Advertisement
  1. Business
  2. Email

Bagaimana Memulai dan Mengakhiri Email Bisnis Profesional

by
Read Time:13 minsLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Yosef Andreas (you can also view the original English article)

Lebih dari 80 miliar email bisnis dikirimkan tiap harinya berdasarkan statistik terkini yang diterbitkan dalam Mashable. Itu bahkan tidak termasuk lebih dari 55 miliar email pribadi yang dikirimkan setiap harinya.

Email adalah bagian penting cara kita melakukan bisnis dan hidup kita. Namun, beberapa orang yang mengetahui cara yang benar untuk memulai dan mengakhiri sebuah email bisnis profesional untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

Di dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan cara terbaik untuk memulai dan mengakhiri sebuah email bisnis profesional. Saya juga akan menjelaskan gaya email dan mendiskusikan pentingnya mengidentifikasi audiens targetmu.

How to Write a Business EmailHow to Write a Business EmailHow to Write a Business Email
Penulisan email (grafis)

1. Kenali Audiens Targetmu

Sebelum kamu dapat menuliskan sebuah awalan dan akhiran email yang efektif, identifikasi audiens target emailmu. Sebuah audiens target adalah seseorang yang kamu coba capai dengan emailmu. Itu dapat berupa individual yang spesifik atau kelompok orang.

Sebagai contoh, seorang pengembang web yang menuliskan email bisnis ke sebuah perusahaan untuk melihat apakah mereka memerlukan pekerjaan pengembangan web memiliki audiens target hiring manager. Secara kontras, sebuah email yang dituliskan ke temanmu untuk melihat apakah ada lowongan untuk pengembang web di dalam perusahaan dimana mereka berkerja memiliki audiens target temanmu.

Penting untuk mengetahui siapa yang coba kamu dekati dengan emailmu. Audiens targetmu mempengahui gaya penulisan email termasuk awalan dan akhiran email. Berikut dua audiens target email yang paling umum:

  1. audiens yang dikenal versus audiens yang tidak dikenal
  2. individual versus group

Audiens Dikenal Vs. Audiens Tidak Dikenal

Merupakan ide yang bagus untuk mempelajari sebanyak mungkin tentang audiens targetmu. Jika bisa, arahkan emailmu ke seseorang yang mengenalmu di dalam organisasi bisnis tujuanmu menulis.

Jika kamu tidak mengetahui siapapun di dalam organisasi tersebut, coba pelajari nama dan jabatan orang yang menjadi tujuanmu menulis dan gunakan mereka di dalam email. Orang cenderung merespon ketika dialamatkan secara langsung.

Ada saat-saat dimana kamu mungkin perlu mengirimkan sebuah email ke audiens yang tidak dikenal. Sebagai contoh, kamu mungkin sedang menjawab sebuah iklan atau pekerjaan freelance dan iklan tersebut tidak mencantumkan nama orang. Terlepas dari riset terbaik tentang perusahaan, kamu tidak mengenali kepada siapa email ditujukan. Dalam kasus ini, biasanya paling baik memulai emailmu dengan pembukaan yang umum namun bersahabat, seperti "Halo".

Hindari "Kepada Yang Bersangkutan" yang terdenganr terlalu kaku dan resmi.

Audiensmu juga mempengaruhi gaya dan nada emailmu. Sebuah email bisnis profesional yang kirimkan kepada seorang teman dapat sedikit kurang formal dan lebih pribadi daripada sebuah email bisnis yang kamu kirimkan ke seseorang yang kurang kamu kenal atau seseorang yang tidak pernah kamu temui.

Individual Vs. Group

Jika memungkinkan, arahkan emailmu ke individu. Namun ada beberapa situasi benar dimana kamu mungkin perlu mengirimkan sebuah email group. Berikut hanya beberapa contoh:

  • email ke kelompok pelanggan tentang perubahan dalam layanan mereka
  • surat kabar email yang mempromosikan bisnismu ke pelanggan yang tertarik
  • email ke sebuah tim profesional tempatmu berkerja

Saya yakin kamu dapat memikirkan contoh lainnya yang berlaku pada bisnismu sendiri.

Jika kamu mengirimkan sebuah email ke sebuah kelompok, ide yang bagus untuk mencari gambaran umum karakteristik kelompok tersebut. Itu dapat membantumu menentukan bagaimana menggunakan emailmu dan nada apa yang digunakan.

