() translation by (you can also view the original English article)
ক্ষুদ্র ব্যবসাসমুহ সব সময় নগদ টাকার উপর নির্ভরশীল। কাস্টমাররা যত টাকা দেয়ার প্রতিশ্রুতই দিক না কেন, নিজের বকেয়া বিল পরিশোধের আগে কাস্টমারের বকেয়া বিল বুঝে না পেলে বিশাল ঝামেলায় পড়তে হবে।
শেষ পেমেন্ট ক্লিয়ার না হওয়া ক্ষুদ্র ব্যবসার একটি কমন সমস্যা। ২০১২ সালের এক এনএফআইপি এর একটি জরিপে দেখা গেছে যে, ৬৪% ব্যবসায় গত দুইমাসের ইনভয়েস বকেয়া থাকে।
আগে একটি আর্টিকেলে আমরা আলোচনা করেছি কিভাবে সময় মত পেমেন্ট পাওয়া যায়। আজকের টিউটোরিয়ালে আমরা পেমেন্ট টার্মস বিস্তারিতভাবে দেখবো। কিভাবে বকেয়া পেমেন্ট তাড়াতাড়ি ক্লিয়ার করা যায়।
এই টিউটোরিয়ালে দেখবো কিভাবে আপনি নিজের পজিশন ঠিক করলে সহজেই বকেয়া বিল জলদি ক্লিয়ার করতে পারবেন।
যদি আপনার ইনভয়েস তৈরির বেসিক জানা না থাকে তাহলে এই টিউটোরিয়ালটি পড়ে দেখুন, অথবা এনভাটো মার্কেট থেকে কয়েকটা ইনভয়েস টেমপ্লেট কিনে নিন।
১। ইনভয়েস পেমেন্ট টার্মস কি?
ক্লায়েন্টকে ইনভয়েস পাঠানোর মানে হচ্ছে, তাকে জানানো যে আপনার কাজের জন্য আপনি কত টাকা পেমেন্ট আশা করছেন। পেমেন্ট টার্মস হচ্ছে নীতিমালা, যেটা জানান দেয়, কবে ও কিভাবে সেই পেমেন্ট করতে হবে।
তাই পেমেন্ট টার্মসের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ভাগ হচ্ছে, পেমেন্ট ক্লিয়ার করার সময়সীমা নির্ধারন করে দেয়া। আর টার্মসে আপনি এটাও উল্লেখ করে দিতে পারেন যে সময়মত পেমেন্ট না করলে কি হবে। যেমন সময়সীমার পরে পেমেন্ট করলে জরিমানা কত দিতে হবে। অথবা একই জিনিষ পজিটিভভাবে করতে চাইলে বলতে পারেন, আগে পেমেন্ট ক্লিয়ার করলে কত ডিসকাউন্ট পাবে। এবং সাথে পেমেন্ট মেথডও স্পেসিফাই করতে পারেন।
নেক্সট সেকশনে আমরা এইসব ব্যাপার বিস্তারিতভাবে দেখবো। তবে আগে আসুন দেখে নেই কিছু কমন পেমেন্ট টার্মসের মানে কিঃ
নেট থার্টি
এই টার্মের মানে হচ্ছে ক্লায়েন্ট ইনভয়েস পাওয়ার ৩০ দিনের মধ্যে বকেয়া শোধ করতে হবে। আপনি এই সীমা চাইলে অদলবদল করতে পারেন। যেমন, ৭দিন সময়সীমার জন্য নেট সেভেন। বা ১৫ দিনের জন্য নেট ফিফটিন।
টু/টেন নেট থার্টি
এটা ডিসকাউন্ট অফার। নেট থার্টির মানে একই, ৩০ দিন সীমা। কিন্তু টু/টেন মানে হচ্ছে ১০ দিনে পেমেন্ট ক্লিয়ার করলে তারা ২% ডিসকাউন্ট পাবে।
ইওএম
ইওম বা EOM মানে হচ্ছে এন্ড অফ মান্থ। এর মানে হচ্ছে যেই মাসে আপনি কমপ্লিট করেছেন, সেই মাস শেষ হওয়ার আগেই বকেয়া পরিশোধ করতে হবে। কিন্তু এর কিছু অসুবিধা রয়েছে। মাসের নিয়মে মাসের শেষে ক্লায়েন্টকে ইনভয়েস পাঠালে সে অনেক কম সময় পাবে বিল দেয়ার, আবার মাসের শুরুতে ইনভয়েস দিলে বেশি সময় পাবে। যদি মাসের একটি নির্দিষ্ট দিনে আপনি সবাইকে ইনভয়েস পাঠিয়ে থাকেন, তবে এই ফিচারটি কাজে আসবে।
