אחת מהיישומים הכי טובים בגוגל דוקס (Google Docs) אלו הטפסים, שמהווים אמצעי חינמי להפצת סקרים בקרב המשתמשים שלכם לצורך איסוף מידע. המידע שנאסף מומר באופן אוטומטי לקובץ Google Sheet אחד, שבו אתם יכולים לעבוד עם הנתונים - ופה הדברים הופכים למעניינים באמת.

בניגוד לאפליקציות טפסים אחרות, בהן אתם פשוט מקבלים רשימה של כל התגובות, ב- Google sheets אתם יכולים להציג את כל הנתונים בתרשימים או באמצעים ויזואלים אחרים תוך שניות.

זה דורש מעט יותר השקעה, אבל ברגע שתסיימו ה"טופס" שלכם יהיה יותר משמעותי מאשר רק "טופס". המדריך הזה יראה לכם את כל מה שאתם צריכים כדי להפוך את התגובות שקיבלתם במסגרת טפסי הגוגל דוקס שלכם לכדי ויזואליזציות יפות, ללא צורך באפליקציות או בתוכנות אחרות.

אנחנו נפרט כל שלב, אבל ראשית כל נציג כלי נוסף שיכול להפוך את כל התהליך הזה למהיר יותר:

מחפשים קיצור דרך?

אם אתם רוצים דרך קלה ומהירה ליצור תרשימים יפים מהתגובות שקיבלתם בסקר, תנסו את האפליקציה qForms שזמינה ב-Envato Market.

qForm זה כלי סטייליסטי וחזק לניהול טפסים. אפשר להשתמש בו כדי ליצור סקרים, שאלונים, טפסי התקשרות, טפסי הרשמה, ועוד; האפשרויות הן אינסופיות.

כל התגובות ניתנות לצפייה אונלייןף ו-qForm יכול גם להפיק מהן דו"ח מפורט שמכיל תרשימים ועוד. אין צורך לעבוד על המספרים בעצמכם. הוא נוצר כדי להוות אלטרנטיבה פונקציונלית (והרבה יותר טובה) ל-Google Forms, ודומה לתוכנות/שירותים.

אם אתם מעדיפים ליצור מאפס את התרשימים בעצמכם, אז תמשיכו לקרוא את התהליך המלא, שמתחיל בבחירת השאלות הנכונות לטופס:

1. תבחרו בזהירות את סוג השאלות

הכל מתחיל בטופס שבניתם בגוגל-דוקס. אם יש שאלה שאת התוצאות אליה אתם רוצים להראות בגרף, אז תעשו שאלות בסגנון אמריקאי (בחירה מרובה), בסגנון סקלה, או לבחור מספר תשובות מרשימה, או לסמן וי ליד התשובות המתאימות.

הסיבה להנחיה הזו תהפוך לברורה יותר בהמשך המדריך, אז לבינתיים פשוט תסמכו עליי. תחשבו על זה כמו על מבחן - שאלות בחירה מרובה מהוות דרך מהירה לאיסוף נתונים שאין ביניהם וראיציה - זה מספר מוגבל של אפשרויות לבחור מהן!

אם אפשרתם תשובה פתוחה, אפילו עבור שאלה פשוטה כמו "בני כמה אתם?", התשובות שתקבלו יהיו בסגנונות שונים ולכן יהיה קשה להציג אותן בתרשים (למשל: אני 12, בן 11 שנים, שלוש עשרה, ועוד).

לפני שאתם עוברים לשלב הבא, תרשמו לעצמכם תזכורת שיש עוד שני מדריכים הקשורים לזה שתצטרכו לקרוא. הראשון יתן לכם הוראות שימוש ל-Google Forms כדי ליצור סקר, והשני יראה לכם איך להשתמש ב-Google Sheets כדי ליצור תרשימים נהדרים:

• Google Docs
  איך ליצור סקר עם Google Docs Forms
  אנדי בטס
• Google Sheets
  איך לבנות תרשימים מקצועיים ב-Google Sheets
  אנדרו צ'ילדרס

2. תגדירו את המידע שאספתם

לאחר שהקהל שלכם ענה בטופס, התשובות שלהם יומרו לגיליון אלקטרוני של גוגל.

בשורה הראשונה של הגיליון אתם תראו את השאלות המקוריות שלכם. כדי שהחלק הבא בתהליך יהיה קל יותר, אתם צריכים לתת לכל עמודה "שם חיבה" או המידע בתגובות. אם נשתמש בדוגמא מקודם, השם שניתן לעמודה של התשובות עבור השאלה "בני כמה אתם" תהיה פשוט גיל.

כדי לתת שם לתגובות, תדגישו את השאלה והתשובות אליה שעבורן אתם רוצים ליצור גרף. לאחר שהדגשתם את השורה תבחרו ב-Data בסרגל הכלים, ואז ב-Named ranges.

לאחר מכן, תקלידו את שם החיבה הקצר עבור עמודת הנתונים הזו, ותלחצו על Done.

3. תוסיפו גיליון חדש

תלחצו על סמל ה + בפינה השמאלית התחתונה של המסך כדי להוסיף גיליון חדש.

4. תוסיפו את התגובות לעמודה A

בגיליון 2, תמלאו את כל התשובות האפשריות לשאלה המקורית שלכם. כל תשובה אפשרית תלך לתא משלה בטור A. לדוגמא, התשובות האפשריות לשאלה ששאלתי בסקר היו בכלל לא מסכים ,מסכים, נייטרלי, מסכים, מסכים מאוד.

