Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

Cum să Începi și să Închei un E-Mail Profesional de Afaceri

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Romanian (Română) translation by Szasz Katalin (you can also view the original English article)

Peste 89 de miliarde de e-mailuri de afaceri sunt trimise zilnic, după statisticile recent publicate în Mashable. Acest număr nici nu include cele peste 55 de miliarde de e-mailuri personale trimise zilnic.

E-mailul a devenit o parte importantă a modului în care ne desfăşurăm afacerile şi vieţile noastre. Cu toate acestea, puţini oameni ştiu modul corect de a începe şi a termina un e-mail  profesional de afaceri, pentru obţinerea celor mai bune rezultate.

În acest tutorial, voi prezenta cel mai bun mod de a începe şi a termina un e-mail profesional de afaceri. De asemenea, voi explica stilul de e-mail şi voi discuta despre importanţa de identificare a publicului ţintă.

How to Write a Business Email
Scrierea unui E-mail  (grafic)

1. Cunoaşte-ți Audienţa Țintă

Înainte de a putea compune o deschidere și o încheiere eficientă pentru e-mailul tău, identifică audiența țintă. Audiența ţintă sunt cei la care vrei să ajungi, prin intermediul unul e-mail. Poate fi o anumită persoană sau un grup de oameni.

De exemplu, un dezvoltator de web scrie un e-mail de afaceri unei companii, pentru a vedea dacă au nevoie de servicii de dezvoltare web, are ca audiență ţintă pe managerul de angajare. În schimb, un e-mail scris unui prieten, pentru a vedea dacă există o oportunitate pentru un web developer în cadrul companiei unde lucrează, are ca public ţintă pe acel prieten.

Este important să ştii pe cine vrei să contactezi cu e-mailul tău. Audienţa ţintă afectează stilul de compunere, inclusiv începutul şi închiderea. Aici sunt două din cele mai comune audiențe ţintă de e-mail:

  1.  public cunoscut sau public necunoscut
  2. indivizi sau grup

 Public Cunoscut sau Public Necunoscut

Este o idee bună de a afla cât mai multe informații despre audienţa ţintă. În cazul în care poți, adresează-te cuiva cunoscut din cadrul companiei de afaceri la care scrii.

În cazul în care nu cunoști pe nimeni din companie, încearcă să aflii numele şi titlul persoanei căreia îi scrii și folosește-le  în e-mail. Oamenii vor răspunde, mai mult ca sigur, dacă sunt contacta-ți în mod direct .

Există momente, când trebuie să trimiţi un e-mail unui public necunoscut. De exemplu, trebuie să răspunzi la un anunţ pentru un job freelance, dar acesta nu include și numele persoanei. Cu toate cercetările efectuate despre firmă, nu ai putut identifica persoana de contact. În aceste caz, cel mai bun lucru pe care îl poți face, este să începi e-mailul cu o deschidere generică, dar prietenoasă, cum ar fi "Bună ziua".

Evită "Pentru cei interesați" care sună prea rigid şi formal.

Audienţa afectează, de asemenea, stilul şi tonul folosit. Un e-mail  profesional de afaceri trimis unui prieten poate fi mai puţin formal şi mult mai personal, ca un e-mail de afaceri trimis unei persoane pe care o cunoști puțin sau una cu care nu te-ai întâlnit niciodată.

Individ sau Grup

Ori de câte ori este posibil, adresează e-mailul tău unei persoane. Dar există unele situaţii de afaceri, când trebuie să trimiți un e-mail de grup. Aici sunt  câteva exemple:

  • e-mail trimis unui grup la clienţi,despre schimbări legate de serviciul lor
  • buletin informativ, promovând afacea ta abonaților interesați
  • e-mail pentru o echipă de profesionişti, cu care lucrezi

Sunt sigur că te poți gândi și la alte exemple, care se aplică propriei tale afaceri.

Dacă trimiți un e-mail unui grup, este o idee bună să identifici caracteristicile comune specifice grupului. Asta te poate ajuta în deciderea adresării şi tonului folosit.

De exemplu, un e-mail trimis unui grup de avocaţi ar trebui să fie mai formal, ca unul trimis unui grup de studenți de facultate.

