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Más de 89 millones de correos electrónicos son enviados cada día de acuerdo a recientes estadísticas publicadas en Mashable. Eso no es siquiera incluyendo las más de 55 millardos de correos electrónicos pesonales enviados cada día.
El correo electrónico es una parte importante de la manera en que realizamos negocios y nuestras vidas. Aún, pocas personas saben la manera correcta de comenzar y terminar un correo electrónico de negocio profesional para obtener los mejores resultados.
En éste tutorial, te mostraré la mejor manera de comenzar y finalizar un correo electrónico de negocio profesional. También explicaré el estilo de correo electrónico y discutiré la importancia de identificar tu público objetivo.
1. Conoce a Tu Público Objetivo
Antes de poder escribir un eficaz inicio y final para tu correo electrónico, identifica el público objetivo para tu correo electrónico. Un público objetivo es a quién estás tratando de llegar con tu correo electrónico. Puede ser un individo específico o un grupo de personas.
Por ejemplo, un desarrollador web escribiendo un correo electrónico de negocio a una compañía para ver si necesitan que el trabajo hecho de desarrollo web tenga un público objetivo de gerente de contrataciones. En contraste, un correo electrónico escrito a tu amigo para ver si hay cualquier vacante para un desarrollador web en la compañía donde trabajan tiene un público objetivo de tu amigo.
Es importante saber a quién estás tratando de llegar con tu correo electrónico. Tu audiencia objetivo afecta el estilo de escritura de tu correo electrónico incluyendo el principio y fin de tu mensaje. Aquí están las dos distinciones más comunes de publico objetivo de correo electrónico:
- público conocido versus audiencia desconocida
- individual versus grupo
Audiencia Conocida V. Audiencia Desconocida
Es una buena idea aprender tanto como puedas sobre tu audencia objetivo. Si puedes, dirige tu correo electrónico a alguien conocido para tí dentro de la organización de negocio a la que escribes.
Si no conoces a ninguno en la organización, trata de saber el nombre y el título de la persona a la que escribes y úsalo en el correo electrónico. Es más probable que las personas respondan cuándo se les contacta directamente.
Hay veces cuando podrías necesitar enviar un correo electrónico a una audiencia desconocida. Por ejemplo, podrías estar respondiendo a una publicidad para un trabajo independiente y el anuncio no incluye el nombre de una persona. A pesar de tu mejor investigación sobre la compañía, no puedes averiguar a quién contactar. En éstos casos, es generalmente mejor comenzar tu correo electrónico con un genérico pero amigable, inicio como "Hola."
Evita "A quién corresponda" que suena demasiado serio y formal.
Tu audiencia también afecta el estilo y el tono de tu correo electrónico. Un correo electrónico de negocio profesional que envías a un amigo puede ser menos formal y más personal que un correo electrónico de negocio que envías a alguien que apenas conoces o alguien con quien nunca te has encontrado.
Individual Vs. Grupo
Cuando sea posible, dirige tu correo electrónico a un individuo. Pero hay algunas situaciones donde podrías necesitar enviar un correo electrónico a un grupo. Aquí están solo unos cuántos ejemplos:
- correo electrónico a un grupo de clientes sobre los cambios en su servicio
- correo electrónico de boletín informativo promocionando tu negocio a suscriptores interesados
- correo electrónico a un equipo profesional con el que estás trabajando
Estoy seguro que pueden pensar en otros ejemplos que aplian a tu propio negocio.
Si estás enviando un correo electrónico a un grupo, es una buena idea ilustrar características comunes del grupo. Ello puede ayudarte a decidir cómo dirigir tu correo electrónico y qué tono utilizar.
Por ejemplo, un correo electrónico enviado a un grupo de abogados sería más formal que un correo electrónico enviado a un grupo de estudiantes universitarios.
2. Elige Estilo de Correo Electrónico Formal o Informal
El estilo que uses para escribir tu correo electrónico afecta qué tan efiaz será tu correo electrónico. También, el inicio y final de tu correo electrónico será diferente dependiendo del estilo que elijas.
Hay tres cosas que necesitas saber sobre el estilo del correo electrónico:
- Cuando usar un estilo formal.
- Cuando usar un estilo informal.
- Vigila tu tono.
Veamos cada problema del estilo del correo electrónico.
Estilo Formal del Correo Electrónico
Hace años, todos los correos electrónicos de negocio profesionales eran enviados usando un estilo formal. Podrías haber sido enseñado a usar un estilo formal para escribir todos tus correos electrónicos de negocio.
El problema principal con muchos saludos formales del correo electrónico es que suenan serios.
Presta atención a las convenciones en la organización a la que escribes. Hoy mucha organizaciones prefieren un estilo de correo electrónico casual e informal, incluo para correos electrónicos de negocio profesionales.
Estilo Informal de Correo Electrónico
Mientras que un estilo formal de correo electrónico funciona con muchos negocios, algunos negocios prefieren un tono menos formal. Aquí están algunas señales que es apropiado usar un lenguaje menos formal en tu correo electrónico:
- Todos los correos electrónicos que recibes de individuos en la organización son menos formales. Presta atención particular a cómo los correos electrónicos de esos que tienen autoridad, como correos electrónicos de tu jefe, son escritos.