Sebagai contoh, sebuah email yang dikirimkan ke kelompok pengacara akan menjadi lebih resmi daripada email yang dikirimkan ke sebuah kelompok mahasiswa.

2. Memilih Gaya Email Resmi atau Tidak Resmi

Gaya yang kamu gunakan untuk menuliskan emailmu berdampak pada seberapa efektif emailmu. Juga, awal dan akhir emailmu akan berbeda tergantung pada gaya yang kamu pilih.

Ada tiga hal yang perlu kamu ketahui tentang gaya emailmu:

  1. Kapan menggunakan gaya resmi.
  2. Kapan menggunakan gaya tidak resmi.
  3. Perhatikan nadamu.

Mari kita lihat masing-masing permasalahan gaya email ini.

Gaya Email Formal

Bertahun-tahun yang lalu, semua email bisnis profesional dikirimkan menggunakan gaya yang resmi. Kamu mungkin telah diajarkan untuk menggunakan gaya resmi untuk menuliskan semua email bisnismu.

Masalah utama dengan kebanyakan salam email resmi adalah mereka terdengar kaku.

Perhatikan kebiasaan dalam organisasi tempat tujuanmu menulis. Hari ini banyak organisasi memilih gaya email tidak resmi yang kasual bahkan untuk email bisnis profesional.

Gaya Email Informal

Sementara gaya email resmi berhasil dalam kebanyakan bisnis, beberapa bisnis lebih memilih nada yang kurang resmi. Berikut beberapa tanda bahwa itu layak menggunakan bahasa yang kurang resmi dalam emailmu:

  • Semua email yang kamu terima dari individual di dalam organisasi itu kurang resmi. Perhatikan hal-hal tertentu tentang bagaimana email dari mereka yang memiliki otoritas, seperti email dari bosmu, dituliskan.
  • Penerima mengarahkanmu untuk menjadi kurang formal. Sebagai contoh, jika kamu mengirimkan email dengan "Dear Mr. Brown" dan beliau menuliskan kembali "Mr. Brown adalah ayah saya, panggil saya Bob,” maka gunakan nada yang kurang resmi.
  • Kamu mengenal baik si penerima. Jika kamu menuliskan ke seorang teman atau kolega yang kamu kenal baik, gunakan nama pertama mereka. Menggunakan email dengan titel seperti Ms. atau Mr. dapat kelihatan canggung atau tidak bersahabat.

Perhatikan Nadamu

Salah satu masalah terbesar dengan email adalah bahwa penerima tidak dapat melihat bahasa tubuhmu. Ini dapat menyebabkan kesalahpahaman.

Sebagai contoh, saya pernah menuliskan apa yang saya kira merupakan email profesional. Saya langsung ke tujuan setelah menyapa penerima dan hanya menuliskan topik yang ingin saya bahas. Saya terkejut ketika salah satu klien saya menuliskan kembali dan menanyakan mengapa saya begitu tidak bersahabat dalam email saya. Saya harus memikirkan ulang cara saya menulis email.

Untuk email kepada klien tersebut, saya menambahkan kalimat yang lebih bersahabat di awal setiap email, seperti:

  • Saya harimu baik.
  • Saya percaya minggumu senggang untuk awalan yang baik.
  • Saya bersemangat untuk berhubungan denganmu lagi.

Yang menghasilkan respon positif. Ingatlah bahwa, kamu harusnya menghindari frase pembuka yang terasa terlalu kaku, seperti:

  • Saya harap email ini sampai kepadamu.
  • Mohon diingat bahwa...
  • Email ini penting...

Tujuannya adalah menghubungkan dengan penerima sebelumnya melompat ke dalam topik emailmu.

3. Sempurnakan Awalan Email

Bagaimana memulai sebuah email bisnis? Awalan emailmu adalah hal pertama yang dilihat penerima. Sebuah awalan yang bagus berarti bahwa kamu meninggalkan kesan yang baik. Awalan email yang buruk dapat berarti email bisnismu langsung menuju tong sampah.

Berikut tiga elemen utama awalan email yang bagus:

  • kalimat subyek
  • salam
  • kalimat pertama

Mari kita lihat tiap elemen.

Kalimat Subyek

Kebanyakan penerima email memindai kalimat subyek dalam inbox email mereka untuk menentukan email mana yang penting dan yang mana yang dapat ditangani nanti atau dihapus. Jika kamu ingin email bisnis profesionalmu dibaca, maka sebuah kalimat subyek email merupakan hal yang vital.

