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Come iniziare e chiudere una email commerciale professionale

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Italian (Italiano) translation by Roberta C (you can also view the original English article)

Oltre 89 miliardi di e-mail commerciali vengono inviate ogni giorno secondo le recenti statistiche pubblicate su Mashable. Escluse le oltre 55 miliardi di email personali inviate ogni giorno.

L'email è una parte importante del modo in cui conduciamo gli affari e le nostre vite. Eppure, poche persone conoscono il modo giusto per iniziare e terminare una email commerciale professionale per ottenere i migliori risultati.

In questo tutorial, vi mostrerò il modo migliore per iniziare e terminare una email commerciale professionale. Parlerò anche dello stile delle email e discuteremo l'importanza di individuare il target di riferimento.

How to Write a Business Email
Scrivere Email (grafico)

1. Conosci il tuo pubblico di riferimento

Prima di poter scrivere un efficace inizio e finale della tua email bisogna identificare il target di riferimento della email. Un target di riferimento è chi si vuole raggiungere con la tua email. Può essere un individuo specifico o un gruppo di persone.

Ad esempio, uno sviluppatore web che scrive una email ad una società per vedere se hanno bisogno di aiuto per lo sviluppo web fatto ha come target di riferimento il gestore assumente. Al contrario, un'email scritta ad un amico per vedere se ci sono eventuali possibilità di assunzione per uno sviluppatore web nell'azienda dove lavora ha come target di riferimento l'amico.

È importante sapere chi si sta tentando di raggiungere con l'email. Il pubblico di destinazione influisce sullo stile di scrittura dell'email compresi l'inizio e la chiusura dell'email. Qui ci sono i due più comuni target dell'email:

  1. pubblico noto contro pubblico sconosciuto
  2. individuo contro gruppo

Pubblico noto Vs Pubblico sconosciuto

È una buona idea imparare quanto più possibile sul vostro target di riferimento. Se è possibile, inviate l'email a qualcuno che conoscete all'interno dell'organizzazione aziendale alla quale state scrivendo.

Se non conoscete nessuno nell'organizzazione, meglio cercare di imparare il nome e il titolo della persona a cui si sta scrivendo e utilizzarli nell'email. Le persone sono più propense a rispondere quando ci si rivolge a loro direttamente.

Ci sono momenti in cui si potrebbe dover inviare una mail ad un pubblico sconosciuto. Ad esempio, si potrebbe rispondere ad un annuncio per un freelance e l'annuncio non include un nome di persona. Nonostante la migliori ricerche sull'azienda, non si riesce a capire a chi è intestare l'email. In questi casi, è preferibile iniziare l'email con un'apertura generica, ma amichevole, come ad esempio "Ciao".

Evitare "Alla persona interessata" che suona troppo rigido e formale.

Il pubblico influenza anche lo stile e il tono dell'email. Un'email commerciale professionale che si invia ad un amico può essere meno formale e più personale di una email di affari che si invia a qualcuno che si conosce a malapena o che non si ha mai incontrato.

Singolo Vs. Gruppo

Quando possibile, intestare l'email ad un individuo. Ma ci sono alcune situazioni aziendali in cui potrebbe essere necessario inviare una email ad un gruppo. Ecco alcuni esempi:

  • email ad un gruppo di clienti che informa riguardo modifiche del loro servizio
  • email newsletter che promuove la tua attività ai sottoscrittori interessati
  • email ad un team di professionisti con cui si sta lavorando 

Sono sicuro che si possono pensare anche altri esempi applicabili alla propria attività.

Se si sta inviando un'email ad un gruppo, è una buona idea rendersi conto delle caratteristiche comuni del gruppo. Che possono aiutarvi a decidere come impostare l'email e che tono utilizzare.

Ad esempio, un'email inviata ad un gruppo di avvocati dovrebbe essere più formale di una email inviata ad un gruppo di studenti del college.

2. Scegliere uno stile formale o informale per l'email

Lo stile che si utilizza per scrivere l'email determina quanto sarà efficace. Inoltre, l'apertura e la chiusura dell'email saranno diverse a seconda dello stile usato.

Ci sono tre cose da sapere sullo stile dell'email:

  1. Quando utilizzare uno stile formale.
  2. Quando utilizzare uno stile informale.
  3. Bada a come parli.

Diamo un'occhiata alle questioni di stile delle email.

Email con Stile formale 

Anni fa, tutte le email commerciali professionali venivano inviate usando uno stile formale. Potrebbe esservi stato insegnato di utilizzare uno stile formale per scrivere tutte le tue email di lavoro.

Il problema principale con le email formali è che risultano rigide.

Prestate attenzione alle convenzioni dell'organizzazione alla quale state scrivendo. Oggi molte organizzazioni preferiscono uno stile casual, email con uno stile informale anche per le email commerciali professionali.

