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So starten und beenden Sie eine professionelle Geschäfts-E-Mail

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

German (Deutsch) translation by Władysław Łucyszyn (you can also view the original English article)

Laut den in Mashable veröffentlichten Statistiken werden täglich über 89 Milliarden geschäftliche E-Mails gesendet.  Nicht einmal die über 55 Milliarden persönlichen E-Mails, die täglich verschickt werden. 

E-Mail ist ein wichtiger Teil unserer Geschäftstätigkeit und unseres Lebens.  Nur wenige Menschen wissen jedoch, wie Sie eine professionelle Geschäfts-E-Mail richtig beginnen und beenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen. 

In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie eine professionelle Geschäfts-E-Mail am besten starten und beenden. Ich erkläre auch den E-Mail-Stil und bespreche, wie wichtig es ist, Ihre Zielgruppe zu identifizieren.

How to Write a Business Email
E-Mail schreiben (Grafik

1. Kennen Sie Ihre Zielgruppe

Bevor Sie einen effektiven Start und ein Ende Ihrer E-Mail schreiben können, müssen Sie die Zielgruppe für Ihre E-Mail festlegen.  Eine Zielgruppe ist der, den Sie mit Ihrer E-Mail erreichen möchten.  Es kann sich um eine bestimmte Person oder eine Gruppe von Personen handeln. 

Beispielsweise hat ein Webentwickler, der eine geschäftliche E-Mail an ein Unternehmen schreibt, um zu sehen, ob er Web-Entwicklungsarbeit benötigt, eine Zielgruppe des Einstellungsmanagers.  Im Gegensatz dazu hat eine E-Mail an Ihren Freund, um zu sehen, ob es für einen Webentwickler in dem Unternehmen, in dem er arbeitet, offene Stellen gibt, eine Zielgruppe Ihres Freundes. 

Es ist wichtig zu wissen, wen Sie mit Ihrer E-Mail erreichen möchten.  Ihre Zielgruppe beeinflusst Ihren E-Mail-Schreibstil, einschließlich des Anfangs und Endes Ihrer E-Mail.  Hier sind die zwei häufigsten Unterschiede bei der E-Mail-Zielgruppe:

  1. Bekanntes Publikum gegenüber unbekanntem Publikum 
  2. Einzelne versus Gruppe 

Bekannte Zielgruppe vs.  Unbekannte Zielgruppe 

Es ist eine gute Idee, so viel wie möglich über Ihre Zielgruppe zu lernen.  Falls möglich, richten Sie Ihre E-Mail-Adresse an eine Ihnen bekannte Person innerhalb der Geschäftsorganisation, an die Sie schreiben. 

Wenn Sie niemanden in der Organisation kennen, versuchen Sie, den Namen und den Titel der Person zu kennen, an die Sie schreiben, und verwenden Sie sie in der E-Mail.  Menschen reagieren eher, wenn sie direkt angesprochen werden. 

Es kann vorkommen, dass Sie eine E-Mail an eine unbekannte Zielgruppe senden müssen.  Sie können beispielsweise eine Anzeige für einen freiberuflichen Auftritt beantworten und die Anzeige enthält nicht den Namen einer Person.  Trotz Ihrer besten Recherche über das Unternehmen können Sie nicht herausfinden, an wen Sie die E-Mail richten sollen.  In diesen Fällen ist es normalerweise am besten, Ihre E-Mail mit einer generischen, aber freundlichen Öffnung wie "Hallo" zu beginnen. 

Vermeiden Sie "To Wom It May Concern", das sich zu steif und formal anhör

Ihr Publikum beeinflusst auch den Stil und den Ton Ihrer E-Mail. Eine professionelle geschäftliche E-Mail, die Sie an einen Freund senden, kann weniger förmlich und persönlicher sein als eine geschäftliche E-Mail, die Sie an jemanden schicken, den Sie kaum kennen, oder jemand, den Sie noch nie getroffen haben. 