- El destinatario te indica que seas menos formal. Por ejemplo, si diriges tu correo electrónico a "Estimado Mr. Brown" y él te contesta "Mr. Brown es mi papá, llámame Bob," entonces adopta un tono menos formal.
- Conoces bien al destinatario. Si escribres a un amigo o un colega a quién conoces bien, usa su primer nombre. Dirigir el correo electrónico con un título como Ms. o Mr. puede parecer incómodo o no amigable.
Vigila Tu Tono
Uno de los mayores problemas con correos electrónicos es que el destinatario no puede ver tu lenguaje corporal. Ésto puede generar malos entendidos.
Por ejemplo, solía escribir lo que pensaba eran correos electrónicos profesionales. Iba directo al grano después de dirigirme al destinatario y únicamente abordaba el tópico que quería cubrir. Estaba consternado cuando uno de mis clientes me contestó y me preguntó por qué no era amigable en mis correos electrónicos. Tuve que replantearme la manera en que escribía mis correos electrónicos.
Para correos electrónicos a esa cliente, agregué una oración más amigable al inicio de cada correo electrónico, como:
- Epero que tu día vaya magnífico.
- Espero que tu semana haya tenido un buen inicio.
- Es un placer comunicarme con usted de nuevo.
Lo que resultó en una respuesta positiva. Aunque ten en mente, deberías evitar frases de apertura que se sientan demasiado serias como:
- Epero que éste corroe electrónico te encuentre bien.
- Por favor le informo que...
- Éste correo electrónico es sobre...
El objetivo es comunicarse con el destinatario antes de ir al tópico de tu correo electrónico.
3. Perfectos Inicios de Correo Electrónico
¿Cómo comenzar un correo electrónico de negocio? El inicio de tu correo electrónico es lo primero que ve el destinatario. Un buen inicio significa que dejas una buena impresión. Un mal inicio de correo electrónico significa que tu correo electrónico de negocio va directo al cesto de papeles.
Aquí están los tres elementos de un buen inicio de correo electrónico:
- línea de asunto
- saludo
- la primera oración
Veamos cada elemento.
Línea de Asunto
La mayoría de los destinatarios de correo electrónico escanean las líneas de asunto en su buzón para decidir que correos son importantes y cuáles serán tratados después o eliminados. Si quieres que sea leído tu correo electrónico de negocio profesional, una buena líinea de asunto es vital.
David Masters tiene un gran consejo sobre elaboración de líneas de asunto de correo electrónico de alto desempeño:
Masters destaca que buenas líneas de asunto de correo electrónico son relevantes para la audiencia, específica cuando sea posible y son personalizadas. También, líneas de asunto de correo electrónico que tratan demasiado duro de tomar la atención del lector, con frecuencia fallan. ¡Las exclamaciones no son equivalentes a un mayor índice de aperturas! Y nunca envíes un email sin asunto. Muchos sistemas de email envían los mensajes sin asunto directamente a la carpeta de Spam.
Saludo
El saludo en un email es la persona a la que te diriges. En los emails más informales, normalmente va precedido por la palabra "Estimado".
Algunos ejemplos para el inicio de emails profesionales podrían incluir:
- Estimado Señor
- Estimada Señora
- Estimado Sr. Brown
- Estimada Sra. Lopez
- A quien pueda interesar
- Estimado Dr. Smith
"Estimado señor" y "Estimada señora" empleados por sí solos podrían resultar ofensivos si no sabes si estás escribiendo a un hombre o a una mujer. Prueba "Estimado señor o señora" si quieres usar esta fórmula.
"Hola", aunque es más informal, es menos probable que llegue a ofender y es una buena forma de empezar un email cuando no sabes el nombre del destinatario.
Cuando escribas a alguien que o bien esté en una posición de autoridad o tenga más edad que tú, empieza el email con "Estimado Sr. Jones", "Estimada Sra. Lopez", "Estimado Dr. Smith". Por ejemplo, "Estimado Dr. Smith" sería una forma respetuosa por parte de un estudiante de empezar un email para dirigirse a un profesor. Evita usar "Srta." o "Señora". El estado civil no es importante en general.
Cuando uses el nombre o los apellidos, comprueba dos veces la ortografía de los mismos. Un nombre propio mal escrito causa muy mala impresión.
Si la organización te exige emails menos formales, podría ser apropiado empezar un email con un simple "Hola". Y si conoces el primer nombre de la persona, inclúyelo. Por ejemplo, "Hola John".
Aunque ten cuidado. Aunque los saludos informales son percibidos como amistosos, podrías dar una impresión demasiada informalidad. Si no estás seguro, es mejor que te pases un poco siendo formal en el saludo del email que al contrario.