15 MFI
এর মানে হচ্ছে মাসের ১৫ তারিখ ইনভয়েস পাঠানোর দিন।
Upon Receipt
এর মানে হচ্ছে আপনি ইমিডিয়েটলি পেমেন্ট আশা করছেন। কিন্তু এটা তেমন কার্যকরী নয়। কেন তা আমরা নেক্সট সেকশনে দেখবো।
ইনভয়েস টার্মস সম্পর্কে চাইলে আপনি বিস্তারিত পড়তে পারেন। তবে সব না জানলেও হবে। আপনি আপনার ইনভয়েসে সব টার্মস ব্যবহার করবেন না। যেমন নেট থার্টির জায়গায় আপনি নরমালি লিখতে পারেন, "অনুগ্রহ করে ৩০ দিনের মধ্যে বকেয়া পরিশোধ করুন"।
আমরা শুধু কিছু জেনারেল টার্মস দেখলাম। ক্ষেত্র বিভেদে আর সময়সীমার উপর ভিত্তি করে ভিন্ন ভিন্ন টার্মস ব্যবহার করতে হতে পারে।
আসল ব্যাপার হচ্ছে বোঝা কোন টার্মগুলো আপনার ইনভয়েসের জন্য প্রযোজ্য হবে। বিস্তারিত পরের সেকশনে।
২। বেস্ট টার্মস দিয়ে কিভাবে আনপেইড ইনভয়েস এড়াবেন
এখন আপনি বেসিক টার্মগুলো সম্পর্কে জানেন, আসুন দেখি সেগুলো আপনার বিজনেসের জন্য কিভাবে ব্যবহার করবেন।
ইন্ডাস্ট্রি ভেদে ব্যবহৃত টার্মসে বিস্তর তফাত থাকে। ডিজাইনার ও ডেভেলাপারদের ক্ষেত্রে, প্রায় সময়ই পেমেন্ট ক্লিয়ার না হওয়ার আগে পর্যন্ত সাইট বা অ্যাপ লাইভই হয় না। কিন্তু অন্য টাইপের ব্যবসায় প্রায় সময়ই পেমেন্টের জন্য ৩০দিন বা তারও বেশি অপেক্ষা করতে হয়।
দেখুন আপনার বিজনেসে অন্যান্যরা কি করছে। কিন্তু ঠিক তেমনই করতে হবে এটা ভাববেন না। যদি আপনি মনে করেন অন্য টার্ম ব্যবহার করা উচিৎ, এবং সেটা আপনার ক্লায়েন্টদের বোঝাতে পারেন, তবে সেটাই করবেন।
যেমন অনেক ইন্ডাস্ট্রিতেই নেট থার্টি স্ট্যান্ডার্ড হয়ে গেছে, যেখানে তেমন হওয়ার কথা না। পুরানো দিনের ম্যানুফ্যাকচারিং ফার্মের জন্য নেট থার্টি স্বাভাবিক। ধরুন কোন কোম্পানি মেশিনের ব্যাচ শিপমেন্ট করে সেটার বিল ক্লায়েন্টকে মেইল করে দেয়। এরপএর তাদের ওয়েট করতে হয়। ক্লায়েন্ট সব মেশিন চেক করে এরপর একাউন্টসে বিল পাঠায়, যেখানে ইনভয়েস প্রসেস হয়, এরপর পেমেন্ট আসে। এইসব কাজে সময় লাগে। এসব কাজে সময় লাগে।
কিন্তু ডিজাইন ফার্মের বেলায় ডিজাইনের সাথেই ইনভয়েস মেইল করে পাঠিয়ে দেয়া যায়, যেটা অনলাইনেই পরিশোধ করা যায়। ক্লায়েন্ট ডেলিভারি তাড়াতাড়ি পায়, কোন সমস্যা না থাকলে পেমেন্টও তাড়াতাড়ি করতে পারে। এই ক্ষেত্রে ৩০দিন সময় দাওয়া মানে তাদের বিনা সুদে লোন দাওয়া, আর কিছুনা।
তাই এই ক্ষেত্রে আপনি বলতে পারেন যে ৭ দিন পেমেন্ট ক্লিয়ার করার জন্য যথেষ্ট সময়।
কোন পেমেন্ট টার্মস ব্যবহার করবেনঃ জরিপের ফলাফল
