Πώς να Ξεκινήσετε και να Τελειώσετε ένα Επαγγελματικό Επιχειρηματικό Email

Περισσότερα από 89 δισεκατομμύρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται κάθε μέρα από επιχειρήσεις, σύμφωνα με πρόσφατες στατιστικές που δημοσιεύονται στο Mashable. Χωρίς να περιλαμβάνονται τα 55 δισεκατομμύρια και πάνω προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται κάθε ημέρα.

Το μήνυμα ηλ. ταχυδρομείου είναι ένα σημαντικό κομμάτι της δουλειάς και της ζωής μας. Ωστόσο, λίγοι μόνο γνωρίζουν τον σωστό τρόπο για ν' αρχίσουν και να τελειώσουν ένα επιχειρηματικό email με επαγγελματισμό, για να έχουν τα καλύτερα αποτελέσματα.

Σ' αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω τον καλύτερο τρόπο να ξεκινήσετε και να κλείσετε ένα επιχειρηματικό email, σαν επαγγελματίες. Επίσης θα σας εξηγήσω τα στιλ των email και θα συζητήσουμε το πόσο σημαντικό είναι να προσδιορίσετε το κοινό στο οποίο απευθύνεστε.

1. Μάθετε το Στοχευμένο Κοινό σας

Πριν μάθετε πώς να ξεκινάτε και να κλείνετε αποτελεσματικά το μήνυμά σας, προσδιορίστε το στοχευμένο κοινό στο οποίο απευθύνεται το μήνυμά σας. Το στοχευμένο κοινό είναι όλοι όσοι θέλετε να προσεγγίσετε με το μήνυμά σας. Μπορεί να είναι ένα συγκεκριμένο άτομο ή μια ομάδα ατόμων.

Π.χ., ένας σχεδιαστής ιστοσελίδων που γράφει ένα επαγγελματικό email σε μια εταιρεία για να δει εάν χρειάζονται τις υπηρεσίες του, έχει στοχευμένο κοινό τον υπεύθυνο προσλήψεων. Αντιθέτως, ένα μήνυμα σε κάποιο φίλο για να δείτε αν υπάρχουν κενές θέσεις για ανάπτυξη ιστοσελίδων στην εταιρεία που εργάζεται, έχει σαν στοχευμένο κοινό τον φίλο σας.

Είναι σημαντικό να ξέρετε ποιόν προσπαθείτε να προσεγγίσετε με το ηλεκτρονικό σας μήνυμα. Το στοχευμένο κοινό σας επηρρεάζει το στιλ γραφής του ηλ. μηνύματος, περιλαμβανομένων της αρχής και του τέλους. Τα ηλ. μηνύματα σε στοχευμένο κοινό, διακρίνονται στις παρακάτω 2 βασικές κατηγορίες:

1. γνωστό κοινό έναντι άγνωστου κοινού
2. άτομο έναντι ομάδας ατόμων

Γνωστό Κοινό Έναντι Άγνωστου Κοινού

Καλό θα ήταν να ξέρουμε όσα περισσότερα μπορούμε για το στοχευμένο κοινό μας. Εάν μπορείτε, στείλτε το email σας σε κάποιον γνωστό σας μέσα στην εταιρεία στην οποία γράφετε.

Εάν δεν γνωρίζετε κάποιον στην εταιρεία, φροντίστε να μάθετε το όνομα και τον τίτλο του ατόμου στο οποίο θέλετε να στείλετε το μήνυμα και χρησιμοποιείστε αυτά τα στοιχεία στο email σας. Είναι πιο πιθανό να σας απαντήσει κάποιος, εάν του απευθυνθείτε προσωπικά.