Einzelne Vs.  Gruppe

Wenn möglich, adressieren Sie Ihre E-Mail an eine Einzelperson.  Es gibt jedoch Situationen, in denen Sie möglicherweise eine Gruppen-E-Mail senden müssen.  Hier nur einige Beispiele: 

  • E-Mail an eine Gruppe von Kunden über Änderungen in ihrem Service 
  • E-Mail-Newsletter, der Ihr Unternehmen interessierten Abonnenten vorstellt 
  • E-Mail an ein professionelles Team, mit dem Sie arbeiten

 Ich bin mir sicher, dass Sie sich weitere Beispiele vorstellen können, die für Ihr eigenes Unternehmen gelten. 

Wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppe senden, sollten Sie sich die gemeinsamen Merkmale der Gruppe vorstellen.  So können Sie entscheiden, wie Sie Ihre E-Mail adressieren und welchen Ton Sie verwenden möchten. 

Eine E-Mail, die an eine Gruppe von Anwälten gesendet wurde, wäre beispielsweise formeller als eine E-Mail, die an eine Gruppe von College-Studenten gesendet wurde. 

2. Wählen Sie den formalen oder informellen E-Mail-Stil 

Der Stil, den Sie zum Schreiben Ihrer E-Mail verwenden, wirkt sich auf die Wirksamkeit Ihrer E-Mail aus.  Der Beginn und das Ende Ihrer E-Mail-Adresse hängt vom ausgewählten Stil ab. 

Es gibt drei Dinge, die Sie über den E-Mail-Stil wissen müssen:

  1. Wann einen formalen Stil verwenden. 
  2. Wann ist ein informeller Stil zu verwenden? 
  3. Achte auf deinen Ton. 

Lassen Sie uns einen Blick auf jedes E-Mail-Stilproblem werfen. 

Formaler E-Mail-Stil

Vor Jahren wurden alle geschäftlichen E-Mails formell verschickt.  Möglicherweise wurde Ihnen beigebracht, einen formalen Stil zu verwenden, um alle geschäftlichen E-Mails zu schreiben. 

Das Hauptproblem bei vielen formalen E-Mail-Begrüßungen ist, dass sie steif klingen. 

Achten Sie auf die Konventionen in der Organisation, in die Sie schreiben.  Heutzutage bevorzugen viele Organisationen einen zwanglosen, informellen E-Mail-Stil, selbst für professionelle geschäftliche E-Mails. 

Informeller E-Mail-Stil

Während ein formeller E-Mail-Stil für viele Unternehmen geeignet ist, bevorzugen einige Unternehmen einen weniger formalen Ton.  Hier sind einige Anzeichen dafür, dass es angemessen ist, in Ihrer E-Mail eine weniger formale Sprache zu verwenden: 

  • Alle E-Mails, die Sie von Einzelpersonen in der Organisation erhalten, sind weniger formal.  Achten Sie besonders darauf, wie E-Mails von Verantwortlichen geschrieben werden, beispielsweise E-Mails von Ihrem Chef. 
  • Der Empfänger weist Sie an, weniger formell zu sein.  Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mail an "Dear Mr. Brown" richten und er zurückschreibt: "Mr.  Brown ist mein Vater, rufen Sie mich an, Bob". 
  • Sie kennen den Empfänger gut.  Wenn Sie einem Freund oder Kollegen, der Ihnen bekannt ist, schreiben, verwenden Sie deren Vornamen.  Das Adressieren der E-Mail mit einem Titel wie Frau oder Herr kann unangenehm oder unfreundlich erscheinen. 

Achte auf deinen Ton

Eines der größten Probleme bei E-Mails ist, dass der Empfänger Ihre Körpersprache nicht sehen kann. Dies kann zu Missverständnissen führen.

Zum Beispiel schrieb ich, was ich für professionelle E-Mails hielt.  Nach der Ansprache des Empfängers bin ich genau auf den Punkt gekommen und habe nur das Thema angesprochen, das ich behandeln wollte.  Ich war schockiert, als sich einer meiner Kunden zurückschrieb und mich fragte, warum ich in meinen E-Mails so unfreundlich sei.  Ich musste die Art, wie ich E-Mails schrieb, überdenken. 

