Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing
Business

Лучшие условия оплаты счетов, чтобы избежать просрочки

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Russian (Pусский) translation by Yuri Yuriev (you can also view the original English article)

Наличность - царица малого бизнеса. Неважно, сколько у вас клиентов и сколько денег вам должны: если вы не получите их до оплаты собственных счетов, у вас будут проблемы.

Просрочки платежей - общая болезнь малого бизнеса. Согласно опросу, проведённому Национальной федерацией независимого бизнеса в 2012 году, 64% малых предприятий имели счета, которые не оплачивались в течение как минимум 60 дней.

В предыдущем уроке я дал несколько советов о том, как платить вовремя. В сегодняшнем уроке мы подробнее рассмотрим условия оплаты. Каковы различные варианты и какие данные помогут вам получить оплату быстрее?

Всё это мы рассмотрим, чтобы вы в конце концов узнали EOM вашего 2/10 Net 30 и, что ещё важнее, смогли быстрее и надёжнее получать денежные средства.

И если вам нужна помощь по основам составления счёта-фактуры, см. моё пособие What Is a Professional Invoice или invoice templates на Envato Market.

Creative Invoice Template
Этот Creative Invoice один из сотен professional invoice templates, доступных на GraphicRiver.

1. Каковы условия оплаты счетов?

Отправляя счёт-фактуру, вы сообщаете своему клиенту, сколько денег вы ожидаете за выполненную работу. Условия оплаты определяют, когда и как деньги должны быть внесены.

Таким образом, самым важным аспектом условий является период оплаты. В условиях может быть указано, что произойдёт, если оплата не поступит: штраф или проценты, которые будут применяться после определённой даты. Или, если вы хотите пойти навстречу, можете предложить скидку всем, кто заплатит раньше. Также вы можете указать способы оплаты.

В следующем разделе мы рассмотрим, как эти опции работают и узнаем, какая из них лучше. Но пока, давайте разъясним некоторые из общих условий оплаты, с которыми вы могли столкнуться:

Net 30

Это общий термин, который означает, что клиент должен заплатить в течение 30 дней со дня выставления счёта. Вы можете изменять его, как хотите: например, Net 7 означает, что оплата производится через семь дней после выставления счёта, а Net 15 ... ну, вы поняли.

2/10 Net 30

Это предложение скидки. “Net 30” означает: оплата производится в течение 30 дней. Но часть «2/10» означает, что если они платят в течение 10 дней, то получают скидку 2%.

EOM

Это сокращение “End of Month”. Это может быть полезно, если вы хотите, чтобы все ваши счета были оплачены в том же месяце, когда вы завершили работу, но есть некоторые недостатки. Например, если вы отправляете счёт в конце месяца, вы даете клиенту очень короткий срок на оплату, тогда как в начале у них будет больше времени. Вероятно, лучше использовать это условие только в том случае, если вы всегда отправляете счета-фактуры в один и тот же день месяца.

15 MFI

Это означает 15-е число месяца, следующего за датой выставления счёта.

Upon Receipt (по получении)

Это означает немедленную оплату. Звучит так, как будто это должно привести к быстрой оплате, не так ли? В реальности немного иначе, как мы увидим далее.

Вы можете просмотреть более полный список invoice terms, но на деле вам не нужна вся эта терминология: в счетах она вам не понадобится. Вместо «Net 30», например, вы могли бы написать «Пожалуйста, оплатите в течение 30 дней». Но если ваши клиенты используют термины, надо их знать.

Имейте в виду, что это всего лишь некоторые ходовые формулировки.   Вы можете менять временные рамки оплаты и любые стимулы или штрафы, сколько хотите.

Самое главное, однако, понять, какие термины лучше работают.  Рассмотрим это в следующем разделе.

2. Лучшие условия оплаты счетов, чтобы избежать просрочек

Итак, теперь, когда вы знаете некоторые параметры и что они означают, пришло время решить, какие из них использовать для вашего бизнеса.

Применяемые условия и ожидания от них могут сильно различаться по отраслям и роду вашей работы. Например, веб-дизайнеры или разработчики могут указать, что сайт, над которым они работают, не оживёт до получения полной оплаты. Но для других видов бизнеса отраслевой нормой может быть срок 30 дней или даже дольше.

Во что бы то ни стало изучите нормы в своей отрасли и разузнайте, как делают другие предприятия. Но этим не ограничивайтесь. Если вы хотите назначать разные условия и объяснять своим клиентам, почему эти условия справедливы.

Например, «Net 30» стал стандартом во многих отраслях, где это совсем не подходит. Для старой производственной фирмы Net 30 вполне разумен. Допустим, фирма отправляет клиенту большую часть виджетов, а следом шлёт счёт-фактуру. Они должны дать клиенту время получить счёт, проверить огромную партию виджетов и убедиться, что всё в порядке, провести счёт-фактуру через свою бухгалтерию, проверить чек и отправить обратно. На это требуется время.

И сравните это с дизайнерской фирмой, которая предоставляет как завершённый дизайн, так и счёт-фактуру по email, предлагая онлайн-метод оплаты, такой как PayPal. Клиент мгновенно получает как продукт, так и счёт-фактуру и после их проверки не остаётся причин, по которым они не могут сразу сделать платёж. Предоставление месячной отсрочки просто даёт им беспроцентный кредит.