Email con Stile informale

Mentre uno stile email formale funziona con molte aziende, altre aziende preferiscono un tono meno formale. Qui ci sono alcuni segni che è opportuno utilizzare per un linguaggio meno formale nell'email:

  • Tutte le email che ricevi da persone dell'organizzazione sono meno formali. Prestiamo particolare attenzione al modo in cui sono scritte le email dalle persone autorevoli, ad esempio le email del capo.
  • Il destinatario si rivolge in una maniera meno formale. Ad esempio, se noi indirizziamo l'email "Gentile Sig. Brown" egli risponde "Sig. Brown è mio padre, chiamami Bob", quindi prende un tono meno formale.
  • Conosciamo bene il destinatario. Se si scrive a un amico o un collega a noi conosciuto, è possibile utilizzare il suo nome. Intestare l'email con un titolo come signora o signor può sembrare imbarazzante o scortese.

Bada a come parli

Uno dei maggiori problemi con le email è che il destinatario non può vedere il linguaggio del corpo. Ciò può causare incomprensioni.

Ad esempio, ho scritto quelle che pensavo fossero email professionali. Sono andato dritto al punto dopo aver impostato l'email e ho affrontato l'argomento di cui volevo parlare. Sono rimasto scioccato quando uno dei miei clienti mi ha risposto chiedendomi perché ero stato così scortese nella mia email. Ho dovuto ripensare il modo in cui scritto l'email.

Nelle email a questo cliente, ho aggiunto una frase più amichevole all'inizio di ognuna, come:

  • Spero che la giornata sta andando bene.
  • Spero la vostra settimana sia iniziata bene.
  • Sono contento di sentirla di nuovo.

Che ha provocato una risposta positiva. Tenete a mente che, però, si dovrebbero evitare frasi di apertura che sembrino troppo rigide, come:

  • Spero che questa email la trovi bene.
  • Si prega di essere informati del fatto che...
  • Questa email riguarda...

L'obiettivo è di connettersi con il destinatario prima di passare all'oggetto della vostra email.

3. Perfette aperture di email

Come aprire una email commerciale? L'apertura dell'email è la prima cosa che vede il destinatario. Un buon inizio significa lasciare una buona impressione. Una brutta apertura potrebbe voler dire che la nostra email aziendale vada dritta nel cestino.

Ecco tre elementi di un buon inizio di email:

  • oggetto
  • formula di apertura
  • la prima frase

Diamo un'occhiata a ciascun elemento.

Oggetto

La maggior parte dei destinatari di posta elettronica scansionano gli oggetti delle email per decidere quali messaggi sono importanti, quali possono essere trattati più avanti oppure eliminati. Se si desidera che le nostre email commerciali professionali vengano lette, un buon oggetto nelle email è di vitale importanza.

David Masters ha ottimi consigli su oggetti delle email altamente performanti:

Punti forti che rendono l'oggetto dell'e-mail rilevante per il pubblico specifico quando è possibile e personalizzato. Inoltre, un oggetto dell'email troppo forte per catturare l'attenzione del lettore, spesso fallisce. Più punti esclamativi non equivalgono a più alti tassi di apertura. E mai inviare una email con un oggetto vuoto. Molti programmi di posta elettronica selezionano email senza oggetto per inviarle nella cartella Spam.

Formula di apertura

La formula di apertura di un'email è verso chi è indirizzata. Nelle email più formali, è spesso preceduta dalla parola "Egregio".

Alcuni esempi di formule di apertura di email commerciali formali includono:

  • Egregio Signor
  • Gentilissima Signora
  • Gentilissimo Signor Brown
  • Gentile Sig. ra Lopez
  • Alla Cortese Attenzione della Persona Interessata
  • Esimio Sign. Smith

"Gentile Signore" e "Gentile Signora" usati da soli potrebbero essere offensivi se non sai se si sta scrivendo ad un uomo o ad una donna. Se si desidera utilizzare questo saluto, meglio provare "Gentile signore o signora".

Mentre "Salve" è un po' meno formale, è meno probabile offendere ed è un buon modo per iniziare un'email quando non si conosce il nome del destinatario.

Quando si scrive a qualcuno che è in una posizione di autorità o è più anziano di noi iniziare l'email con "Gentile Sig. Jones", "Gentile Sig. ra Lopez", o "Egregio dottor Smith." Ad esempio, "Gentile Sig. Smith" è un modo rispettoso per uno studente di intestare un'email a un professore universitario. Evitare di utilizzare "Signorina" , poiché lo stato civile non è di solito rilevante.

Quando si usa il nome proprio di una persona controllare sempre l'ortografia del nome. Un nome errato lascia un'impressione negativa.

Se l'organizzazione incoraggia le email meno formali, potrebbe essere opportuno iniziare un'e-mail con un semplice "Ciao". Se si conosce il nome della persona, è necessario includerlo. Ad esempio, "Ciao John".

Attenzione, però. Mentre i saluti informali sono percepiti come più amichevoli, si potrebbe risultare troppo casual. In caso di incertezza, è meglio essere un po' formale con la formula di apertura dell'email.