অনেক কোম্পানি ইনভয়েস এপ দিয়ে টার্মস জেনারেট করে, যেটা পেমেন্ট ক্লিয়ার করার জন্য ইফেক্টিভ।
খেয়াল রাখতে হবে, এইসব এপ একেকটা একেক ইন্ডাস্ট্রির জন্য, একই এপ সব ব্যবসার জন্য কার্যকর না। কিন্তু এগুলো কিভাবে কাজ করছে, তা দেখে আপনি আইডিয়া নিতে পারেন।
এক মাসে পেমেন্ট পেতে চাইলে টার্মসে লিখুন ১৩ দিন
দেড় কোটি বিজনেসের উপর জিরো এর এক জরিপ করে দেখা গেছে যে টার্মসে যাই লেখা থাকুক, ক্লায়েন্টরা বিল ক্লিয়ার করতে দুই সপ্তাহ দেরি করে।
তাই টার্মসে যা লিখবেন, তার চেয়ে দুই সপ্তাহ বেশি লাগবে পেমেন্ট পেতে এটা ধরে নেবেন। জিরোর জরিপ থেকে বোঝা যায় যে আপনি যদি ৩০ দিনের মধ্যে বকেয়া পেতে চান, তাহলে টার্মসে লিখতে হবে ১৩ দিনের মধ্যে পেমেন্ট করতে হবে।
কিভাবে লেখা হচ্ছে সেটা খেয়াল রাখা
ফ্রেশবুকসের একটা রিসার্চে দেখা গেছে লেখার সামান্য তারতম্য করে পেমেন্ট দ্রুত পাওয়া সম্ভব। যেমনঃ যেমনঃ
A simple “please pay your invoice within” or “thank you for your business” can increase the percentage of invoices that are paid by more than 5 per cent!
কিন্তু সব লেখা এমন সহজ হবে না, যা আমরা পরে দেখব। যেমন নেট থার্টির পরিবর্তে ৩০ দিনের মধ্যে লেখা। কি করতে হবে, সেটা ক্লায়েন্টকে সবচেয়ে সহজভাবে বুঝিয়ে বলা বেস্ট পলিসি।
তাৎক্ষণিক পেমেন্ট চাইবেন না
জিরো আর ফ্রেশবুকসের জরিপ অনুসারে, তৎক্ষণাৎ পেমেন্ট চাইলে কাজ হয়না।
জিরোর জরিপে দেখা গেছে, তাৎক্ষনিক পেমেন্ট চাইলে সেটা ক্লিয়ার হতে গড়ে ২০ দিন লাগে। আর ফ্রেশবুকের মতে ৩০ দিনেরও বেশি। আর ফ্রেশবুকের জরিপে দেখা গেছে গড়ে ৩০ দিন লাগে। ফ্রেশবুকের মতেঃ
Most people seem to interpret “upon receipt” as “whenever you feel like it”. It’s as if they receive an invoice with the words “payable upon receipt” and immediately dump it into the “whenever” pile.
So although asking for immediate payment may seem like a good idea, it’s better to specify a particular number of days, to focus your clients’ minds on a fixed deadline.
ইন্টারেস্ট চার্জ করবেন না
ইন্টারেস্ট চার্জ করলে পেমেন্ট ক্লিয়ার হতে আরও বেশি দেরি হয়। অনেক সময় মানুষভাবে দেরি করে দিলে আপনাকে ইন্টারেস্ট দেয়ার চেয়ে বেশি লাভ হবে তাদের।
অনলাইন পেমেন্ট অফার
অনলাইন পেমেন্ট মেথড অফার করলে পেমেন্ট তাড়াতাড়ি পাওয়া যায়। হারভেস্টের মতেঃ
According to our data, Harvest invoices with an option to pay via PayPal receive payments nearly 16 days faster (twice as fast) than invoices without an online payment option.