Für E-Mails an diesen Kunden habe ich zu Beginn jeder E-Mail einen freundlicheren Satz hinzugefügt, z. B .: 

  • Ich hoffe dein Tag läuft gut. 
  • Ich vertraue darauf, dass Ihre Woche einen guten Start hat. 
  • Ich freue mich darauf, wieder Kontakt mit Ihnen aufzunehmen. 

Was zu einer positiven Resonanz führte.  Denken Sie jedoch daran, dass Sie vermeiden sollten, Phrasen zu öffnen, die sich zu steif anfühlen, wie:

  • Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut findet. 
  • Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass… 
  • Diese E-Mail betrifft ... 

Ziel ist es, sich mit dem Empfänger zu verbinden, bevor Sie in das Thema Ihrer E-Mail einsteigen. 

3. Perfekte E-Mail-Anfänge 

Wie starte ich eine Geschäfts-E-Mail?  Ihr E-Mail-Anfang ist das erste, was ein Empfänger sieht.  Ein guter Anfang bedeutet, dass Sie einen guten Eindruck hinterlassen.  Ein schlechter E-Mail-Anfang könnte bedeuten, dass Ihre geschäftliche E-Mail direkt in den Papierkorb gelangt. 

Hier sind die drei Elemente eines guten E-Mail-Anfangs:

  • Betreff 
  • Anrede 
  • Der erste Satz 

Schauen wir uns jedes Element an. 

Betreff

Die meisten E-Mail-Empfänger scannen die Betreffzeilen in ihrem E-Mail-Postfach, um zu entscheiden, welche E-Mails wichtig sind und welche später bearbeitet oder gelöscht werden können.  Wenn Sie möchten, dass Ihre geschäftlichen E-Mails gelesen werden, ist eine gute E-Mail-Betreffzeile unerlässlich.

 David Masters hat einen guten Rat beim Erstellen von E-Mail-Betreffzeilen mit hoher Leistung:

Masters weist darauf hin, dass gute E-Mail-Betreffzeilen für das Publikum relevant sind, wann immer dies möglich ist und personalisiert sind.  Auch E-Mail-Betreffzeilen, die zu sehr versuchen, die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zu ziehen, schlagen häufig fehl.  Ausrufezeichen entsprechen nicht den höheren Öffnungsraten.  Senden Sie niemals eine E-Mail mit einer leeren Betreffzeile. Viele E-Mail-Systeme sortieren Nachrichten mit leeren Zeilen in den Spam-Ordner. 

Anrede 

Die Anrede einer E-Mail ist, an wen die E-Mail adressiert ist.  In formelleren E-Mails wird häufig das Wort "Liebes" vorangestellt. 

Einige Beispiele für offizielle Geschäftsemails sind: 

  • Lieber Herr
  • Sehr geehrte 
  • Frau Sehr geehrter Herr Brown 
  • Sehr geehrte Frau Lopez 
  • Wen es angeht 
  • Sehr geehrter Herr Dr. Smith

"Sehr geehrter Herr" und "Sehr geehrte Damen und Herren", allein verwendet, kann beleidigend sein, wenn Sie nicht wissen, ob Sie einem Mann oder einer Frau schreiben.  Versuchen Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn Sie diese Begrüßung verwenden möchten. 

"Hallo" ist zwar weniger formell, aber es ist weniger wahrscheinlich, dass es eine Beleidigung darstellt, und es ist eine gute Möglichkeit, eine E-Mail zu starten, wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen. 

