Você pode aprender a criar emails profissionais de negócios eficazes, inicio e fim. Para resumir o que nós aprendemos, inicie e termine seus emails de negócios profissionais com:

  • identificando seu público alvo
  • escolhendo p estilo correto de email
  • prestando atenção aos elementos de abertura
  • terminando com os elementos corretos de fechamento.

Aprenda mais sobre escrever emails profissionais com esse tutorial abrangente:

Ou confira nossa Guia De Aprendizado (série de tutoriais) no: Escrevendo Emails de Negócios Eficazes.

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