אם תסתכלו על התמונה למטה, תראו שהכנסתי כל תשובה לתא משלה, וששמתי לב שכתבתי את התשובה בדיוק כפי שהיא מופיעה ב-Google Form המקורי.

5. תשתמשו בקוד countif= בטור B

פה השלב שדברים הופכים למורכבים יותר. כדי ליצור תרשים, אתם צריכים לדעת כמה פעמים כל תשובה נבחרה. כדי לעשות את זה, תשתמשו בנוסחה שנקראת countif, שתספור את התשובות ב-Google Forms שלכם כפי שהן מופיעות בגיליון הקודם בעמודה שתגדירו. לאחר שהשתמשתם בנוסחה פעם אחת, אתם יכולים להשתמש בה לשאר השורות.

הנוסחה countif דורשת שתי פיסות מידע: שם העמודה שעבורה הנוסחה צריכה לספור את התשובות (שזו העמודה שנתתם לה שם בשלב 3) ואת התשובה שאתם רוצים שהנוסחה תספור (שזו התשובה שכתבתם בטור A בשלב 4).

ליד התשובה הראשונה, שנמצאת ככל הנראה בתא A1, תכתבו את תחילת הנוסחה שהיא )countif= . קופסת דיאלוג תופיע עם הנחיות כיצד להשלים את הנוסחה באופן נכון. אתם תמשיכו את הנוסחה עם השם שנתתם לנתונים, ואחריו פסיק, ואחריו המיקום של התא של התשובה מה-Google Form אותה תרצו שהנוסחה תספור.

בדוגמא שלי, כדי לספור את כמות התשובות של "בכלל לא מסכים", אני הייתי מקליד (countif(peasy, A1= בגלל ש"peasy" היה השם שנתתי לנתונים שלי בשלב 3, ו-A1 זה המיקום של התשובה בכלל לא מסכים בטור A. תסיימו את הנוסחה עם סגירת הסוגריים, והנוסחה אמורה להתחלף במספר הפעמים שהתשובה הזו נבחרה.

לאחר שביצעתם זאת עבור תא אחד, Google Sheets יישם באופן אוטומטי את הנוסחה לשאר התאים. תרחפו עם העכבר מעל הריבוע בפינה הימנית התחתונה של התא בו נמצאת הנוסחה עד שסימן + מופיע. תלחצו עליו ותגררו את העכבר מטה עד שנגמרות התשובות בצד, והנוסחה תחושב עבורכם עבור כל תשובה מה-Google Forms.

לאחר שגררתם את הריבוע מטה עד לתשובה האחרונה, אתם תראו מספרים ליד כל תשובה, שמייצגים את כמות הפעמים שהתשובה הזו נבחרה ב-Google Forms.

6. תצרו תרשים

בואו נלמד איך ליצור תרשים בגיליון אלקטרוני של Google Docs. עכשיו שכמות הפעמים שכל תשובה נבחרה נספרה, אתם יכולים להשתמש בנתונים האלה כדי ליצור גרף תוצאות.

ראשית, תדגישו את כל התאים שלכם, כולל את התשובות בטור A ואת הערכים המתאימים להן בטור B. לאחר מכן, תלחצו על Insert בסרגל הכלים ותגללו מטה אל Chart.

קופסאת דיאלוג חדשה, שנקראת Chart Editor, תופיע. משם, אתם תוכלו לבחור את סוג התרשים שתרצו להציג. לדוגמא, גרף עמודות או גרף עוגה יציגו את הנתונים בצורה נכונה. אני בחרתי בגרף עמודות.

7. תעצבו את התרשים

הגיע הזמן לעצב את תרשים התוצאות מה-Google Forms בעזרת כרטיסיית ה- Customize. תתנו לתרשים כותרת, תוסיפו סוגי ערכים ותוצאות לצירי ה-x וה-y, ותשנו את צבע הרקע והצבעים בתרשים.

לאחר שעיצבתם את התרשים, תלחצו על Insert כדי לחזור לגיליון, שם גרף התוצאות שלכם יוצג. (שימו לב: אולי תצטרכו להשתמש בעכבר כדי לגרור את התרשים הצידה כך שלא יסתיר את התוצאות.)

כדי לשמור, להעתיק, או לפרסם את התרשים שלכם, תלחצו על החץ בפינה הימנית העליונה של התרשים.

מסקנות

גיליונות אלקטרוניים הם כלים מאוד חזקים. אבל אפילו יותר מכך, תשלבו גיליונות אלקטרוניים אינטרנטיים יחד עם כלים פשוטים ליצירת טפסים באינטרנט, ותקבלו שילוב מאוד חזק. זה מה שמציע השילוב של Google Sheets עם Google Forms. תנסו את זה בפעם הבאה שאתם צריכים להריץ סקר, ותכתבו לנו בתגובות למטה אם נתקלתם באיזושהי בעיה.

כדי ללמוד אפילו יותר על איך להשתמש ב-Google Sheets, תלמדו:

• Google Sheets
  איך להשתמש ב-IFTTT עם Google Sheets
  אנדרו צ'ילדרס

הערה מהעורך: הפוסט פורסם במקור ב-2014. הוא עודכן על ידי הצוות שלנו כדי שיהיה עדכני ומדויק - עם עזרה מיוחד מלאורה ספנסר.