Κάποιες φορές ίσως χρειαστεί να στείλετε ένα email σε κοινό που δεν γνωρίζετε. Π.χ., μπορεί ν' απαντάτε σε κάποια αγγελία για εργασία η οποία δεν έχει τα στοιχεία του προσώπου που την έστειλε. Και παρόλη την έρευνά σας στην εταιρεία δε μπορείτε να βρείτε σε ποιόν ν' απευθυνθείτε συγκεκριμένα. Σ' αυτές τις περιπτώσεις, είναι καλύτερο να ξεκινήσετε το email σας με μια γενική αλλά και φιλική προσφώνηση, όπως "Γειά σας."

Αποφύγετε το "Προς Κάθε Ενδιαφερόμενο" γιατί ακούγεται πολύ σφιχτό και τυπικό.

Το κοινό σας επηρρεάζει επίσης το ύφος και τον τόνο του email σας. Ένα επαγγελματικό email εργασίας που στέλνετε σ' έναν φίλο μπορεί να είναι λιγότερο τυπικό και περισσότερο προσωπικό απ' αυτό που θα στείλετε σε κάποιον που γνωρίζετε ελάχιστα ή δεν έχετε συναντήσει ποτέ.

Άτομο έναντι Ομάδας ατόμων

Όποτε είναι δυνατόν, να απευθύνεστε σε κάποιο άτομο. Υπάρχουν όμως και κάποιες περιπτώσεις που χρειάζεται να στείλετε ένα ομαδικό μήνυμα (group email). Δείτε μερικά παραδείγματα:

• Μήνυμα σε μια ομάδα πελατών για αλλαγή στις υπηρεσίες τους
• μήνυμα με ενημερωτικό δελτίο για προβολή της εταιρείας σας σε ενδιαφερόμενα μέλη
• μήνυμα σε μια ομάδα επαγγελματιών που συνεργάζεστε

Σίγουρα θα σκεφτείτε κι άλλες περιπτώσεις που άπτονται στη δική σας περίπτωση.

Όταν στέλνετε ένα ομαδικό μήνυμα, καλό είναι να έχετε στο μυαλό σας κάποια κοινά χαρακτηριστικά της ομάδας. Αυτό θα σας βοηθήσει στο πώς ν' απευθύνετε το μήνυμά σας και τι τόνο θα του δώσετε.

Π.χ., ένα μήνυμα προς μια ομάδα δικηγόρων θα είναι πιο τυπικό από εκείνο προς μια ομάδα φοιτητών.

2. Επιλέξτε Τυπικό ή Φιλικό Ύφος Μηνύματος

Το ύφος που χρησιμοποιείτε για να γράψετε το μήνυμά σας καθορίζει το πόσο αποτελεσματικό θα είναι. Επίσης, η αρχή και το τέλος του μηνύματός σας θα είναι διαφορετικά ανάλογα με το ύφος που θα επιλέξετε.

Υπάρχουν τρία πράγματα που πρέπει να μάθετε για το ύφος των ηλ. μηνυμάτων:

1. Πότε να χρησιμοποιείτε τυπικό ύφος.
2. Πότε να χρησιμοποιείτε φιλικό ύφος.
3. Να προσέχετε τον τόνο που χρησιμοποιείτε.

Ας δούμε κάθε ύφος ξεχωριστά.

Τυπικό Υφος Μηνύματος

Πριν χρόνια, όλα τα επαγγελματικά emails χρησιμοποιούσαν τυπικό ύφος. Μπορεί να ξέρετε πώς να χρησιμοποιείτε το τυπικό ύφος για να γράφετε τα επαγγελματικά σας μηνύματα.

Το πρόβλημα όμως με τους περισσότερους χαιρετισμούς στα τυπικά επαγγελματικά emails είναι οτι είναι πολύ δύσκαμπτοι.

Δώστε μεγάλη προσοχή στις συνήθειες της κάθε εταιρείας που θέλετε ν' απευθυνθείτε. Τη σημερινή εποχή, πολλές εταιρείες προτιμούν ένα πιο χαλαρό και φιλικό ύφος, ακόμα και στα εντελώς επαγγελματικά τους emails.