Wenn Sie an jemanden schreiben, der sich entweder in einer Autoritätsposition befindet oder älter ist als Sie, beginnen Sie die E-Mail mit "Sehr geehrter Herr Jones", "Sehr geehrte Frau Lopez" oder "Sehr geehrter Herr Dr. Smith". Zum Beispiel wäre "Dear Dr. Smith" ein respektvoller Weg für einen Studenten, eine E-Mail an einen Hochschulprofessor zu senden.  Vermeiden Sie die Verwendung von „Miss“ oder „Mrs.“, da der Familienstand normalerweise nicht relevant ist. 

Überprüfen Sie bei der Verwendung des Vor- oder Nachnamens einer Person immer die Schreibweise des Namens.  Ein falsch geschriebener Name hinterlässt einen schlechten Eindruck.

Wenn die Organisation weniger formale E-Mails anfordert, kann es angebracht sein, eine E-Mail mit einem einfachen „Hallo“ zu beginnen. Wenn Sie den Vornamen der Person kennen, geben Sie sie ein.  Zum Beispiel "Hallo John". 

Sei aber vorsichtig.  Während informelle Begrüßungen als freundlicher empfunden werden, können Sie zu lässig sein.  Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie mit Ihrer E-Mail-Anrede etwas zu formal sein. 

Es gibt so etwas wie zu informell mit einer geschäftlichen E-Mail.  Die meisten Experten sind sich einig, dass Kurzmitteilungen für Kurzmitteilungen keine gute Möglichkeit sind, eine geschäftliche E-Mail zu beginnen oder zu beenden.  Hier einige Beispiele für SMS-Begrüßungen, die Sie nicht in einer geschäftlichen E-Mail verwenden sollten: 

  • Hallo 
  • Yo
  • Sup oder Whassup 
  • ?  (Öffnen einer E-Mail mit einem Fragezeichen) 

Erster Satz 

Der erste Satz einer E-Mail bestimmt, ob der Empfänger weiterlesen wird.  Ein guter erster Satz ist, wie man eine professionelle E-Mail startet.  Ich kann Ihnen nicht sagen, wie viele E-Mails ich gelöscht habe, da mir in der ersten Zeile mitgeteilt wurde, dass die Person kein Geschäft hatte. 

Hier einige Beispiele für fehlerhafte Anfangszeilen und deren Behebung: 

  • "Sie kennen mich nicht, aber ..." Es ist unnötig, darauf hinzuweisen, dass ich Sie nicht kenne.  Gehen Sie stattdessen zum Punkt.  "Ich schreibe Ihnen heute, um Sie zur jährlichen Gesellschafterversammlung am 5. 
  • "Mein Name ist Lisa Lopez und ich bin ein ..." Wenn Sie eine E-Mail auf diese Weise absetzen, wird die E-Mail über Sie.  Stellen Sie stattdessen eine interessante Frage an den Leser.  „Wussten Sie, dass 50% aller Amerikaner keine Altersvorsorge haben?“  Stellen Sie sich vor, nachdem Sie die Aufmerksamkeit des Lesers erhalten haben. 

Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen, aber eine Verbindung haben, beziehen Sie sich auf diese Verbindung.  Sie könnten zum Beispiel sagen: „Ich habe Ihre Präsentation über die Benutzerfreundlichkeit beim Treffen [Name der Organisation] des letzten Monats“ oder „Ich habe Ihren letzten Artikel zu [Thema] in der XYZ-Veröffentlichung gelesen.“

Achtung, tun Sie nicht so, als ob eine Verbindung besteht, wenn dies nicht der Fall ist.  Wenn Sie an der Präsentation des Empfängers nicht teilgenommen haben oder deren Artikel nicht gelesen haben, können sie leicht herausfinden.  Als Verfasser bekomme ich oft E-Mails von Leuten, die meinen Artikel gelesen haben, aber die weitere Diskussion mit ihnen macht offensichtlich, dass sie sich nur die Schlagzeile angesehen haben. 