David Masters memiliki nasihat bagus tentang membuat kalimat subyek email yang berkinerja tinggi:

Masters menjelaskan bahwa kalimat subyek email yang baik relevan dengan audiens, spesifik jika memungkinkan, dan pribadi. Juga, kalimat subyek email yang mencoba terlalu keras untuk menangkap perhatian pembaca, seringkali gagal. Poin-poin seruan tidak setara dengan lebih tingginya tingkat membuka email. Dan jangan pernah mengirimkan email dengan kalimat subyek yang kosong. Kebanyakan sistem email memilah pesan dengan baris kosong ke folder Spam.

Salam

Salam sebuah email adalah orang dimana email tersebut ditujukan. Dalam email yang lebih formal, itu sering diawali dengan kata "Dear".

Beberapa contoh pembukaan email bisnis formal mencakup:

  • Dear Bapak
  • Dear Ibu
  • Dear Mr. Brown
  • Dear Ms. Lopez
  • Kepada Yang Bersangkutan
  • Dear Dr. Smith

"Dear Bapak" dan "Dear Ibu" yang digunakan sendiri-sendiri dapat menjadi ofensif jika kamu tidak tahu apakah orang tersebut pria atau wanita. Cobalah “Dear Bapak atau Ibu” jika kamu ingin menggunakan salam ini.

"Halo", sementara kurang resmi, juga cenderung tidak menyerang dan cara yang bagus untuk memulai sebuah email ketika kamu tidak tahu nama penerima.

Ketika menuliskan ke seseorang yang entah dalam posisi otoritas atau lebih tua darimu mulailah email dengan "Dear Mr. Jones," "Dear Ms. Lopez," atau "Dear Dr. Smith." Sebagai contoh, "Dear Dr. Smith" akan menjadi cara yang dihormati bagi mahasiswa untuk memulai sebuah email ke profesor kampus. Hindari menggunakan "Miss" atau "Mrs." karena status pernikahan biasanya tidak relevan.

Ketika menggunakan nama depan atau belakang seseorang, selalu periksa ulang pengejaan nama tersebut. Nama yang salah pengejaannya membawa pada kesan yang buruk.

Jika organisasi mendorong email yang tidak resmi, pantas untuk memulai email dengan "Hai" yang sederhana. Jika kamu mengetahui nama depan seseorang, cantumkan itu. Sebagai contoh, "Hai John."

Namun hati-hati. Sementara salam tidak resmi dianggap sebagai lebih bersahabat, kamu dapat menjadi terlalu kasual. Jika kamu tidak yakin, lebih baik untuk sedikit terlalu resmi dengan salam emailmu.

Ada hal seperti terlalu tidak resmi dengan email bisnis. Kebanyakan ahli setuju bahwa singkatan dalam pesan teks bukan merupakan cara yang bagus untuk memulai dan mengakhiri email bisnis. Berikut beberapa contoh salam pesan teks yang tidak seharusnya kamu gunakan dalam email bisnis profesional:

  • Hey
  • Yo
  • Sup atau Whassup
  • ? (Membuka sebuah email dengan tanda tanya)

Kalimat Pertama

Kalimat pertama sebuah email menentukan apakah penerima akan melanjutkan membaca. Sebuah kalimat pertama yang bagus adalah bagaimana memulai sebuah email profesional. Saya tidak dapat mulai memberitahu seberapa banyak email yang telah saya hapus karena kalimat pertama memberitahu saya bahwa orang tersebut tidak punya urusan menuliskan ke saya.

Berikut beberapa contoh kalimat pembuka yang buruk dan bagaimana memperbaikinya:

  • "Anda tidak mengenal saya, namun..." Menjelaskan bahwa saya tidak mengenalmu itu tidak perlu. Langsung ke intinya. "Saya menuliskan kepada anda hari ini untuk mengundangmu ke rapat perusahaan tahunan pada tanggal 5 Juli".
  • "Nama saya Lisa Lopez dan saya seorang..." Memulai sebuah email dengan cara ini membuat email tersebut hanya tentangmu. Coba ajukan sebuah pertanyaan menarik kepada pembaca. "Apakah kamu mengetahui bahwa 50% dari semua warga Amerika tidak memiliki tabungan pensiun?" Perkenalkan dirimu setelah kamu mendapatkan perhatian pembaca.