Φιλικό Ύφος Email

Ενώ το τυπικό ύφος στα μηνύματα, λειτουργεί για τις περισσότερες εταιρείες, μερικές προτιμούν έναν πιο άνετο τόνο. Ορίστε μερικά σημάδια που δείχνουν οτι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λιγότερο τυπική γλώσσα στο μήνυμά σας:

• Όταν όλα τα μηνύματα που λαμβάνετε από την εταιρεία αυτή δεν είναι εντελώς τυπικά. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στο πώς είναι γραμμένα τα μηνύματα από άτομα με υψηλή θέση, όπως από το αφεντικό σας.
• Ο αποδέκτης σας καθοδηγεί στο να είστε λιγότερο τυπικός. Π.χ., εάν γράψετε στο email σας "Αγαπητέ κ. Τάδε" και σας απαντήσει "κ. Τάδε είναι ο πατέρας μου, λέγε με Κώστα," τότε χρησιμοποιήστε λιγότερο τυπικό τόνο.
• Γνωρίζετε καλά τον αποδέκτη. Αν γράφετε προς έναν φίλο ή συνάδελφο που γνωρίζετε καλά, χρησιμοποιήστε το μικρό του όνομα. Αν του απευθυνθείτε ως κ. ή κα, θα φανεί περίεργο ή ψυχρό.

Προσέξτε τον Τόνο σας

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα στα emails είναι οτι ο αποδέκτης δεν σας έχει μπροστά του. Κι αυτό μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις.

Π.χ., πίστευα ότι έγραφα emails με επαγγελματικό τρόπο. Μετά τον χαιρετισμό, έμπαινα απ' ευθείας στο θέμα και έμενα μόνο σ' αυτό. Ξαφνιάστηκα λοιπόν όταν ένας πελάτης μου, με ρώτησε στην απάντησή του γιατί ήμουν τόσο ψυχρός στα emails που του έστελνα. Έπρεπε να επανεξετάσω τον τρόπο που έγραφα τα μηνύματά μου.

Στα μηνύματα γι' αυτόν τον πελάτη πρόσθεσα μια φιλική πρόταση στην αρχή κάθε  email, όπως:

• Ελπίζω η μέρα σου να είναι τέλεια.
• Εύχομαι να έχεις μια καλή εβδομάδα.
• Χαίρομαι που μιλάμε ξανά.

Αυτό είχε σαν αποτέλεσμα μια θετική αντίδραση. Θα πρέπει όμως ν' αποφεύγεται εναρκτήριες προτάσεις που ακούγονται πολύ σκληρές, όπως:

• Ελπίζω το μήνυμά μου να σε βρίσκει καλά.
• Θέλω να σε ενημερώσω ότι...
• Το μήνυμα αυτό αφορά...

Ο στόχος είναι να συνδεθούμε με τον αποδέκτη του μηνύματος, πριν περάσουμε στο κύριο θέμα του.

3. Τέλεια Αρχή για Emails

Πώς να ξεκινήσετε ένα επαγγελματικό email; Η αρχή του μηνήματός σας είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο αποδέκτης. Μια καλή αρχή σημαίνει ότι αφήνετε καλή εντύπωση. Μια κακή αρχή στο μήνυμα, σημαίνει ότι η δουλειά σας θα πάει κατευθείαν στον κάλαθο των αχρήστων.

Δείτε τα 3 στοιχεία μιας καλής αρχής μηνύματος:

• τίτλος
• χαιρετισμός
• η πρώτη πρόταση

Ας δούμε κάθε στοιχείο ξεχωριστά.

Τίτλος

Οι περισσότεροι αποδέκτες μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου, τσεκάρουν τους τίτλους των μηνυμάτων τους για ν' αποφασίσουν ποιά είναι σημαντικά, ποιά είναι γι' αργότερα και ποιά για τα σκουπίδια. Αν θέλετε να διαβαστεί το επαγγελματικό μήνυμα που στέλενετε, είναι ζωτικής σημασίας να έχει καλό τίτλο.