ইনভয়েসিং এপে অনলাইন পেমেন্ট ইন্টিগ্রেশন দিয়ে এই কাজ করা যায়। কয়েক ক্লিকে পেমেন্ট করে দেয়ার সুবিধা পেমেন্ট দেরি হওয়ার সম্ভাবনা কমিয়ে দেয়।
৩। বকেয়া ইনভয়েস এড়ানোর অন্যান্য উপায়
ইনভয়েস পেমেন্ট টার্মস যেন ক্লায়েন্ট ইনভয়েসে না পড়ে। ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করা শুরু করার সময়ই তাকে এইসব টার্মসের ব্যাপারে বলে রাখবেন, যেন পড়ে ভুল বোঝাবুঝি না হয়।
নতুন ক্লায়েন্টের সাথে কন্ট্রাক্ট সাইন করার সময় তাকে পেমেন্ট টার্মস বুঝিয়ে বলুন। প্রজেক্ট মাইলস্টোন, এডভান্স এইসব কাজ শুরু করার আগেই ঠিক করে নিন।
যেই স্ট্রাকচারই অনুসরন করেন, ক্লায়েন্টের সাথে সেটা কাজ শুরুর আগেই একমত হয়ে নিন যেন পরে সে এই ব্যাপারে দ্বিমত পোষণ না করে।
কাজ শেষ করে ইনভয়েস পাঠাতে দেরি করবেন না। ফ্রিএজেন্টের রিসার্চ মতেঃ
Surprisingly, sending an invoice quickly even appears to override the terms that you’ve asked for payment - invoices that were sent up to 15 days after finishing the work got paid quickly, even if the payment terms were longer.
যারা কাজ শেষ করে গড়ে ৫ দিনের মধ্যে ইনভয়েস পাঠায়, তারা গড়ে ৫ দিনের মধ্যে বকেয়া পেয়ে থাকে। দুই সপ্তাহ পরে পাঠানো ইনভয়েসের পেমেন্ট পেতে ১০ দিনের বেশি সময় লাগে।
কাজের মেমরি ফ্রেশ থাকতে থাকলে ইনভয়েস পাঠালে সেটা তাড়াতাড়ি ক্লিয়ার হয়। আপনি পেমেন্ট সিরিয়াসলি নিলে তা ক্লায়েন্টও সিরিয়াসলি নিয়ে থাকে। আপনি দেরি করলে ক্লায়েন্টও দেরি করবে। তাই এই কাজে দেরি করবেন না!
আরও টিপস পেতে, যেমন ক্লায়েন্ট পেমেন্ট না দিলে কি করবেন জানতে আমাদের বেসিক ইনভয়েস গাইড পড়ে দেখুনঃ
পরিশেষ
এই টিউটোরিয়ালে আপনি দেখলেন কিভাবে বকেয়া ইনভয়েস এড়াতে হয়।
আমরা ইনভয়েস টার্মস ও টার্মিনোলজি আলোচনা করলাম।
এরপর আমরা দেখলাম বেস্ট ইনভয়েস টার্মস কি কি। আরও দেখলাম কিভাবে ইন্ডাস্ট্রি রিসার্চ এর তথ্য নিজেদের কাজে লাগানো সম্ভব। এবং কোন কোন টার্মস ফলো করে বেস্ট রেজাল্ট পাওয়া সম্ভব।
ফাইনালি, আমরা দেখলাম কিভাবে তাড়াতাড়ি পেমেন্ট ক্লিয়ার করা যায়।
এখন আপনি নিশ্চই জানেন পেমেন্ট টার্মস কি ও কিভাবে তা ব্যবহার করতে হয়। এখন আপনার বিজনেসের জন্য কোন টার্ম বেস্ট এটা আপনার নিজের যাচাই করতে হবে। যেহেতু এখন আপনার কাছে সার্ভে ডাটা ও রিসার্চের ফলাফল আছে, এই কাজ আপনি আগের চেয়ে বেশি সহজে করতে পারবেন।
Graphic Credit
Agreement icon designed by Aha-Soft from the Noun Project.