В этом случае вы можете убедительно доказать то, что семи дней вполне достаточно.

Какие условия оплаты назначать: что говорят данные

Некоторые из компаний, которые продвигают приложения для выставления счетов, обработали массу данных, чтобы выяснить, какие условия наиболее эффективны для своевременной оплаты.

Имейте в виду, что большинство из них из разных отраслей, поэтому могут не совпадать с вашими. Но они раскрывают интересные подробности о том, что работает, а что нет.

Если вы хотите получить деньги через месяц, просите оплатить за 13 дней

Изучение более 12 миллионов счетов Xero показало, что в среднем просрочка составляет около двух недель, независимо от условий оплаты.

Это означает, что в условия оплаты вы должны добавить еще две недели, чтобы оценить фактическую дату получения. Данные Xero показали: если вы хотите получить деньги в течение 30 дней, вы должны указать в условиях 13 дней или менее.

Вопросы формулировки

Отдельное исследование FreshBooks показало, что простые изменения в формулировке могут привести к более быстрой оплате. Например:

Простое «оплатите ваш счет в пределах» или «спасибо за вашу работу» может увеличить количество оплаченных счетов более чем на 5 процентов!

Кроме того, некоторые термины, которые мы рассмотрели, не так эффективны, как более простой язык. Например, запись «30 дней» вместо «Net 30» привела к ускорению оплаты. Если хотите призвать людей к действию, правильным будет сказать им об этом прямо.

Не просите оплату сразу по получении

Исследования Xero и FreshBooks показали: запрос на немедленную оплату не работает.

В исследовании Xero счета с немедленной оплатой были фактически оплачены в среднем через 20 дней. По запросам FreshBooks прошло более 30 дней. FreshBooks заключает:

Большинство людей понимают «при получении» как «когда вам захочется». Как бы при получении счёта со словами «оплата при получении» они сразу валят его в кучу «когда-нибудь».

Поэтому, хотя мысль о немедленной оплате может показаться хорошей, лучше указать определенный срок, чтобы ваши клиенты его запомнили.

Не начислять проценты

Ещё один неожиданный вывод из исследования FreshBooks: взимание процентов по просроченным платежам приводит к еще большим задержкам. Похоже, что угроза штрафа не является сдерживающим фактором и может побудить людей сравнить ваши низкие процентные ставки с высокими по кредитным картам и понять, что они получают выгоду от задержек.

Предложение Онлайн-платежей

Это не должно удивлять: предлагая онлайн-способы оплаты, вы получаете деньги гораздо быстрее. Это от Harvest:

По нашим данным, счета Harvest через PayPal оплачиваются почти на 16 дней быстрее (в два раза), чем счета-фактуры без возможности онлайн-оплаты.

Это особенно эффективно, если у вас приложение по оплате, в которое интегрированы платежи, чтобы клиент мог заплатить за несколько кликов. Но даже если вы отправляете бумажный счёт или PDF-документ по почте, упрощая и ускоряя оплату, для вашего клиента это не проблема.

3. Другие советы по предотвращению просрочек 

В этом уроке я рассказывал об условиях оплаты счетов, но клиент не должен узнавать о них из счёта. Вы должны указать свои условия оплаты в самом начале отношений, чтобы впоследствии не было сюрпризов.

Когда вы setting up the contract с новым клиентом, обязательно включайте условия оплаты. Вы можете захотеть разбить проект на этапы или просить аванс до начала работы.

Что бы вы ни выбрали, согласуйте с клиентом, чтобы потом отслеживать платежи и условия будут просто напоминанием, а не новостью, которая станет обсуждаться или оспариваться.

После выполнения работы важно быстро отправить счёт-фактуру. Исследование от FreeAgent показало, что:

Удивительно, но при быстрой отправке счёта-фактуры перестают обращать внимание на условия оплаты - счета со сроком до 15 дней после завершения работы были оплачены быстрее, даже если условия были более продолжительными.

В среднем, счета, отправленные в течение недели, были оплачены в течение пяти дней, но недельная задержка удваивает время ожидания: после двух недель счета были оплачены через 10 дней.

Вероятно, сказываются два фактора: лучше связаться с клиентом по свежей памяти, а быстрым выставлением счёта вы показываете, что серьезно относитесь к деньгам, чего и им желаете. На вашу задержку они будут реагировать соответственно. Поэтому быстрее отправляйте счёт!

Дополнительные советы, в том числе, что делать, если клиент не заплатил вовремя, в моём пособии для новичков:

Заключение

В этом уроке вы узнали о лучших условиях оплаты, чтобы избежать просроченных счетов-фактур.

Мы начали с условий оплаты вообще, включая определения из общей терминологии.

Затем мы рассмотрели лучшие условия. Мы убедились в пользе исследований, но вы не должны ими ограничиваться, если есть свой хороший пример чего-то иного. Мы познакомились с результатами исследований условий, которые выполняются наилучшим образом.

Наконец, мы получили рекомендации для скорейшего получения оплаты, такие как включение условий оплаты в контракт и немедленная отправка счетов-фактур.

Теперь вы знаете, как составить условия оплаты счетов и какие из них лучше работают. Окончательное решение зависит от вас и потребностей в бизнесе - нет единого правила для всех. Но данные опроса и другая информация урока помогут вам принять решение для себя.

Graphic Credit

Agreement иконка сделана Aha-Soft из Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.