Ketika menuliskan ke seseorang yang kamu tidak tahu namun memiliki sebuah koneksi, acukan ke koneksi tersebut. Sebagai contoh, kamu dapat mengatakan "Saya menikmati presentasimu tentang kegunaan dalam rapat [nama organisasi] akhir bulan lalu" atau "saya membaca artikel terbarumu tentang [subyek] di publikasi XYZ".

Perhatian, jangan berpura-pura ada hubungan ketika sebenarnya tidak ada. Jika kamu tidak menghadiri presentasi penerimamu atau tidak membaca artikel mereka, akan mudah bagi mereka untuk mengetahuinya. Sebagai penulis, saya sering mendapatkan email dari orang-orang yang mengaku telah membaca artikel saya, namun diskusi lebih lanjut dengan mereka membuatnya jelas bahwa mereka hanya membaca bagian headline.

4. Bagaimana Mengakhiri Sebuah Email

Apakah kamu pernah sampai pada akhir sebuah email dan merasa tidak yakin tentang bagaimana mengakhirinya? Kamu tidak sendirian. Penutup sebuah email juga penting. Itu adalah salah satu alasan mengapa Envato Market memiliki lusinan template signature email profesional yang mencantumkan semua elemen akhiran email yang bagus. Berikut contoh desain dari black email signature template:

Black Email Signature TemplateBlack Email Signature TemplateBlack Email Signature Template
Black Email Signature Template. Berisi 30 variasi layout dengan file HTML & Photoshop.

Saya ingat terkejut beberapa tahun yang lalu oleh seorang klien yang menutup emailnya dengan kata-kata "Sayang Kamu". Saya baru saja menyelesaikan pekerjaan besar dengannya, namun sebenarnya saya tidak mengenalnya dengan baik. Tampaknya dia hanya sangat bersyukur bahwa saya telah ada untuk melakukan pekerjaan yang besar pada waktu yang singkat, namun penutup email yang terlalu akrab tersebut membuat saya sedikit tidak nyaman saat itu.

Berikut beberapa elemen cara yang benar dalam menutup sebuah email:

  • Kata penutup. Seperti yang saya ilustrasikan di atas, kalimat akhir untuk pembacamu itu penting. Jika mereka terlalu akrab atau tidak resmi, kamu mungkin membuat pembaca tidak nyaman. "Sukses" atau "Semoga Sukses" umumnya dianggap sebagai pernyataan penutup yang aman untuk sebuah email bisnis.
  • Signature. Kecuali jika kamu dikenal baik oleh penerima, gunakan nama depan dan belakangmu. Jika penerima dikenal dan email bisnis merupakan yang tidak resmi, tidak masalah untuk hanya menggunakan nama depanmu.
  • Jabatan dan perusahaan (jika ada). Dalam sebuah email bisnis resmi yang kamu tulis atas nama perusahaan cantumkan jabatan dan nama perusahaan tempatmu berkerja.
  • Informasi Kontak. Cantumkan tidak hanya alamat email namun hal lainnya untuk menghubungimu seperti informasi kontak media sosial atau nomor telepon. Jika ini sebuah permintaan pekerjaan, cantumkan informasi LinkedIn.
  • Tautan ke website bisnismu (jika ada). Jika kamu memiliki website bisnis, sebuah tautan ke itu dalam email signature dapat menjadi penting.
  • Foto (opsional). Dapat diterima untuk mencantumkan foto dengan signature namun jangan pernah menggantikan teks namamu dengan sebuah gambar. Beberapa sistem email tidak akan menampilkan gambar. Dalam sistem email tersebut, jika kamu tidak mencantumkan teks penerima email tidak akan mengetahui dari siapa email tersebut.

Sama halnya dengan bagian pembukaan email, istilah pesan teks tidak diterima dalam email bisnis. Beberapa contoh penutup untuk dihindari:

  • CYA (singkatan untuk sampai jumpa [nanti])
  • L8R

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Email

Kamu dapat membuat awalan dan akhiran email bisnis profesional yang efektif. Untuk merangkum apa yang telah  kamu pelajari, mulai dan akhiri email bisnis profesionalmu dengan:

  • mengidentifikasi audiens target
  • memilih gaya email yang benar
  • memperhatikan elemen pembuka
  • mengakhiri dengan elemen penutup yang benar

Pelajari lebih lanjut tentang penulisan email profesional dalam tutorial komprehensif ini:

Atau periksa Panduan Pembelajaran kami (seri tutorial) tentang: Menulis Email Bisnis Yang Efektif.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.