Alege Stilul Formal sau Informal

Stilul utilizat în e-mail va afecta eficiența acestuia. De asemenea, începutul şi sfârşitul de e-mail, pot fi diferite, în funcţie de stilul pe care îl abordezi.

Trei lucruri trebuie să ştii despre stilul de e-mail:

  1. Când să utilizezi un stil formal.
  2. Când să utilizezi un stil informal.
  3. Ai grijă la tonul folosit.

Să aruncăm o privire la fiecare problemă în parte.

E-mail în Stil Formal

Cu ani în urmă, toate e-mailurile profesionale de afaceri erau trimise folosind un stil formal. Poateși tu ai fost învățat să folosești acest stil formal, când scrii un e-mail de afaceri.

Principala problemă a multor felicitări oficiale de e-mail, este rigiditatea acestora.

Atenție la convențiile din organizaţia căreia îi scrii. Astăzi multe organizații preferă un stil lejer, informal chiar și în cazul de  e-mailuri profesionale de afaceri.

E-mail în Stil Informal

În timp ce un stil formal funcționează cu multe firme, unele preferă un ton mai puţin formal. Aici sunt unele semne, că este potrivit  utilizarea unui stil mai puţin formal în email-ul tău:

  • Toate e-mailurile primite de la persoanele din cadrul firmei sunt mai puţin formale. Acordă atenţie sporită la tonul folosit în cele primite de la persoanele cu autoritate, cum ar fi de la șeful tău.
  • Destinatarul te direcţionează spre un stil mai puţin formal. De exemplu, în cazul în care te adresezi în  e-mailul tău cu  "Dragă Dl. Brown" şi el scrie înapoi "Dl.  Brown este tatăl meu, spune-mi Bob",  atunci poți folosi un ton mai puţin formal.
  • Cunoști bine destinatarul. Dacă scrii unui prieten sau unui coleg  pe care îl cunoști bine, utilizează prenumele. Adresarea cu  titlul, cum ar fi Doamna sau Domnul, poate părea ciudat sau neprietenos.

Ai Grijă la Tonul Folosit.

Una dintre cele mai mari probleme de e-mail, este că destinatarul nu îți poate vedea limbajul corpului. Acest lucru poate provoca neînţelegeri.

De exemplu, am folosit propriile idei pentru a scrie e-mailuri profesionale. Am trecut direct la subiect, după ce m-am adresat destinatarului, și am scris numai despre ce mă interesa personal. Am fost şocată, când unul dintre clienţii mei mi-a scris înapoi şi m-a întrebat de ce sunt atât de neprietenoasă în e-mailurile mele. A trebuit să regândesc modul în care îmi scriu e-mailurile.

Când am scris din nou acelui client, am adăugat o propoziție mai prietenoasă ca deschidere, ca și:

  • Sper că ziua ta este excelentă.
  • Am încredere că săptămâna ta are un început bun.
  • Sunt emoţionată că pot lua din nou legătura cu tine.

Rezultatul a fost un răspuns pozitiv. Ține minte, totuși, că ar trebui să eviți deschiderea cu fraze, care sună prea rigide, cum ar fi:

  • Sper că acest e-mail te găseşte sănătos.
  • Vă informăm că…
  •  Acest e-mail se referă la...

Scopul este de a te conecta cu destinatarul înainte de a sări la subiectul din e-mail.

3. Deschiderea Perfectă pentru un E-mail

Cum să începi un e-mail de afaceri? Deschiderea ta de e-mail este primul lucru pe care destinatarul îl vede. O deschidere bună înseamnă că ai lăsat o impresie bună. O deschidere rea ar putea însemna că e-mailul tău de afaceri ajunge direct la coşul de gunoi.

Aici sunt cele trei elemente de un început bun la un e-mail:

  • titlul subiectului
  • salutul
  • prima propoziție

Să ne uităm la fiecare element.

Titlul Subiectului

Cei mai mulţi destinatari scanează titlurile de subiect din poşta  electronică, pentru a decide care e-mailuri sunt importante, care pot fi abordate mai târziu sau care pot fi șterse. Dacă vrei ca e-mailul tău profesional de afaceri să fie citit,un bun titlu de subiect este vital.