Ο David Masters μας δίνει σημαντικές συμβουλές για δυνατούς τίτλους στα μηνύματά μας:

• 
  Προώθηση ηλ. μηνυμάτων
  Πώς να Γράφετε Τέλειους Τίτλους για τα Επαγγελματικά σας Emails
  David Masters

Ο Masters μας εξηγεί ότι ο καλός τίτλος ενός email είναι σχετικός με τον αποδέκτη, συγκεκριμένος όσο γίνεται, και προσωπικός. Επίσης, οι τίτλοι μηνυμάτων που προσπαθούν πάρα πολύ να τραβήξουν την προσοχή του αποδέκτη, συχνά αποτυγχάνουν. Τα θαυμαστικά στον τίτλο δεν ισοδυναμούν με μεγαλύτερο ποσοστό αναγνωσιμότητας του μηνύματος. Και ποτέ μην στέλνετε μηνύματα χωρίς τίτλο. Αρκετά συστήματα ηλ. ταχυδρομείου, στέλνουν απ' ευθείας τα μηνύματα χωρίς τίτλο, στον φάκελο ανεπιθυμήτων.

Χαιρετισμός

Ο χαιρετισμός ενός ηλ. μηνύματος αφορά στον αποδέκτη. Σε πιο τυπικά μηνύματα, συχνά προηγείται η λέξη "Αγαπητέ/ή".

Μερικά παραδείγματα για τυπικούς χαιρετισμούς ηλ. μηνυμάτων είναι:

• Αγαπητέ Κύριε
• Αγαπητή Κυρία
• Αγαπητέ κ. Τάδε
• Αγαπητή κα Τάδε
• Προς Κάθε Ενδιαφερόμενο
• Αγαπητέ Δρ. Τάδε

Τα "Αγαπητέ Κύριε" και "Αγαπητή Κυρία", εάν χρησιμοποιηθούν χωρίς να ξέρουμε εάν το πρόσωπο που απευθυνόμαστε είναι άνδρας ή γυναίκα, μπορεί να θεωρηθούν προσβλητικά. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν το χαιρετισμό, δοκιμάστε το "Αγαπητέ/ή Κύριε/α".

Το "Γειά σας", είναι πιο φιλικό αλλά δεν θα προκαλέσει παρεξηγήσεις και είναι ένας καλός τρόπος να ξεκινήσετε το email σας, εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του αποδέκτη.

Όταν απευθύνεστε σε κάποιον με υψηλή θέση ή μεγαλύτερο σε ηλικία από εσάς, ξεκινήστε με το "Αγαπητέ κ. Τάδε", "Αγαπητή κα Τάδε". Π.χ. το "Αγαπητέ Δρ. Τάδε" είναι ένας ωραίος χαιρετισμός για το μήνυμα ενός σπουδαστή προς τον καθηγητή του. Αποφύγετε το διαχωρισμό "Δις" ή "Κα", καθώς η οικογενειακή κατάσταση συνήθως δεν παίζει ρόλο.

Όταν χρησιμοποιείτε το ονοματεπώνυμο κάποιου, πάντα να διπλοτσεκάρετε την ορθογραφία του. Ένα ανορθόγραφο όνομα στο χαιρετισμό κάνει κακή εντύπωση.

Εάν η εταιρεία υιοθετεί πιο φιλικό τόνο στα μηνύματα, μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα απλό "Γειά σας". Εάν γνωρίζετε το όνομα του αποδέκτη βάλτε το κι αυτό. Π.χ. "Γειά σου Γιάννη"

Προσέξτε όμως. Ενώ οι φιλικοί χαιρετισμοί χαρακτηρίζονται πιο "ζεστοί", μην το παρακάνετε. Αν δεν είστε σίγουροι, καλύτερα να είστε λίγο πιο τυπικοί με τον χαιρετισμό σας.