4. So beenden Sie eine E-Mail

Haben Sie jemals das Ende einer E-Mail erreicht und sich nicht sicher, wie Sie sie beenden sollen?  Du bist nicht allein.  Das Schließen einer E-Mail ist ebenfalls wichtig.  Dies ist einer der Gründe, warum Envato Market Dutzende von professionellen E-Mail-Signaturvorlagen besitzt, die alle Elemente eines guten E-Mail-Endes enthalten.  Hier ist ein Beispieldesign aus der schwarzen E-Mail-Signaturvorlage:

Black Email Signature Template
Schwarze E-Mail-Signaturvorlage Enthält 30 Layoutvarianten mit HTML- und Photoshop-Dateien. 

Ich erinnere mich, dass ich vor ein paar Jahren von einem Kunden erschreckt wurde, der mir seine E-Mail mit den Worten „Love Ya“ zugesandt hatte. Ich hatte gerade einen riesigen Eiljob für ihn beendet, aber ich kannte ihn eigentlich nicht gut.  Es stellte sich heraus, dass er nur dankbar war, dass ich so kurzfristig einen so großen Job erledigen konnte, aber sein zu vertrautes Ende machte mich damals etwas unbehaglich. 

Hier sind die Elemente der richtigen Methode zum Schließen einer E-Mail: 

  • Schlussworte  Wie ich oben erläutert habe, sind Ihre abschließenden Worte an Ihren Leser wichtig.  Wenn sie zu vertraut oder zu informell sind, kann es sein, dass der Leser sich unwohl fühlt.  „Best“ oder „Best Wishes“ wird im Allgemeinen als sichere Abschlusserklärung für eine geschäftliche E-Mail betrachtet. 
  • Unterschrift.  Sofern Sie dem Empfänger nicht bekannt sind, verwenden Sie Ihren Vor- und Nachnamen.  Wenn der Empfänger bekannt ist und die geschäftliche E-Mail informell ist, können Sie nur Ihren Vornamen verwenden.
  • Titel und Firma (falls zutreffend). Geben Sie in einer formellen Geschäfts-E-Mail, die Sie im Namen des Unternehmens schreiben, Ihren Titel und den Namen der Organisation an, für die Sie arbeiten. 
  • Kontaktinformation.  Geben Sie nicht nur Ihre E-Mail-Adresse an, sondern auch andere Kontaktmöglichkeiten, z. B. Ihre Kontaktinformationen zu sozialen Medien oder Ihre Telefonnummer.  Wenn es sich um eine Stellenanfrage handelt, geben Sie Ihre LinkedIn-Informationen an. 
  • Link zu Ihrer Business-Website (falls zutreffend).  Wenn Sie eine geschäftliche Website haben, kann ein Link in Ihrer E-Mail-Signatur dazu wichtig sein. 
  • Foto (optional).  Es ist akzeptabel, der Signatur ein Foto hinzuzufügen, den Namenstext jedoch niemals durch ein Bild zu ersetzen.  Einige E-Mail-Systeme zeigen keine Bilder an.  Wenn Sie in diesen E-Mail-Systemen keinen Text angeben, kann der Empfänger nicht wissen, von wem die E-Mail stammt. 

Wie beim Eröffnungsabschnitt der E-Mail sind die Bedingungen für Kurzmitteilungen in einer geschäftlichen E-Mail nicht zulässig.  Hier einige Beispiele für zu vermeidende Schließungen:

  • CYA (kurz für Sie [später]) 
  • L8R 

Weitere Informationen zum Thema E-Mail

Sie können effektive berufliche E-Mail-Starts und Endings erstellen.  Um zusammenzufassen, was wir gelernt haben, beginnen und beenden Sie Ihre geschäftlichen E-Mails durch: 

  • Identifizierung Ihrer Zielgruppe 
  • Auswahl des richtigen E-Mail-Stils 
  • auf die öffnungselemente 
  • achten endend mit den rechten schließelementen.

Erfahren Sie mehr über das Verfassen professioneller E-Mails in diesem umfassenden Tutorial: 

Weitere Informationen finden Sie in unserem Lernhandbuch (Reihe von Lernprogrammen): Schreiben von effektiven Geschäfts-E-Mails.

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