Non essere troppo informali con una le email aziendali. La maggior parte degli esperti concordano sul fatto che le abbreviazioni non sono mai un buon modo per iniziare o terminare un'email aziendale. Ecco alcuni esempi di aperture che non si dovrebbero usare in una email professionale:

  • Hey
  • Yo
  • Sup o Whassup
  • ? (Iniziare una email con un punto interrogativo)

Prima frase

La prima frase di un email determina se il destinatario continuerà la lettura. Una buona prima frase è come iniziare una email professionale. Non vi dico quante email ho cancellato perché la prima frase mi indicava che la persona che mi stava scrivendo non aveva una buona attività.

Ecco alcuni esempi di cattive frasi di apertura e come risolverli:

  • "Non ci conosciamo, ma..." Non è necessario sottolineare che io non ti conosco. Arrivare al punto, invece. "Ti scrivo per invitarti alla riunione annuale della società il 5 luglio."
  • "Il mio nome è Lisa Lopez e io sono..." Iniziare un'email in questo modo rende te l'oggetto dell'email. Prova invece a fare una domanda di interesse per il lettore. "Lo sapevi che il 50% di tutti gli americani non ha alcun risparmio per la pensione?" Presentarsi dopo aver ottenuto l'attenzione del lettore.

Quando si scrive a qualcuno che non si conosce ma con il quale si ha un contatto in comune, fare riferimento a tale contatto. Ad esempio, si potrebbe dire "Ho apprezzato la presentazione sull'usabilità nella riunione del mese scorso [nome organizzazione]" o "Ho letto il tuo articolo recente su [soggetto] nella pubblicazione di XYZ."

Attenzione, non forzare una connessione quando non c'è. Se non hai assistito alla presentazione del destinatario o non hai letto l'articolo, sarà facile da scoprire. Come scrittore, spesso ricevo email da persone che affermano di aver letto il mio articolo, ma approfondendo un po' la discussione mi rendo conto che guardavano solo il titolo.

4. Come terminare un'email

Ti è mai capitato di arrivare alla fine di un'email senza sapere come terminarla? Non è successo solo a te. Anche la chiusura di una email è molto importante. Questa è una delle ragioni per le quali Envato ha decine di modelli di firma di email professionali che includono tutti gli elementi di una buona chiusura di una email. Qui è un esempio del template black email signature:

Black Email Signature Template
Black email signature template Include 30 varianti di layout con file Photoshop & HTML.

Mi ricordo di essemi spaventato pochi anni fa quando un cliente aveva terminato la sua email indirizzata a me con le parole "Ti voglio bene." Avevo appena finito un enorme pastrocchio per lui, ma in realtà non lo conoscevo bene. In realtà era solo grato del fatto che fossi stato disponibile a fare un grosso lavoro con così poco preavviso, ma suo finale troppo familiare mi ha fatto strano al momento.

Qui trovi alcuni elementi giusti per chiudere un'email:

  • Parole di chiusura. Come illustrato in precedenza, le parole finali sono importanti per il tuo lettore. Se sono troppo familiare o informali, possono arrecare disagio. "Saluti" o "Cordiali Saluti" sono generalmente considerate chiusure sicure per un'email aziendale.
  • Firma. A meno che non si è conosciuti al destinatario, è possibile utilizzare il vostro nome e cognome. Se il destinatario è ben noto e l'email di lavoro è informale, è possibile usare solo il tuo nome.
  • Titolo e società (se applicabile). In un'email formale che si scrive per conto della società vanno inseriti il titolo e il nome dell'organizzazione per che la quale si lavora.
  • Informazioni di contatto. Comprendono non solo il tuo indirizzo email ma gli altri contatti come i tuoi social media o il numero di telefono. Se si tratta di una richiesta di lavoro, è necessario includere anche le informazioni di LinkedIn.
  • Link al tuo sito Web aziendale (se applicabile). Se hai un sito Web aziendale, un link ad esso nella firma dell'email potrebbe essere importante.
  • Foto (opzionale). È accettabile includere una foto nella tua firma ma non bisogna mai sostituire il testo del tuo nome con un'immagine. Alcuni sistemi di posta elettronica non visualizzano le immagini. In quei sistemi di posta elettronica, se non si include il testo il tuo destinatario non saprò da chi proviene l'email.

Come vale per l'apertura dell'email, termini di messaggio di testo non sono accettabili in un'email aziendale. Ecco alcuni esempi di chiusure per evitare:

  • Cià (corto per ciao [in seguito])
  • L8R

Ulteriori informazioni sulle Email

È possibile creare efficaci aperture e chiusure per le email aziendali. Per riassumere quello che abbiamo imparato, iniziare e terminare le vostre email aziendali:

  • identificando il pubblico di destinazione
  • scegliendo il giusto stile per l'email
  • prestando attenzione agli elementi di apertura
  • chiudendo con i giusti elementi

Ulteriori informazioni sulla scrittura di messaggi di posta elettronica professionale in questo tutorial completo:

O scopri la nostra guida di apprendimento (serie di tutorial): Writing Effective Business Emails.

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