Και μπορούμε εύκολα να παραείμαστε φιλικοί σ' ένα επαγγελματικό email. Οι περισσότεροι ειδικοί συμφωνούν ότι δεν είναι σωστό να ξεκινάμε ή να κλείνουμε ένα επαγγελματικό μήνυμα με συγκεκομμένες λέξεις. Δείτε μερικά παραδείγματα χαιρετισμών που δεν θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε σ' ένα επαγγελματικό email:

• Γειά
• Γιό
• Τι χαμπάρια;
• ? (να ξεκινήσετε μ' ένα ερωτηματικό)

Πρώτη Πρόταση

Η πρώτη πρόταση ενός email καθορίζει το αν ο αποδέκτης του θα συνεχίσει να το διαβάζει. Μια καλή αρχική πρόταση είναι ο τρόπος για να ξεκινήσουμε ένα επαγγελματικό email. Δεν μπορώ να σας περιγράψω πόσα μηνύματα έχω διαγράψει γιατί η πρώτη πρόταση μ' έκανε να νιώσω ότι το μήνυμα δεν απευθύνεται σε μένα.

Ορίστε μερικά παραδείγματα κακών αρχικών προτάσεων, και πώς να τα διορθώσουμε:

• "Δεν με γνωρίζετε, αλλά...". Το να τονίζετε ότι δεν σας γνωρίζω είναι περιττό. Μπείτε κατ'ευθείαν στο θέμα. "Σας γράφω για να σας προσκαλέσω στην ετήσια συνάντηση της εταιρείας, στις 5 Ιουλίου."

• "Ονομάζομαι Τάδε και είμαι..." Ξεκινώντας έτσι, είναι σαν το μήνυμα να αφορά εσάς. Αντ' αυτού, δοκιμάστε να κάνετε στον αποδέκτη μια ερώτηση που θα του κινήσει το ενδιαφέρον. "Ξέρατε οτι το 50% των Αμερικανών δεν έχουν συνταξιοδοτικό πρόγραμμα;" Συστηθείτε αφού πρώτα έχετε τραβήξει την προσοχή του αναγνώστη.

Όταν γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε, αλλά έχετε κάποια σχέση, κάντε μια αναφορά σ' αυτό. Π.χ. θα μπορούσατε να πείτε "Βρήκα την παρουσίασή σας για το τάδε θέμα στην περασμένη συνέλευση της εταιρείας πολύ ενδιαφέρουσα" ή "διάβασα το άρθρο σας για το τάδε θέμα...".

Προσοχή, μην υποκρίνεστε ότι γνωρίζετε κάτι, εάν δεν το γνωρίζετε. Αν δεν ήσασταν στην παρουσίαση ή δεν διαβάσατε το άρθρο, θα είναι εύκολο γι' αυτόν να το διασταυρώσει. Ως συγγραφέας, λαμβάνω συχνά μηνύματα από κάποιους που ισχυρίζονται οτι διάβασαν κάποιο άρθρο μου, αλλά στη συζήτηση είναι καταφάνερο ότι έχουν διαβάσει μόνο την επικεφαλίδα.

4. Πώς να Kλείνετε ένα Email

Έχετε φτάσει ποτέ στο τέλος ενός μηνύματος και δεν ξέρετε πώς να το τελειώσετε; Δεν είστε οι μόνοι. Το κλείσιμο ενός ηλ. μηνύματος είναι επίσης πολύ σημαντικό. Κι αυτός είναι ένας από τους λόγους που η Envato Market έχει δεκάδες επαγγελματικές φόρμες υπογραφής για email που περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία για ένα καλό κλείσιμο στο ηλεκτρονικό σας μήνυμα. Δείτε ένα παράδειγμα από το πρότυπο black email signature:

Θυμάμαι πόση εντύπωση μου έκανε πριν μερικά χρόνια, ένας πελάτης που στο τέλος του μηνύματός του έγραφε "Σ' αγαπάω". Μόλις είχα τελειώσει μια μεγάλη αλλά βιαστική δουλειά γι' αυτόν, αλλά δεν τον γνώριζα καλά. Αισθάνθηκε λοιπόν ευγνώμων που μπόρεσα να του παραδώσω τη δουλειά σε τόσο σύντομο χρόνο, αλλά η τόσο φιλική του προσέγγιση με έκανε να νιώσω λίγο άβολα.