David Masters a are mai multe sfaturi despre cum să găsești titluri de subiect performante pentru e-mail :

Masters subliniază faptul că titlul subiectului este relevant pentru public, specific ori de câte ori este posibil, și personalizat. De asemenea, cele în care se încearcă prea tare atragerea atenţiei cititorului, adesea vor eșua. Punctele de exclamare nu echivalează cu rate mai mari de deschidere al unui e-mail. Şi niciodată nu trimite un e-mail cu un subiect gol. Multe sisteme de e-mail sortează mesajele fără titlu de subiect în folderul de Spam.

Salutul

Salutul este determinat de persoana cui îi este adresat e-mailul. În e-mailurile mai formale, salutul este adesea precedat de cuvântul "Stimat"

Unele  exemple de deschideri pentru un e-mail formal de afaceri includ:

  • Stimate Domnule
  • Stimată Doamnă
  • Stimate Dl Brown
  • Stimată D-nă Lopez
  • Pentru cei Interesaţi
  • Stimate Dr. Smith

"Stimate Domnule" şi "Stimată Doamnă" folosit individual, poate fi ofeniv, în cazul în care nu ştii dacă persoana căreia îi scrii, este un bărbat sau o femeie. Încearcă "Stimate Domnule sau Doamnă", dacă dorești să utilizezi această formă de salut.

"Bună ziua", în timp ce este mai puţin formal, este, de asemenea, mai puţin probabil să ofenseze şi este o modalitate bună de a începe un e-mail atunci când nu ştii numele destinatarului.

Când cineva  este fie într-o poziţie de autoritate sau mai în vârstă decât tine, începe  e-mailul cu "Stimate Dl. Jones," "Stimată d-na Lopez", sau "Stimate Dr. Smith." De exemplu, "Stimate Dr. Smith" ar fi un mod respectuos pentru un student de a începe un e-mail adresat unui profesor de colegiu.. Evită utilizarea "Domnișoară" sau "D-nă", deoarece starea civilă nu este, de obicei, relevantă.

Când utilizezi la o persoană prenumele sau numele, întotdeauna verifică ortografia numelui. Un nume greșit lasă o impresie proastă.

În cazul în care organizaţia încurajează  un stil e-mail mai puţin formal, ar putea fi apropiat începerea cu un simplu "Bună". Dacă cunoști numele persoanei, include-l. De exemplu, "Bună John"

Fi atent, totuși. Chiar dacă salutările informale sunt percepute ca fiind mai prietenoase, nu trebuie să fi exagerat de relaxat. Dacă ești nesigur, este mai bine să fi uşor mai formal cu salutul din e-mail.

Nu există un astfel de lucru ca fiind prea informal cu un e-mail de afaceri. Majoritatea experților sunt de acord că  abrevierile din textul mesajelor nu sunt niciodată o modalitate buna de a începe sau a termina un email de afaceri. Aici sunt câteva exemple de saluturi pentru mesajele text pe care nu ar trebui să le folosești într-un e-mail profesional de afaceri:

  • Hei
  • Yo
  • Cf sau Cmf
  • ?  (Începerea unui e-mail cu un semn de întrebare)

Prima Propoziție

Prima propoziție determină  destinatarul dacă vrea să citească restul. O propoziție bună este modul în care un e-mail profesional de afaceri trebuie să înceapă. Nu aveți idee câte e-mailuri am eliminat din cauza primei propoziții, care îmi sugera că persoana care mi-a scris nu avea motiv serios să mă contacteze.

Aici sunt câteva exemple de deschideri greșite și modul în care se pot repara:

  • "Nu mă cunoști, dar..." Evidențiind faptul că nu îl cunoști este o acțiune inutilă. Mai bine treci direct la subiect. " Ți-am scris astăzi, ca să te invit la  întâlnirea anuală a companiei, pe 5 iulie."
  • "Numele meu este Lisa Lopez şi  sunt ..." Începând e-mailul în acest fel, subiectul principal vei fi tu. Mai degrabă,încearcă să pui o întrebare ce l-ar interesa pe cititor. "Ştiaţi că 50 % dintre americani nu au  economii pentru pensionare?" Prezintă-te, după ce ai atras atenţia cititorului.