No hay nada peor que ser demasiado informal en un email de empresa. La mayoría de los expertos están de acuerdo en que las abreviaciones en los mensajes de texto no son una buena idea para empezar o acabar un email corporativo o profesional. Aquí tienes algunos ejemplos de saludos en mensajes de texto que no deberías usar en emails profesionales:
- Hey
- Stas
- Q psa o Q haces
- ? (Abrir un email con un signo de interrogación) (Abrir un email con un signo de interrogación)
Primera Frase
La primera frase de un email suele determinar si el destinatario va a continuar leyendo. Una buena primera frase es la forma adecuada de empezar un email profesional. No te puedo ni contar cuantos emails he eliminado tras leer la primera línea que ya me hacía intuir que quién me escribe no me va a contar nada relevante desde un punto de vista profesional.
Aquí tienes algunos ejemplos de frases introductorias pésimas y cómo solucionarlo:
- "No me conoces, pero…" Destacar que no te conozco es innecesario. Por el contrario, ve directo al grano. "Te escribo hoy para invitarte a la reunión anual de la compañía que se celebrará el 5 de julio".
- "Mi nombre es Lisa Lopez y soy una…" Empezar un email de esta forma hace que el email suene a que "va sobre ti", que está centrado en ti. Intenta en cambio hacer alguna pregunta de interés para el lector. "¿Sabías que el 50% de todos los americanos no tienen ahorros para su jubilación?" Preséntate después de haber despertado la atención del lector.
Cuando escribas a alguien que no conoces en persona pero con el que tienes alguna conexión, haz referencia a dicha conexión. Por ejemplo, podrías decir "Disfruté tu presentación sobre usabilidad el mes pasado en el encuentro de [nombre de la organización] o "Leí tu reciente artículo sobre [tema] en la publicación de XYZ".
Cuidado, no asumas o pretendas mostrar que existe una conexión cuando no la hay. Si no asististe a la presentación del destinatario o no leíste su artículo, les resultará fácil descubrirlo. Como escritor, habitualmente recibo emails de gente que clama haber leído mi artículo, pero al hablar con más calma con ellos se hace obvio que solo se leyeron los titulares.
4. Cómo Terminar un Email
¿Has llegado alguna vez al final de un email y no has estado seguro de como despedirte? No estás solo. El cierre de un email es sumamente importante. Éste es uno de los motivos por los que Envato Market tiene docenas de plantillas para la firma de emails profesionales que incluyen todos los elementos para finalizar adecuadamente un email. Aquí tienes un ejemplo de diseño de la plantilla black email signature:
Recuerdo haber empezado hace alguno años con un cliente que cerraba los emails que me enviaba con las palabras "Te Amo". Yo acababa de realizar para él un montón de trabajo urgente, pero no tenía tanta confianza. Por lo que parece, estaba muy agradecido de que hubiese estado disponible para realizar el trabajo con tan poco tiempo de antelación, pero la excesiva familiaridad de su despedida me hizo sentir un poco incómodo por aquel entonces.
Aquí tienes los elementos fundamentales para cerrar correctamente un email:
- Palabras de cierre. Tal y como he ilustrado más arriba, tus últimas palabras a tu lector son importantes. Si son demasiado familiares o informales, podrías hacerle sentirse incómodo. "Saludos" o "Con los mejores deseos" es considerado generalmente una forma segura de cerrar un email profesional.
- Firma. A menos que seas una persona muy conocida para el receptor, usa tu nombre y apellidos. Si el destinatario es muy conocido y el email profesional es de carácter informal, no sería incorrecto usar solo el nombre.
- Cargo y Empresa (si aplica). En un email profesional formal que escribes representando a tu empresa, incluye tu cargo y el nombre de la compañía.
- Información de contacto. Incluye no solo tu dirección de email sino también otras formas de contactar contigo como tus perfiles en medios sociales o número de teléfono. Si se trata de una solicitud de trabajo, incluye tu información de LinkedIn.
- Enlaza al sitio web de tu compañía (si aplica). Si dispones de un sitio web de tu compañía, un enlace a la misma en tu firma de email podría ser importante.
- Foto (opcional). Es aceptable incluir una foto junto a tu firma, pero nunca sustituyas el texto correspondiente a tu nombre por la foto. Algunos sistemas de correo electrónico no muestran imágenes. En estos sistemas de email, si no incluyes el texto, tu destinatario no sabrá de quién viene.
Al igual que la sección correspondiente a la apertura del email, términos de texto propios de mensajes de texto no son aceptables en un email profesional. Aquí tienes algunos ejemplos de cierre a evitar:
- CYA (abreviatura de te veo luego)
- L8R
Aprende Más Sobre Email
Puedes crear inicios y finales para emails profesionales efectivos. Resumiendo todo lo que hemos aprendido, empieza y termina tus emails profesionales mediante:
- la identificación de la audiencia a la que te diriges
- escogiendo el estilo de email adecuado
- prestando atención a los elementos de apertura
- finalizando con los elementos de cierre correctos
Aprende más sobre la escritura de emails profesionales en este comprensible tutorial:
O visita nuestras Guía de Aprendizaje (series de tutoriales) sobre: La Escritura de Emails Corporativos Efectivos.