Δείτε λοιπόν τα στοιχεία για ένα σωστό κλείσιμο σ' ένα email:

• Λέξεις κλεισίματος. Όπως σας έδειξα παραπάνω, οι τελικές λέξεις προς τον αναγνώστη σας είναι πολύ σημαντικές. Αν είναι υπέρ το δέον φιλικές ή τυπικές, θα τον κάνουν να νιώσει άβολα. Το "Χαιρετισμούς" ή "Φιλικούς χαιρετισμούς" γενικά θεωρείται ένα ασφαλές κλείσιμο σ' ένα επαγγελματικό email.
• Υπογραφή. Χρησιμοποιείστε το ονοματεπώνυμό σας, εκτός αν γνωρίζεστε πολύ καλά με τον αποδέκτη. Εάν γνωρίζετε καλά τον αποδέκτη και το επαγγελματικό μήνυμα δεν είναι τυπικό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο το μικρό σας όνομα.
• Τίτλος και εταιρεία (εάν υπάρχουν). Σ' ένα τυπικό επαγγελματικό email, που γράφετε εκπροσωπώντας την εταιρία σας, πρέπει να συμπεριλάβετε τον τίτλο σας και το όνομα της εταιρίας στην οποία εργάζεστε.
• Στοιχεία επικοινωνίας. Συμπεριλάβετε όχι μόνο την διεύθυνση email σας, αλλά και άλλους τρόπους επικοινωνίας, όπως τα στοιχεία σας κοινωνικής δικτύωσης ή τους αριθμούς τηλεφώνων σας. Εάν αφορά αναζήτηση εργασίας, συμπεριλάβετε και τα στοιχεία σας στο LinkedIn.
• Βάλτε έναν σύνδεσμο στο εταιρικό σας site (εάν υπάρχει). Εάν έχετε εταιρικό site, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε τον σύνδεσμό του στην ηλεκτρονική σας υπογραφή.
• Φωτογραφία (προαιρετικά). Είναι θεμιτό να βάλετε και μια φωτογραφία σας στην υπογραφή, αλλά ποτέ μην χρησιμοποιήσετε τη φωτογραφία σας αντί για το όνομά σας. Μερικά συστήματα ηλ. ταχυδρομείου δεν εμφανίζουν φωτογραφίες. Σ' αυτά τα συστήματα, εάν δεν έχετε βάλει το όνομά σας γραπτώς, ο αποδέκτης δεν θα ξέρει ποιός έχει στείλει το μήνυμα.

Όπως για το ξεκίνημα, έτσι και για το τέλος ενός επαγγελματικού μηνύματος, δεν είναι αποδεκτές συγκεκομμένες φράσεις. Δείτε μερικά παραδείγματα προς αποφυγή:

• ΘΤΠ (θα τα πούμε)
• L8R (later)

Μάθετε περισσότερα για τα Email

Μπορείτε να γράψετε με αποτελεσματικό τρόπο την αρχή και το τέλος ενός επαγγελματικού email. Για να συνοψίσουμε αυτά που μάθαμε, ξεκινήστε και τελειώστε το επαγγελματικό σας email:

• προσδιορίζονται το στοχευμένο κοινό σας
• επιλέγοντας το κατάλληλο ύφος για το μήνυμα
• δίνοντας βάρος στα στοιχεία της αρχής
• τελειώνοντας με τα κατάλληλα στοιχεία κλεισίματος

Μάθετε περισσότερα για τη συγγραφή επαγγελματικών emails σ' αυτό το κατατοπιστικό σεμινάριο:

• 
  Συγγραφή
  Πώς να γράφετε σαφή και επαγγελματικά emails
  David Masters

Ή ρίξτε μια ματιά στον Οδηγό Μάθησης (σειρά σεμιναρίων) για: Συγγραφή Αποτελεσματικών Επαγγελματικών Emails.