Când scrii cuiva pe care nu îl cunoști, dar ai  o legătură cu acesta, scoate în evidență  legătura dintre voi. De exemplu, ai putea spune "Mi-a plăcut prezentarea despre utilizabilitatea [numele organizației] la reuniunea din  luna precedentă" sau "Am citit articolul dumneavoastră recent asupra [subiect] din ziarul XYZ."

Atenţie, nu pretinde că o conexiune atunci când acesta nu există. În cazul în care nu ai participat la prezentarea destinatarului sau  nu ai citit articolul lui, va fi uşor să fi descoperit cu minciuna. Ca și scriitoare, primesc frecvent e-mailuri de la oameni care pretind că au citit articolul meu, dar continuând discuția cu ei, devine evident că au citit numai titlul.

4. Cum să Termini un E-mail

Ai ajuns vreodată la sfârşitul unui e-mail şi te-ai simțit nesigur despre cum să-l închei? Nu ești singur. Închiderea unui e-mail este la fel de importantă. Acesta este unul din motivele pentru care Envato Market are zeci de șablonuri de e-mail profesional de semnătură, care includ toate elementele pentru o închidere potrivită pentru un e-mail. Aici este un exemplu de șablon de e-mail de semnătură în negru:

Black Email Signature Template
Șablon de E-mail de Semnătură în Negru: Include 30 de variante de aspect cu fisiere HTML & Photoshop.

Îmi amintesc că cu câţiva ani în urmă am rămas perplex, când unul dintre clienți  a închis e-mail-ul cu cuvintele "Te iubesc."Am terminat un job mare, în grabă pentru el, dar nu îl știam bine. Se pare ca a fost doar recunoscător  pentru disponibilitatea mea de a face o astfel de job mare într-un timp atât de scurt, dar din cauza încheierii lui prea familiare, m-am simțit puțin inconfortabilă în acel timp.

Aici sunt elementele  modului corect de a închide un e-mail:

  • Cuvinte de Închidere. Aşa cum am ilustrat mai sus, cuvintele tale finale pentru cititor sunt importante. În cazul în care acestea sunt prea familiare sau informale, pot face cititorul inconfortabil. "Cel mai bun" sau "Cele mai bune gânduri" sunt în general considerate declaraţii de închidere în siguranţă a unui e-mail de afaceri. 
  • Semnătura. Dacă destinatarul nu te cunoaște, foloseș-te numele și prenumele. În cazul în care destinatarul este cunoscut şi e-mailul de afaceri este unul informal, este bine să utilizezi doar prenumele.
  • Titlul şi compania (după caz). Într-un e-mail de afaceri formal pe care îl scri în numele companiei, include titlul şi numele organizaţiei pentru care lucrezi.
  • Informaţii de Contact. Include nu numai adresa de e-mail, dar și alte mijloace de contact cum ar fi: informațiile social media sau numărul de telefon. În cazul în care aceasta este o anchetă de job, include informaţiile tale de pe LinkedIn.
  • Link-ul de la site-ul tău de afaceri (după caz). Dacă ai un site web de afaceri, un link la acesta în e-mailul de semnătură ar putea fi important.
  • Poză (opțional). Este acceptabil să incluzi o fotografie cu semnătura ta, dar niciodată nu înlocui textul numelui tău cu o imagine. Unele sisteme de e-mail nu vor afişa imaginile. În aceste sisteme de e-mail, dacă nu incluzi text,destinatarului nu va şti cine a trimis acel e-mail.

Ca şi în secţiunea de deschidere de e-mail, termenii de mesaj text nu sunt acceptate într-un email de afaceri. Aici sunt câteva exemple de închidere ce trebuie evitatate:

  • CYA (scurtare pentru a te vedea [mai târziu])
  • L8R

Învață mai multe despre E-mail

Puteți crea deschideri și încheieri eficiente pentru un e-mail profesional de afaceri. Pentru a rezuma ceea ce am învăţat, începe şi termină e-mailurile tale profesionale de afaceri  cu:

  • identificarea audienţei ţintă
  • alege stilul corect de e-mail
  • acordând atenţie la elementele de deschidere
  • terminând cu elementele corecte de închidere.

Află mai mult despre scrierea de email-uri profesionale în acest tutorial complet:

Sau verifică Ghidul nostru de Instruire (seria de tutoriale) despre: Scrie E-mailuri Eficiente de Afaceri.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.